CERFRANCE Alliance Centre ist eines von 73 Mitgliedern des nationalen CERFRANCE-Netzwerks für Steuerberater, verteilt auf 28 Niederlassungen in 5 französischen Départements. Dank der elektronischen Signatur von Namirial hat das Unternehmen die gesamte Produktionskette seiner Jahresberichte vollständig digitalisiert.
Insgesamt beschäftigt CERFRANCE Alliance Centre 600 Mitarbeitende, die jedes Jahr die Buchhaltung von rund 11.600 Kunden verwalten. Eine der Aufgaben des Unternehmens ist es, seinen Kunden IT-Tools für die Buchhaltung bereitzustellen, zu pflegen und weiterzuentwickeln.
11.600
jährlich unterzeichnete Jahresberichte
48h
für die Zustellung der Jahresabschlüsse an Kunden
600
Mitarbeitende bei CERFRANCE Alliance Centre
Von der handschriftlichen zur elektronischen Signatur
Jedes Jahr übergeben die Niederlassungen des Netzwerks ihren Kunden ein Dokument, das offiziell die Jahresergebnisse des Unternehmens darstellt – traditionell in Papierform und handschriftlich von den Steuerberatern unterzeichnet. Dieser Prozess umfasste mehrere Schritte: Finalisierung des Dokuments, Ausdruck, Prüfung und handschriftliche Unterschrift durch den Berater sowie die Zustellung per Post oder persönlichem Besuch.
Immer mehr Kunden wünschten sich eine digitale Version dieser Dokumente, um sie beispielsweise an ihre Banken weiterzuleiten. Angesichts ihres offiziellen Charakters war es keine Option, einfach PDFs per E-Mail zu versenden.
„Als wir dieses Projekt starteten, war unser Ziel, unser Angebot zu erweitern, indem wir unseren Kunden systematisch digitale Versionen dieser Dokumente zusätzlich zur Papierversion zur Verfügung stellen. Angesichts ihres offiziellen Charakters konnten wir uns nicht damit begnügen, einfach PDFs per E-Mail zu versenden.“
— Bertrand Blond, Leiter Informationssysteme und Kunden-IT-Lösungen bei CERFRANCE Alliance Centre
Um dieses Ziel zu erreichen, basierte das Projekt CER Sign auf einer klaren Entscheidung: den Schritt der handschriftlichen Unterschrift vollständig durch einen elektronischen Signaturschritt innerhalb eines Produktionsworkflows zu ersetzen – mit einem entscheidenden Vorteil: den Kunden Jahresberichte mit elektronischer Signatur zu übergeben, die das Engagement der Steuerberater für die Richtigkeit der präsentierten Zahlen bestätigt.
Ein neu gestalteter Workflow für die schnelle Zustellung der Dokumente
Die IT-Abteilung von CERFRANCE Alliance Centre suchte nach einer Signatursoftware, die sich problemlos in den Dokumentenveröffentlichungs-Workflow integrieren ließ. Die Wahl fiel auf das CUTE-Modul von Namirial, das eine einfache Integration elektronischer Signaturfunktionen in eine Unternehmensanwendung ermöglicht – unter Verwendung eines beliebigen Zertifikats, in diesem Fall der vom Steuerberaterverband ausgestellten SIGNEXPERT-Schlüssel.
Nach Abschluss des Projekts wurde der Prozess vollständig überarbeitet:
- Finalisierung der Kundenakte durch den Buchhalter und elektronische Erstellung der Dokumente.
- Elektronische Freigabeanfrage an den für die Akte zuständigen Steuerberater.
- Prüfung: Der Steuerberater meldet sich in seiner Weboberfläche an, um die ausstehenden Dokumente zu prüfen.
- Elektronische Signatur mittels des SIGNEXPERT-USB-Schlüssels, wobei sowohl die elektronische Signatur als auch ein gescanntes Bild der handschriftlichen Unterschrift des Beraters angebracht werden.
