CERFRANCE Alliance Centre è una delle 73 entità della rete nazionale di commercialisti CERFRANCE, distribuita su 28 agenzie in 5 dipartimenti. Grazie alla firma elettronica di Namirial, l’azienda ha smaterializzato l’intera catena di produzione dei propri bilanci annuali.
Complessivamente, CERFRANCE Alliance Centre conta 600 dipendenti che gestiscono ogni anno la contabilità di circa 11.600 clienti. Una delle missioni dell’azienda è quella di mettere a disposizione dei propri clienti strumenti informatici contabili, mantenerli e arricchirli.
11.600
bilanci annuali firmati ogni anno
48h
per consegnare i bilanci ai clienti
600
dipendenti in CERFRANCE Alliance Centre
Dalla firma autografa alla firma elettronica
Ogni anno, le agenzie della rete consegnano ai propri clienti un fascicolo che presenta ufficialmente i risultati annuali dell’azienda, tradizionalmente in formato cartaceo e firmato a mano dai commercialisti. Il processo prevedeva più fasi: finalizzazione del documento da parte del contabile, stampa, verifica e firma autografa da parte del commercialista, quindi consegna cartacea tramite invio postale o spostamento fisico.
Un numero crescente di clienti desiderava ottenere una versione digitale di questi documenti, ad esempio per trasmetterli ai propri istituti bancari. Data la loro natura ufficiale, non era pensabile limitarsi a inviare semplici PDF via email.
“Avviando questo progetto, il nostro obiettivo era arricchire la nostra offerta consegnando sistematicamente ai clienti versioni digitali di questi documenti, oltre alla versione cartacea. Data la loro natura ufficiale, non potevamo limitarci a inviare semplici PDF via email.”
— Bertrand Blond, Direttore dei Sistemi Informativi e delle Soluzioni IT Clienti di CERFRANCE Alliance Centre
Per raggiungere questo obiettivo, il progetto CER Sign si è articolato attorno a una decisione chiara: sostituire completamente la fase di firma autografa dei commercialisti con una fase di firma elettronica all’interno di un workflow di produzione, con un vantaggio significativo — consegnare ai clienti bilanci dotati di firma elettronica, attestando così l’impegno dei commercialisti sulla veridicità dei dati presentati.
Un workflow ripensato per una consegna espressa dei documenti
La direzione IT di CERFRANCE Alliance Centre cercava un software di firma facilmente integrabile nel workflow di pubblicazione documentale. La scelta è ricaduta sul modulo CUTE di Namirial, che permette un’integrazione semplice delle funzionalità di firma elettronica all’interno di un’applicazione aziendale, a partire da qualsiasi certificato — in questo caso, le chiavi SIGNEXPERT rilasciate dall’Ordine dei Commercialisti.
Al termine del progetto, il processo è stato completamente rivisto:
- Finalizzazione del fascicolo cliente da parte del contabile e generazione elettronica dei documenti.
- Richiesta di visto elettronico al commercialista responsabile del fascicolo.
- Verifica: il commercialista accede alla propria interfaccia web per controllare i documenti in attesa.
- Firma elettronica tramite chiavetta USB SIGNEXPERT, con apposizione simultanea della firma elettronica e di un’immagine della firma autografa scansionata.
- Consegna elettronica automatica tramite l’extranet sicuro, con notifica SMS al cliente.
- Stampa e consegna cartacea secondo le stesse modalità precedenti, in parallelo alla versione digitale.
- Archiviazione del documento firmato nel sistema documentale di CERFRANCE Alliance.
“Grazie alla riscrittura di questo processo, possiamo garantire la consegna dei bilanci annuali dei nostri clienti in 48 ore, il che consente loro di inviarli facilmente e rapidamente, in modo completamente sicuro, ai propri partner bancari e/o fornitori.”
— Bertrand Blond, Direttore dei Sistemi Informativi e delle Soluzioni IT Clienti di CERFRANCE Alliance Centre
In pochi giorni, il team di Namirial ha consegnato un’interfaccia web di firma personalizzata con i colori di CERFRANCE Alliance, basata sul modulo CUTE. Questa mostra a ciascun commercialista l’elenco dei documenti in attesa di firma, oltre ai certificati rilevati sulla macchina; la firma avviene con un solo clic, e il documento firmato viene collocato in una cartella di output accessibile per il proseguimento del workflow.
Per portare a termine questo progetto e scegliere il partner giusto, Bertrand Blond non ha lasciato nulla al caso, valutando la qualità tecnica dei prodotti, la storia finanziaria dell’azienda e il suo portafoglio clienti. Tra tutti questi criteri, la reattività, la flessibilità e la serietà negli scambi sono stati determinanti nella scelta di Namirial. Anche la possibilità di inserire un’immagine della firma autografa scansionata all’interno dei documenti, così come la compatibilità con i certificati SIGNEXPERT, hanno pesato notevolmente a favore della soluzione.
Vantaggi considerevoli sotto ogni aspetto
Il sistema CER Sign è oggi in produzione e permette a tutti i commercialisti di CERFRANCE Alliance di firmare gli 11.600 bilanci prodotti ogni anno.
La firma digitale si è sostituita in modo intelligente alla firma autografa, senza tuttavia eliminarla completamente: la firma di ciascun commercialista resta visibile in calce a ogni documento, sia esso cartaceo o digitale.
“Grazie a questo progetto, disponiamo oggi, in uscita dalla nostra catena di produzione, di documenti digitali ufficiali che sostituiscono i loro equivalenti cartacei pur avendo un vero valore giuridico e una presunzione di autenticità inconfutabile. Possiamo diffonderli rapidamente, conservarli, indicizzarli, archiviarli, stamparli…”
— Bertrand Blond, Direttore dei Sistemi Informativi e delle Soluzioni IT Clienti di CERFRANCE Alliance Centre
I bilanci in versione digitale vengono così consegnati molto più rapidamente ai clienti tramite l’extranet, e la coerenza delle informazioni tra la versione cartacea e quella digitale è oggi totale.
CERFRANCE Alliance Centre beneficia, presso la propria clientela, di un’immagine notevolmente rafforzata dal punto di vista della propria capacità di innovare, e oggi l’azienda sta estendendo la firma elettronica sistematica a tutti i documenti digitali messi a disposizione dei clienti.
Disclaimer: questo caso di successo è stato originariamente prodotto e pubblicato da Signaturit Group. In seguito all’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitato sul sito web di Namirial a scopo di archivio e informazione. I risultati, i dati, il brand e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rappresentare più le offerte o i risultati attuali.