A CERFRANCE Alliance Centre é uma das 73 entidades da rede nacional de contadores CERFRANCE, distribuída em 28 escritórios em 5 departamentos franceses. Graças à assinatura eletrônica da Namirial, a empresa digitalizou por completo a cadeia de produção de seus balanços anuais.
No total, a CERFRANCE Alliance Centre conta com 600 colaboradores que gerenciam anualmente a contabilidade de cerca de 11.600 clientes. Uma das missões da empresa é disponibilizar aos seus clientes ferramentas de TI contábeis, mantê-las e aprimorá-las.
11.600
balanços anuais assinados a cada ano
48h
para entregar as contas anuais aos clientes
600
colaboradores na CERFRANCE Alliance Centre
Da assinatura manuscrita à assinatura eletrônica
Todos os anos, os escritórios da rede entregam aos seus clientes um documento que apresenta oficialmente os resultados anuais da empresa, tradicionalmente em papel e assinado à mão pelos contadores. Esse processo envolvia várias etapas: finalização do documento pelo contador, impressão, verificação e assinatura manuscrita pelo profissional, e entrega em papel por correio ou visita presencial.
Um número cada vez maior de clientes desejava obter uma versão digital desses documentos, por exemplo, para enviá-los aos seus bancos. Dado o caráter oficial desses documentos, não era viável simplesmente enviar PDFs por e-mail.
“Ao iniciar este projeto, nosso objetivo era enriquecer nossa oferta entregando sistematicamente aos clientes versões digitais desses documentos, além da versão em papel. Dado seu caráter oficial, não podíamos simplesmente enviar PDFs por e-mail.”
— Bertrand Blond, Diretor de Sistemas de Informação e Soluções de TI para Clientes na CERFRANCE Alliance Centre
Para atingir esse objetivo, o projeto CER Sign foi estruturado em torno de uma decisão clara: substituir completamente a etapa de assinatura manuscrita por uma etapa de assinatura eletrônica dentro de um fluxo de produção, com um benefício importante — entregar aos clientes balanços com assinatura eletrônica que atestasse o compromisso dos contadores quanto à veracidade dos números apresentados.
Um fluxo de trabalho repensado para uma entrega expressa dos documentos
O departamento de TI da CERFRANCE Alliance Centre buscava um software de assinatura que pudesse ser facilmente integrado ao fluxo de publicação de documentos. A escolha recaiu sobre o módulo CUTE da Namirial, que permite uma integração simples das funcionalidades de assinatura eletrônica dentro de uma aplicação corporativa, a partir de qualquer certificado — no caso, as chaves SIGNEXPERT emitidas pela Ordem dos Contadores.
Ao final do projeto, o processo foi totalmente revisado:
- Finalização do processo do cliente pelo contador e geração eletrônica dos documentos.
- Solicitação de visto eletrônico ao contador responsável pelo processo.
- Verificação: o contador acessa sua interface web para revisar os documentos pendentes.
- Assinatura eletrônica por meio da chave USB SIGNEXPERT, com a aplicação simultânea da assinatura eletrônica e de uma imagem da assinatura manuscrita digitalizada.
- Entrega eletrônica automática via extranet seguro, com notificação por SMS ao cliente.
- Impressão e entrega em papel seguindo o mesmo procedimento anterior, paralelamente à versão digital.
- Armazenamento do documento assinado no sistema de gestão documental da CERFRANCE Alliance.
“Graças à reformulação desse processo, podemos garantir a entrega das contas anuais de nossos clientes em 48 horas, o que lhes permite enviá-las de forma fácil, rápida e totalmente segura a seus parceiros bancários e/ou fornecedores.”
— Bertrand Blond, Diretor de Sistemas de Informação e Soluções de TI para Clientes na CERFRANCE Alliance Centre
Em poucos dias, as equipes da Namirial entregaram uma interface web de assinatura personalizada com as cores da CERFRANCE Alliance, baseada no módulo CUTE. Ela apresenta a cada contador a lista de documentos pendentes de assinatura, além dos certificados detectados no computador; a assinatura de um documento é feita com um clique, e o documento assinado é então colocado em um diretório de saída acessível para a continuidade do fluxo de trabalho.
Para levar esse projeto adiante e escolher o parceiro certo, Bertrand Blond não deixou nada ao acaso, avaliando a qualidade técnica dos produtos, o histórico financeiro da empresa e sua carteira de clientes. Entre todos esses critérios, a capacidade de resposta, a flexibilidade e a seriedade nas trocas foram determinantes na escolha da Namirial. A possibilidade de inserir uma imagem da assinatura manuscrita digitalizada dentro dos documentos, bem como a compatibilidade com os certificados SIGNEXPERT, também pesaram consideravelmente a favor da solução.
Benefícios consideráveis sob todos os aspectos
O sistema CER Sign está atualmente em produção e permite que todos os contadores da CERFRANCE Alliance assinem os 11.600 balanços produzidos a cada ano.
A assinatura digital substituiu de forma inteligente a assinatura manuscrita, sem eliminá-la completamente: a assinatura de cada contador permanece visível ao final de cada documento, seja em papel ou digital.
“Graças a este projeto, dispomos agora, na saída de nossa cadeia de produção, de documentos digitais oficiais que substituem seus equivalentes em papel, tendo ao mesmo tempo um verdadeiro valor jurídico e uma presunção de autenticidade irrefutável. Podemos distribuí-los rapidamente, armazená-los, indexá-los, arquivá-los, imprimi-los…”
— Bertrand Blond, Diretor de Sistemas de Informação e Soluções de TI para Clientes na CERFRANCE Alliance Centre
Os balanços em versão digital são assim entregues muito mais rapidamente aos clientes por meio do extranet, e a consistência das informações entre a versão em papel e a versão digital é hoje total.
A CERFRANCE Alliance Centre desfruta, junto à sua clientela, de uma imagem consideravelmente reforçada em termos de sua capacidade de inovação, e a empresa está atualmente implementando a assinatura eletrônica de forma sistemática em todos os entregáveis digitais disponibilizados aos clientes.
Aviso legal: este caso de sucesso foi originalmente produzido e publicado pela Signaturit Group. Após a integração da Signaturit ao Grupo Namirial, ele agora está hospedado no site da Namirial para fins de arquivo e informação. Os resultados, números, marca e referências a produtos refletem a experiência do cliente no momento da publicação original e podem não representar mais as ofertas ou resultados atuais.