- Automatische elektronische Zustellung über das sichere Extranet, mit SMS-Benachrichtigung an den Kunden.
- Ausdruck und Papierzustellung wie zuvor, parallel zur digitalen Version.
- Archivierung des unterzeichneten Dokuments im Dokumentenmanagementsystem von CERFRANCE Alliance.
„Dank der Neugestaltung dieses Prozesses können wir die Zustellung der Jahresabschlüsse unserer Kunden nun innerhalb von 48 Stunden gewährleisten – so können sie diese einfach, schnell und völlig sicher an ihre Bankpartner und/oder Lieferanten weiterleiten.“
— Bertrand Blond, Leiter Informationssysteme und Kunden-IT-Lösungen bei CERFRANCE Alliance Centre
Innerhalb weniger Tage lieferten die Teams von Namirial eine maßgeschneiderte Signatur-Weboberfläche im Design von CERFRANCE Alliance, basierend auf dem CUTE-Modul. Diese zeigt jedem Steuerberater die Liste der noch zu unterzeichnenden Dokumente sowie die auf dem Gerät erkannten Zertifikate; die Unterzeichnung eines Dokuments erfolgt mit einem Klick, und das unterzeichnete Dokument wird anschließend in einem Ausgabeverzeichnis abgelegt, das für den weiteren Workflow zugänglich ist.
Um dieses Projekt erfolgreich umzusetzen und den richtigen Partner auszuwählen, überließ Bertrand Blond nichts dem Zufall: Er bewertete die technische Qualität der Produkte, die finanzielle Historie des Unternehmens sowie dessen Kundenportfolio. Unter all diesen Kriterien waren Reaktionsfähigkeit, Flexibilität und Seriosität im Austausch ausschlaggebend für die Wahl von Namirial. Auch die Möglichkeit, ein gescanntes Bild der handschriftlichen Unterschrift in die Dokumente einzufügen, sowie die Kompatibilität mit den SIGNEXPERT-Zertifikaten sprachen deutlich für die Lösung.
Erhebliche Vorteile in jeder Hinsicht
Das CER-Sign-System ist heute im produktiven Einsatz und ermöglicht es allen Steuerberatern von CERFRANCE Alliance, die 11.600 jährlich erstellten Jahresberichte zu unterzeichnen.
Die digitale Signatur hat die handschriftliche Unterschrift auf intelligente Weise ersetzt, ohne sie vollständig zu verdrängen: Die Unterschrift jedes Steuerberaters bleibt weiterhin am Ende jedes Dokuments sichtbar, sei es in Papier- oder digitaler Form.
„Dank dieses Projekts verfügen wir am Ende unserer Produktionskette nun über offizielle digitale Dokumente, die ihre papierbasierten Pendants ersetzen und dabei über echten rechtlichen Wert sowie eine unwiderlegbare Echtheitsvermutung verfügen. Wir können sie schnell verteilen, speichern, indexieren, archivieren, drucken…“
— Bertrand Blond, Leiter Informationssysteme und Kunden-IT-Lösungen bei CERFRANCE Alliance Centre
Digitale Jahresberichte werden den Kunden dadurch deutlich schneller über das Extranet zugestellt, und die Konsistenz der Informationen zwischen Papier- und digitaler Version ist heute vollständig gegeben.
CERFRANCE Alliance Centre profitiert bei seinen Kunden von einem deutlich gestärkten Image hinsichtlich seiner Innovationsfähigkeit, und das Unternehmen weitet die systematische elektronische Signatur derzeit auf alle digitalen Leistungen aus, die seinen Kunden zur Verfügung gestellt werden.
Haftungsausschluss: diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich von Signaturit Group erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Namirial-Website gehostet. Die Ergebnisse, Zahlen, Markenangaben und Produktverweise spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und stellen möglicherweise nicht mehr die aktuellen Angebote oder Ergebnisse dar.