Die Hotelkette Hipotels Hotels & Resorts verkürzt die Check-in-Zeiten, beseitigt papierbasierte Abläufe und verbessert das Kundenerlebnis durch die Einführung der elektronischen Signatur von Namirial. Dabei wurden mehr als 40.000 Dokumente digital unterzeichnet und weniger als 90 Sekunden pro Transaktion erreicht.
+40K
digital unterzeichnete Dokumente
<90 Sek.
Signaturprozess abgeschlossen
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Hotels
Hipotels Hotels & Resorts, eine internationale Hotelkette, hatte ein klares Ziel: den Gästen ein schnelleres, reibungsloseres und vollständig digitales Check-in-Erlebnis zu bieten. Im Rahmen ihres Engagements für die digitale Transformation entschied sich das Unternehmen, die elektronische Signatur von Namirial einzuführen, um einen der kritischsten Prozesse in jedem Hotel zu modernisieren: den Check-in.
Durch den Ersatz herkömmlicher Unterschriften auf Papier durch eine digitale Lösung konnte Hipotels die Abläufe optimieren, Warteschlangen an der Rezeption reduzieren und einen nachhaltigeren Prozess sicherstellen. Für die Marke bringt diese Entwicklung nicht nur Effizienz, sondern stärkt auch das Engagement, allen Gästen einen Service von höchster Qualität zu bieten.
In dieser Success Story erklären wir, wie dies erreicht wurde.
Die Herausforderung
Vor der Digitalisierung basierte der Check-in-Prozess von Hipotels auf Papier: Dokumente wurden ausgedruckt, Unterschriften manuell eingeholt, Kopien verwaltet und Unterlagen physisch archiviert. Dieses Verfahren verlangsamte die Registrierung, führte zu Stoßzeiten zu Warteschlangen und band interne Ressourcen.
Darüber hinaus musste Hipotels strenge Sicherheitsanforderungen und europäische Vorschriften einhalten und sicherstellen, dass sich die digitale Signatur nahtlos in Avalon, das Hotel-PMS, integrierte. Die Lösung musste sowohl für inländische als auch internationale Gäste intuitiv sein und vor allem den administrativen Aufwand für das Rezeptionspersonal reduzieren.
„Unsere Herausforderung bestand darin, Wartezeiten zu beseitigen, den Papierverbrauch zu reduzieren und einen sicheren Prozess zu gewährleisten, der in unser PMS integriert ist.“
Hipotels Operations Team
Die Lösung
Hipotels implementierte die elektronische Signatur von Namirial, vollständig integriert in das Verwaltungssystem Avalon. Seitdem können Gäste die Check-in-Dokumentation auf ihrem eigenen Gerät (Smartphone, Tablet oder Computer) unterschreiben, entweder vor der Ankunft im Hotel oder direkt an der Rezeption.
Die Integration ermöglicht es den Mitarbeitern, Dokumente mit einem einzigen Klick zur Unterzeichnung zu versenden und die Signatur in Echtzeit zu erhalten, ohne etwas ausdrucken zu müssen. Diese Automatisierung hat den Rezeptionsteams Zeit verschafft, damit sie sich auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist: persönlichen Service.
Die eingesetzte Lösung gewährleistet eIDAS-Konformität, die Nachverfolgbarkeit jeder Signatur und einen Prozess, der auch für Nutzer ohne technologische Erfahrung zugänglich ist. Das Ergebnis ist ein intuitiver, reibungsloser und deutlich nachhaltigerer Check-in.
3 Kennzahlen der Lösung:
- Direkte Integration mit Avalon, dem PMS von Hipotels.
- 100% digitale Signatur von jedem Gerät aus.
- Drastische Reduzierung des Papierverbrauchs und der damit verbundenen Verbrauchsmaterialien.
„Die Zeit, die wir früher für wiederkehrende Aufgaben aufgewendet haben, investieren wir jetzt in einen besseren Kundenservice.“
Hipotels Operations Team
Das Ergebnis
Seit der Einführung hat die Digitalisierung der Signaturen direkte Auswirkungen auf Effizienz, Nachhaltigkeit und Mitarbeitererfahrung.
Seit der Einführung der elektronischen Signaturlösung von Namirial hat Hipotels seinen Check-in-Prozess vollständig verändert. Die Gäste profitieren von einem schnelleren und moderneren Erlebnis, während das Rezeptionspersonal effizienter arbeiten kann.
Die Warteschlangen wurden deutlich reduziert, der Prozess ist nachhaltiger und Tausende physische Dokumente müssen nicht mehr archiviert werden. Darüber hinaus war die interne Akzeptanz sehr positiv, wobei insbesondere die Einfachheit des Systems und die Zeitersparnis hervorgehoben wurden.
3 Kennzahlen der Ergebnisse:
- +40.000 digital unterzeichnete Dokumente.
- Signaturzeiten von weniger als 90 Sekunden pro Transaktion.
- Vollständige Abschaffung von Reisen und physischen Akten.
„Die Einführung elektronischer Signaturen hat es uns ermöglicht, einen deutlich schnelleren Check-in anzubieten, Warteschlangen zu reduzieren und die Zufriedenheit der Gäste vom ersten Moment an zu verbessern.“
Hipotels Operations Team
Ein entschlossener Schritt in Richtung operativer Exzellenz
Die Digitalisierung des Check-ins mit der elektronischen Signatur von Namirial hat die Abläufe bei Hipotels grundlegend verändert. Die Hotelkette hat einen agileren, nachhaltigeren und sichereren Prozess erreicht, der den Mitarbeitern Zeit verschafft und den Gästen einen reibungsloseren Empfang bietet.
Mit Tausenden digital unterzeichneten Dokumenten und der vollständigen Integration in das PMS festigt Hipotels sein Engagement für Innovation und positioniert sich als führendes Unternehmen bei der Modernisierung der Hotelbranche.
Disclaimer: Diese Success Story basiert auf ursprünglichen Inhalten, die für die Veröffentlichung auf der Namirial Website zu Informations- und Archivierungszwecken angepasst wurden. Die genannten Zahlen, Markenbezüge, Produktinformationen und Ergebnisse beziehen sich auf die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt des ursprünglichen Projekts und spiegeln möglicherweise nicht die aktuellen Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse wider.