Lanțul hotelier Hipotels Hotels & Resorts reduce timpul de check-in, elimină gestionarea pe hârtie și îmbunătățește experiența clienților datorită implementării semnăturii electronice Namirial, ajungând la peste 40.000 de documente semnate digital și mai puțin de 90 de secunde per tranzacție.
+40K
documente semnate digital
<90 s.
proces de semnare finalizat
28
hoteluri
Hipotels Hotels & Resorts, un lanț hotelier internațional, avea un obiectiv clar: să le ofere oaspeților o experiență de check-in mai rapidă, mai fluidă și complet digitală. Ca parte a angajamentului său față de transformarea digitală, compania a decis să introducă semnătura electronică Namirial pentru a moderniza unul dintre cele mai critice procese din orice hotel: check-in-ul.
Prin înlocuirea semnăturilor tradiționale pe hârtie cu o soluție digitală, Hipotels a putut eficientiza operațiunile, reduce cozile la recepție și asigura un proces mai sustenabil. Pentru brand, această evoluție nu aduce doar eficiență, ci consolidează și angajamentul de a oferi tuturor oaspeților servicii de cea mai înaltă calitate.
În această poveste de succes explicăm cum au reușit acest lucru.
Provocarea
Înainte de digitalizare, procesul de check-in al Hipotels se baza pe hârtie: tipărirea documentelor, colectarea manuală a semnăturilor, gestionarea copiilor și arhivarea fizică. Această procedură încetinea înregistrarea, crea cozi în perioadele aglomerate și consuma resurse interne.
În plus, Hipotels trebuia să respecte cerințe stricte de securitate și reglementările europene și să se asigure că semnătura digitală se integra perfect cu Avalon, PMS-ul hotelier. Soluția trebuia să fie intuitivă atât pentru oaspeții naționali, cât și pentru cei internaționali și, mai ales, să reducă sarcina administrativă a personalului de la recepție.
„Provocarea noastră a fost să eliminăm timpii de așteptare, să reducem utilizarea hârtiei și să asigurăm un proces sigur, integrat cu PMS-ul nostru.”
Echipa de Operațiuni Hipotels
Soluția
Hipotels a implementat semnătura electronică Namirial, complet integrată în sistemul său de management Avalon. De atunci, oaspeții pot semna documentația de check-in de pe propriul dispozitiv (smartphone, tabletă sau computer), înainte de sosirea la hotel sau direct la recepție.
Integrarea permite personalului să trimită documentele pentru semnare cu un singur clic și să primească semnătura în timp real, fără a fi nevoie să tipărească nimic. Această automatizare a eliberat timp pentru echipele de recepție, astfel încât acestea să se poată concentra pe ceea ce contează cel mai mult: serviciul personalizat.
Soluția adoptată asigură conformitatea cu eIDAS, trasabilitatea fiecărei semnături și un proces accesibil chiar și utilizatorilor fără experiență tehnologică. Rezultatul este un check-in intuitiv, fluid și semnificativ mai sustenabil.
3 cifre-cheie ale soluției:
- Integrare directă cu Avalon, PMS-ul Hipotels.
- Semnătură 100% digitală de pe orice dispozitiv.
- Reducerea drastică a utilizării hârtiei și a consumabilelor asociate.
„Timpul pe care îl dedicam înainte sarcinilor repetitive este acum investit în oferirea unor servicii mai bune clienților.”
Echipa de Operațiuni Hipotels
Rezultatul
De la implementare, digitalizarea semnăturilor are un impact direct asupra eficienței, sustenabilității și experienței angajaților.
De la implementarea soluției de semnătură electronică Namirial, Hipotels și-a transformat complet procesul de check-in. Oaspeții beneficiază de o experiență mai rapidă și mai modernă, iar personalul de la recepție poate lucra mai eficient.
Cozile au fost reduse semnificativ, procesul este mai sustenabil și nu mai este necesară arhivarea a mii de documente fizice. În plus, acceptarea internă a fost foarte pozitivă, cu un accent deosebit pe simplitatea sistemului și economia de timp.
3 cifre-cheie ale rezultatelor:
- +40.000 de documente semnate digital.
- Timpi de semnare sub 90 de secunde per tranzacție.
- Eliminarea completă a deplasărilor și a arhivelor fizice.
„Implementarea semnăturilor electronice ne-a permis să oferim un check-in mult mai rapid, să reducem cozile și să îmbunătățim satisfacția oaspeților încă din primul minut.”
Echipa de Operațiuni Hipotels
Un pas ferm către excelența operațională
Digitalizarea check-in-ului cu semnătura electronică Namirial a produs o schimbare profundă în operațiunile Hipotels. Lanțul a obținut un proces mai agil, mai sustenabil și mai sigur, care eliberează timpul personalului și oferă oaspeților o primire mai fluidă.
Cu mii de documente semnate digital și integrare completă cu PMS-ul său, Hipotels își consolidează angajamentul față de inovare și se poziționează ca lider în modernizarea sectorului hotelier.
Disclaimer: Această poveste de succes se bazează pe un conținut original adaptat pentru publicarea pe site-ul Namirial în scop informativ și de arhivare. Datele, referințele la mărci, informațiile despre produse și rezultatele descrise se referă la experiența clientului la momentul proiectului inițial și este posibil să nu reflecte produsele, serviciile sau rezultatele actuale.