A rede hoteleira Hipotels Hotels & Resorts reduz o tempo de check-in, elimina a gestão em papel e melhora a experiência do cliente graças à implementação da assinatura eletrônica da Namirial, alcançando mais de 40 mil documentos assinados digitalmente e menos de 90 segundos por transação.
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hotéis
A Hipotels Hotels & Resorts, uma rede hoteleira internacional, tinha um objetivo claro: oferecer aos hóspedes uma experiência de check-in mais rápida, fluida e totalmente digital. Como parte de seu compromisso com a transformação digital, a empresa decidiu incorporar a assinatura eletrônica da Namirial para modernizar um dos processos mais críticos de qualquer hotel: o check-in.
Ao substituir as tradicionais assinaturas em papel por uma solução digital, a Hipotels conseguiu agilizar as operações, reduzir as filas na recepção e garantir um processo mais sustentável. Para a marca, essa evolução não traz apenas eficiência, mas também reforça seu compromisso em oferecer o serviço da mais alta qualidade a todos os hóspedes.
Neste caso de sucesso, explicamos como a empresa conseguiu isso.
O desafio
Antes da digitalização, o processo de check-in da Hipotels dependia de papel: impressão de documentos, coleta manual de assinaturas, gestão de cópias e armazenamento físico. Esse procedimento tornava o registro mais lento, criava filas nos horários de pico e consumia recursos internos.
Além disso, a Hipotels precisava cumprir rigorosos requisitos de segurança e as regulamentações europeias e garantir que a assinatura digital se integrasse perfeitamente ao Avalon, seu PMS hoteleiro. A solução precisava ser intuitiva tanto para hóspedes nacionais quanto internacionais e, acima de tudo, reduzir a carga administrativa da equipe da recepção.
“Nosso desafio era eliminar os tempos de espera, reduzir o uso de papel e garantir um processo seguro integrado ao nosso PMS.”
Equipe de Operações da Hipotels
A solução
A Hipotels implementou a assinatura eletrônica da Namirial, totalmente integrada ao seu sistema de gestão Avalon. Desde então, os hóspedes podem assinar a documentação de check-in em seu próprio dispositivo (smartphone, tablet ou computador), antes de chegar ao hotel ou diretamente na recepção.
A integração permite que a equipe envie documentos para assinatura com um único clique e receba a assinatura em tempo real, sem a necessidade de imprimir nada. Essa automação liberou tempo para que as equipes da recepção se concentrem no que mais importa: um atendimento personalizado.
A solução adotada garante conformidade com o eIDAS, rastreabilidade de cada assinatura e um processo acessível até mesmo a usuários sem experiência tecnológica. O resultado é um check-in intuitivo, fluido e significativamente mais sustentável.
3 números-chave da solução:
- Integração direta com o Avalon, PMS da Hipotels.
- Assinatura 100% digital a partir de qualquer dispositivo.
- Redução drástica do uso de papel e dos consumíveis associados.
“O tempo que antes gastávamos em tarefas repetitivas agora é investido em oferecer um melhor atendimento ao cliente.”
Equipe de Operações da Hipotels
O resultado
Desde sua implementação, a digitalização das assinaturas tem impacto direto na eficiência, sustentabilidade e experiência dos funcionários.
Desde a implementação da solução de assinatura eletrônica da Namirial, a Hipotels transformou completamente seu processo de check-in. Os hóspedes desfrutam de uma experiência mais rápida e moderna, e a equipe da recepção pode trabalhar com mais eficiência.
As filas foram significativamente reduzidas, o processo é mais sustentável e não é mais necessário armazenar milhares de documentos físicos. Além disso, a aceitação interna foi muito positiva, com destaque especial para a simplicidade do sistema e a economia de tempo.
3 números-chave dos resultados:
- +40 mil documentos assinados digitalmente.
- Tempos de assinatura inferiores a 90 segundos por transação.
- Eliminação completa de deslocamentos e arquivos físicos.
“A implementação das assinaturas eletrônicas nos permitiu oferecer um check-in muito mais rápido, reduzir as filas e melhorar a satisfação dos hóspedes desde o primeiro minuto.”
Equipe de Operações da Hipotels
Um passo firme rumo à excelência operacional
A digitalização do check-in com a assinatura eletrônica da Namirial provocou uma mudança profunda nas operações da Hipotels. A rede alcançou um processo mais ágil, sustentável e seguro, que libera o tempo da equipe e oferece uma recepção mais fluida aos hóspedes.
Com milhares de documentos assinados digitalmente e integração completa com seu PMS, a Hipotels consolida seu compromisso com a inovação e se posiciona como líder na modernização do setor hoteleiro.
Disclaimer: Este caso de sucesso se baseia em conteúdo original adaptado para publicação no site da Namirial para fins informativos e de arquivo. Os dados, referências a marcas, informações sobre produtos e resultados descritos referem-se à experiência do cliente no momento do projeto original e podem não refletir os produtos, serviços ou resultados atuais.