CERFRANCE Alliance Centre es una de las 73 entidades de la red nacional de asesores contables CERFRANCE, distribuida en 28 oficinas en 5 departamentos franceses. Gracias a la firma electrónica de Namirial, la empresa ha digitalizado por completo la cadena de producción de sus balances anuales.
En total, CERFRANCE Alliance Centre cuenta con 600 empleados que gestionan cada año la contabilidad de cerca de 11.600 clientes. Una de las misiones de la empresa es poner a disposición de sus clientes herramientas informáticas contables, mantenerlas y enriquecerlas.
11.600
balances anuales firmados cada año
48h
para entregar las cuentas anuales a los clientes
600
empleados en CERFRANCE Alliance Centre
De la firma manuscrita a la firma electrónica
Cada año, las oficinas de la red entregan a sus clientes un documento que presenta oficialmente los resultados anuales de la empresa, tradicionalmente en papel y firmado a mano por los asesores contables. Este proceso implicaba varias etapas: finalización del documento por parte del contable, impresión, verificación y firma manuscrita del asesor, y entrega en papel por correo postal o desplazamiento físico.
Cada vez más clientes deseaban obtener una versión digital de estos documentos, por ejemplo para enviarlos a sus entidades bancarias. Dado su carácter oficial, no era posible limitarse a enviar simples PDF por correo electrónico.
«Al iniciar este proyecto, nuestro objetivo era enriquecer nuestra oferta entregando sistemáticamente a nuestros clientes versiones digitales de estos documentos, además de la versión en papel. Dado su carácter oficial, no podíamos limitarnos a enviar simples PDF por correo electrónico.»
— Bertrand Blond, Director de Sistemas de Información y Soluciones Informáticas para Clientes de CERFRANCE Alliance Centre
Para alcanzar este objetivo, el proyecto CER Sign se articuló en torno a una decisión clara: sustituir por completo la etapa de firma manuscrita por una etapa de firma electrónica dentro de un flujo de trabajo de producción, con un beneficio importante: entregar a los clientes balances con firma electrónica que certificasen el compromiso de los asesores contables con la veracidad de las cifras presentadas.
Un flujo de trabajo rediseñado para una entrega exprés de los documentos
El departamento de sistemas de información de CERFRANCE Alliance Centre buscaba un software de firma que pudiera integrarse fácilmente en el flujo de publicación documental. La elección recayó en el módulo CUTE de Namirial, que permite una integración sencilla de las funcionalidades de firma electrónica dentro de una aplicación empresarial, a partir de cualquier certificado —en este caso, las claves SIGNEXPERT emitidas por el Colegio de Asesores Contables.
Tras finalizar el proyecto, el proceso se rediseñó por completo:
- Finalización del expediente del cliente por parte del contable y generación electrónica de los documentos.
- Solicitud de visto electrónico al asesor contable responsable del expediente.
- Verificación: el asesor accede a su interfaz web para controlar los documentos pendientes.
- Firma electrónica mediante la llave USB SIGNEXPERT, con la aplicación simultánea de la firma electrónica y de una imagen de la firma manuscrita escaneada.
- Entrega electrónica automática a través del extranet seguro, con notificación por SMS al cliente.
- Impresión y entrega en papel con el mismo procedimiento que antes, en paralelo a la versión digital.
- Almacenamiento del documento firmado en el sistema de gestión documental de CERFRANCE Alliance.
«Gracias a la reformulación de este proceso, podemos garantizar la entrega de las cuentas anuales de nuestros clientes en 48 horas, lo que les permite enviarlas de forma fácil, rápida y totalmente segura a sus entidades bancarias y/o proveedores.»
— Bertrand Blond, Director de Sistemas de Información y Soluciones Informáticas para Clientes de CERFRANCE Alliance Centre
En pocos días, el equipo de Namirial entregó una interfaz web de firma personalizada con los colores de CERFRANCE Alliance, basada en el módulo CUTE. Esta muestra a cada asesor contable la lista de documentos pendientes de firma, así como los certificados detectados en el equipo; la firma de un documento se realiza con un solo clic, y el documento firmado se coloca en un directorio de salida accesible para continuar con el flujo de trabajo.
Para llevar a cabo este proyecto y elegir al socio adecuado, Bertrand Blond no dejó nada al azar, evaluando la calidad técnica de los productos, el historial financiero de la empresa y su cartera de clientes. Entre todos estos criterios, la capacidad de respuesta, la flexibilidad y la seriedad en los intercambios fueron determinantes en la elección de Namirial. La posibilidad de insertar una imagen de la firma manuscrita escaneada dentro de los documentos, así como la compatibilidad con los certificados SIGNEXPERT, también influyeron considerablemente a favor de la solución.
Beneficios considerables desde todos los puntos de vista
El sistema CER Sign está actualmente en producción y permite a todos los asesores contables de CERFRANCE Alliance firmar los 11.600 balances producidos cada año.
La firma digital ha sustituido de forma inteligente a la firma manuscrita sin llegar a eliminarla por completo: la firma de cada asesor contable sigue siendo visible al pie de cada documento, ya sea en papel o digital.
«Gracias a este proyecto, disponemos ahora, a la salida de nuestra cadena de producción, de documentos digitales oficiales que sustituyen a sus equivalentes en papel, contando además con un verdadero valor jurídico y una presunción de autenticidad irrefutable. Podemos difundirlos rápidamente, almacenarlos, indexarlos, archivarlos, imprimirlos…»
— Bertrand Blond, Director de Sistemas de Información y Soluciones Informáticas para Clientes de CERFRANCE Alliance Centre
Los balances en versión digital se entregan así mucho más rápidamente a los clientes a través del extranet, y la coherencia de la información entre la versión en papel y la digital es hoy total.
CERFRANCE Alliance Centre disfruta, de cara a su clientela, de una imagen considerablemente reforzada en cuanto a su capacidad de innovación, y la empresa está desplegando actualmente la firma electrónica de forma sistemática en todos los entregables digitales puestos a disposición de sus clientes.
Aviso legal: este caso de éxito fue producido y publicado originalmente por Signaturit Group. Tras la integración de Signaturit en el Grupo Namirial, se aloja ahora en el sitio web de Namirial con fines de archivo e información. Los resultados, cifras, marca y referencias a productos reflejan la experiencia del cliente en el momento de la publicación original y podrían no representar las ofertas o resultados actuales.