La cadena hotelera Hipotels Hotels & Resorts reduce los tiempos de check-in, elimina la gestión en papel y mejora la experiencia del cliente gracias a la implementación de la firma electrónica de Namirial, alcanzando más de 40.000 documentos firmados digitalmente y menos de 90 segundos por transacción.
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hoteles
Hipotels Hotels & Resorts, una cadena hotelera internacional, tenía un objetivo claro: ofrecer a sus huéspedes una experiencia de check-in más rápida, fluida y completamente digital. Como parte de su compromiso con la transformación digital, la empresa decidió incorporar la firma electrónica de Namirial para modernizar uno de los procesos más críticos de cualquier hotel: el check-in.
Al sustituir las tradicionales firmas en papel por una solución digital, Hipotels pudo agilizar las operaciones, reducir las colas en recepción y garantizar un proceso más sostenible. Para la marca, esta evolución no solo aporta eficiencia, sino que también refuerza su compromiso de ofrecer un servicio de la máxima calidad a todos los huéspedes.
En este caso de éxito explicamos cómo lo consiguieron.
El reto
Antes de la digitalización, el proceso de check-in de Hipotels dependía del papel: impresión de documentos, recogida manual de firmas, gestión de copias y almacenamiento físico. Este procedimiento ralentizaba el registro, generaba colas en horas punta y consumía recursos internos.
Además, Hipotels necesitaba cumplir estrictos requisitos de seguridad y la normativa europea, y garantizar que la firma digital se integrara perfectamente con Avalon, su PMS hotelero. La solución debía ser intuitiva tanto para huéspedes nacionales como internacionales y, sobre todo, reducir la carga administrativa del personal de recepción.
«Nuestro reto era eliminar los tiempos de espera, reducir el uso de papel y garantizar un proceso seguro integrado con nuestro PMS.»
Equipo de Operaciones de Hipotels
La solución
Hipotels implementó la firma electrónica de Namirial, completamente integrada en su sistema de gestión Avalon. Desde entonces, los huéspedes pueden firmar la documentación de check-in desde su propio dispositivo (smartphone, tablet u ordenador), antes de llegar al hotel o directamente en recepción.
La integración permite al personal enviar documentos para firmar con un solo clic y recibir la firma en tiempo real, sin necesidad de imprimir nada. Esta automatización ha liberado tiempo para que los equipos de recepción puedan centrarse en lo más importante: la atención personalizada.
La solución adoptada garantiza el cumplimiento de eIDAS, la trazabilidad de cada firma y un proceso accesible incluso para usuarios sin experiencia tecnológica. El resultado es un check-in intuitivo, fluido y significativamente más sostenible.
3 cifras clave de la solución:
- Integración directa con Avalon, el PMS de Hipotels.
- Firma 100% digital desde cualquier dispositivo.
- Reducción drástica del uso de papel y de los consumibles asociados.
«El tiempo que antes dedicábamos a tareas repetitivas ahora se invierte en ofrecer un mejor servicio al cliente.»
Equipo de Operaciones de Hipotels
El resultado
Desde su implementación, la digitalización de las firmas tiene un impacto directo en la eficiencia, la sostenibilidad y la experiencia de los empleados.
Desde la implementación de la solución de firma electrónica de Namirial, Hipotels ha transformado por completo su proceso de check-in. Los huéspedes disfrutan de una experiencia más rápida y moderna, y el personal de recepción puede trabajar de forma más eficiente.
Las colas se han reducido considerablemente, el proceso es más sostenible y ya no es necesario almacenar miles de documentos físicos. Además, la aceptación interna ha sido muy positiva, destacando especialmente la sencillez del sistema y el ahorro de tiempo.
3 cifras clave de los resultados:
- +40.000 documentos firmados digitalmente.
- Tiempos de firma inferiores a 90 segundos por transacción.
- Eliminación completa de desplazamientos y archivos físicos.
«La implementación de la firma electrónica nos ha permitido ofrecer un check-in mucho más rápido, reducir las colas y mejorar la satisfacción de los huéspedes desde el primer minuto.»
Equipo de Operaciones de Hipotels
Un paso firme hacia la excelencia operativa
La digitalización del check-in con la firma electrónica de Namirial ha supuesto un cambio profundo en las operaciones de Hipotels. La cadena ha conseguido un proceso más ágil, sostenible y seguro, que libera tiempo del personal y ofrece una bienvenida más fluida a los huéspedes.
Con miles de documentos firmados digitalmente y una integración completa con su PMS, Hipotels consolida su compromiso con la innovación y se posiciona como líder en la modernización del sector hotelero.
Disclaimer: Este caso de éxito se basa en contenido original adaptado para su publicación en el sitio web de Namirial con fines informativos y de archivo. Las cifras, referencias de marca, detalles de producto y resultados descritos corresponden a la experiencia del cliente en el momento del proyecto original y pueden no reflejar los productos, servicios o resultados actuales.