CERFRANCE Alliance Centre est l’une des 73 entités du réseau national d’experts-comptables CERFRANCE, réparties sur 28 agences dans 5 départements. Grâce à la signature électronique de Namirial, l’entreprise a dématérialisé de bout en bout la chaîne de production de ses plaquettes de résultats annuels.
Au total, CERFRANCE Alliance Centre compte 600 salariés qui gèrent chaque année la comptabilité d’environ 11 600 clients. L’une des missions de l’entreprise est de mettre à la disposition de ses clients des outils informatiques comptables, de les maintenir et de les enrichir.
11 600
plaquettes de résultats signées chaque année
48h
pour livrer les comptes annuels aux clients
600
salariés au sein de CERFRANCE Alliance Centre
De la signature manuscrite à la signature électronique
Chaque année, les agences du réseau remettent à leurs clients une plaquette présentant officiellement les résultats annuels de l’entreprise, traditionnellement sous forme papier et signée manuscritement par les experts-comptables. Ce processus impliquait plusieurs étapes : finalisation du document par le comptable, impression, vérification et signature manuscrite par l’expert-comptable, puis livraison papier par envoi postal ou déplacement physique.
De plus en plus de clients souhaitaient obtenir une version numérique de ces documents, par exemple pour les transmettre à leurs banquiers. Compte tenu de leur caractère officiel, il n’était pas envisageable de se contenter d’envoyer de simples PDF par e-mail.
« En démarrant ce projet, notre objectif était d’enrichir notre offre en livrant systématiquement à nos clients des versions numériques de ces documents en sus de la version papier. Compte tenu de leur caractère officiel, nous ne pouvions pas nous contenter d’envoyer de simples PDF par e-mail. »
— Bertrand Blond, Directeur des Systèmes d’Information et des Solutions Informatiques Clients de CERFRANCE Alliance Centre
Pour atteindre cet objectif, le projet CER Sign s’est articulé autour d’une décision claire : substituer complètement l’étape de signature manuscrite par une étape de signature électronique au sein d’un workflow de production, avec un bénéfice important — remettre aux clients des plaquettes de résultats dotées d’une signature électronique attestant de l’engagement des experts-comptables quant à la véracité des chiffres présentés.
Un workflow repensé pour une livraison express des documents
La DSI de CERFRANCE Alliance Centre recherchait un logiciel de signature pouvant s’intégrer aisément au workflow de publication documentaire. Le choix s’est porté sur le module CUTE de Namirial, permettant une intégration simple des fonctionnalités de signature électronique au sein d’une application métier, à partir de n’importe quel certificat — en l’occurrence les clés SIGNEXPERT délivrées par l’Ordre des Experts-Comptables.
À l’issue du projet, le processus a été entièrement revu :
- Finalisation du dossier client par le comptable et génération électronique des documents.
- Demande de visa électronique auprès de l’expert-comptable en charge du dossier.
- Vérification : l’expert-comptable se connecte à son interface web pour contrôler les documents en attente.
- Signature électronique via la clé USB SIGNEXPERT, avec apposition simultanée de la signature électronique et d’une image de la signature manuscrite scannée.
- Livraison électronique automatique via l’extranet sécurisé, avec notification par SMS au client.
- Impression et livraison papier selon les mêmes modalités qu’auparavant, en parallèle de la version numérique.
- Stockage du document signé au sein de la GED de CERFRANCE Alliance.
« Grâce à la réécriture de ce processus, nous pouvons assurer la livraison des comptes annuels de nos clients en 48h, ce qui leur permet ainsi de pouvoir les envoyer facilement et rapidement de manière totalement sécurisée à leurs partenaires bancaires et/ou fournisseurs. »
— Bertrand Blond, Directeur des Systèmes d’Information et des Solutions Informatiques Clients de CERFRANCE Alliance Centre
En quelques jours, les équipes de Namirial ont livré une interface web de signature personnalisée aux couleurs de CERFRANCE Alliance, exploitant le module CUTE. Celle-ci présente à chaque expert-comptable la liste des documents en attente de signature ainsi que les certificats détectés sur la machine ; la signature s’effectue en un clic, et le document signé est placé dans un répertoire de sortie accessible pour la suite du workflow.
Pour mener à bien ce projet et choisir le bon partenaire, Bertrand Blond n’a laissé aucune place au hasard, évaluant la qualité technique des produits, l’historique financier de l’entreprise et son portefeuille client. Parmi tous ces critères, la réactivité, la flexibilité et le sérieux dans les échanges ont été prédominants dans le choix de Namirial. La possibilité d’insérer une image de signature manuscrite numérisée au sein des documents, ainsi que la compatibilité avec les certificats SIGNEXPERT, ont également fortement pesé en faveur de la solution.
Des bénéfices considérables à tous points de vue
Le système CER Sign est aujourd’hui en production et permet à l’ensemble des experts-comptables de CERFRANCE Alliance de signer les 11 600 plaquettes de résultats produites chaque année.
La signature numérique s’est substituée intelligemment à la signature manuscrite sans toutefois l’évincer complètement : la signature de chaque expert-comptable reste visible au bas de chaque document, qu’il soit papier ou numérique.
« Grâce à ce projet, nous disposons désormais en sortie de notre chaîne de production, de documents numériques officiels se substituant à leurs équivalents papiers tout en ayant une véritable valeur juridique et une présomption d’authenticité irréfutable. Nous pouvons les diffuser rapidement, les stocker, indexer, les archiver, les imprimer… »
— Bertrand Blond, Directeur des Systèmes d’Information et des Solutions Informatiques Clients de CERFRANCE Alliance Centre
Les plaquettes de résultats en version numérique sont ainsi remises beaucoup plus rapidement aux clients via l’extranet, et la cohérence des informations entre la version papier et la version numérique est aujourd’hui totale.
CERFRANCE Alliance Centre bénéficie, vis-à-vis de sa clientèle, d’une image considérablement renforcée du point de vue de sa capacité à innover, et l’entreprise déploie aujourd’hui une signature électronique systématique de tous les livrables numériques mis à disposition de ses clients.
Avertissement : ce témoignage de réussite a été initialement produit et publié par Signaturit Group. Suite à l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus représenter les offres ou résultats actuels.