La catena alberghiera Hipotels Hotels & Resorts riduce i tempi di check-in, elimina la gestione cartacea e migliora l’esperienza del cliente grazie all’implementazione della firma elettronica Namirial, raggiungendo oltre 40.000 documenti firmati digitalmente e meno di 90 secondi per transazione.
+40K
documenti firmati digitalmente
<90 s.
processo di firma completato
28
hotel
Hipotels Hotels & Resorts, una catena alberghiera internazionale, aveva un obiettivo chiaro: offrire ai propri ospiti un’esperienza di check-in più rapida, fluida e completamente digitale. Nell’ambito del proprio impegno per la trasformazione digitale, l’azienda ha deciso di adottare la firma elettronica Namirial per modernizzare uno dei processi più critici di qualsiasi hotel: il check-in.
Sostituendo le tradizionali firme su carta con una soluzione digitale, Hipotels ha potuto semplificare le operazioni, ridurre le code alla reception e garantire un processo più sostenibile. Per il brand, questa evoluzione non porta soltanto efficienza, ma rafforza anche l’impegno a offrire a tutti gli ospiti un servizio della massima qualità.
In questa storia di successo spieghiamo come ci sono riusciti.
La sfida
Prima della digitalizzazione, il processo di check-in di Hipotels si basava sulla carta: stampa dei documenti, raccolta manuale delle firme, gestione delle copie e archiviazione fisica. Questa procedura rallentava la registrazione, creava code nei momenti di maggiore affluenza e consumava risorse interne.
Inoltre, Hipotels doveva rispettare rigorosi requisiti di sicurezza e le normative europee, assicurando al tempo stesso che la firma digitale si integrasse perfettamente con Avalon, il PMS dell’hotel. La soluzione doveva essere intuitiva sia per gli ospiti nazionali sia per quelli internazionali e, soprattutto, ridurre il carico amministrativo del personale di reception.
«La nostra sfida era eliminare i tempi di attesa, ridurre l’uso della carta e garantire un processo sicuro integrato con il nostro PMS.»
Team Operations di Hipotels
La soluzione
Hipotels ha implementato la firma elettronica Namirial, completamente integrata nel proprio sistema di gestione Avalon. Da allora, gli ospiti possono firmare la documentazione di check-in dal proprio dispositivo (smartphone, tablet o computer), prima di arrivare in hotel oppure direttamente alla reception.
L’integrazione consente al personale di inviare i documenti da firmare con un solo clic e ricevere la firma in tempo reale, senza dover stampare nulla. Questa automazione ha liberato tempo per i team della reception, che possono concentrarsi su ciò che conta di più: un servizio personalizzato.
La soluzione adottata garantisce la conformità eIDAS, la tracciabilità di ogni firma e un processo accessibile anche agli utenti senza esperienza tecnologica. Il risultato è un check-in intuitivo, fluido e significativamente più sostenibile.
3 dati chiave della soluzione:
- Integrazione diretta con Avalon, il PMS di Hipotels.
- Firma 100% digitale da qualsiasi dispositivo.
- Riduzione drastica dell’uso della carta e dei materiali di consumo associati.
«Il tempo che prima dedicavamo ad attività ripetitive viene ora investito nel fornire un servizio migliore ai clienti.»
Team Operations di Hipotels
Il risultato
Dalla sua implementazione, la digitalizzazione delle firme ha un impatto diretto sull’efficienza, sulla sostenibilità e sull’esperienza dei dipendenti.
Dall’implementazione della soluzione di firma elettronica Namirial, Hipotels ha trasformato completamente il proprio processo di check-in. Gli ospiti beneficiano di un’esperienza più rapida e moderna, mentre il personale della reception può lavorare in modo più efficiente.
Le code sono state ridotte in modo significativo, il processo è più sostenibile e non è più necessario archiviare migliaia di documenti fisici. Inoltre, l’accettazione interna è stata molto positiva, con particolare attenzione alla semplicità del sistema e al risparmio di tempo.
3 dati chiave dei risultati:
- +40.000 documenti firmati digitalmente.
- Tempi di firma inferiori a 90 secondi per transazione.
- Eliminazione completa degli spostamenti e degli archivi fisici.
«L’implementazione della firma elettronica ci ha permesso di offrire un check-in molto più rapido, ridurre le code e migliorare la soddisfazione degli ospiti fin dal primo minuto.»
Team Operations di Hipotels
Un passo deciso verso l’eccellenza operativa
La digitalizzazione del check-in con la firma elettronica Namirial ha determinato un profondo cambiamento nelle operazioni di Hipotels. La catena ha ottenuto un processo più agile, sostenibile e sicuro, che libera tempo al personale e offre agli ospiti un’accoglienza più fluida.
Con migliaia di documenti firmati digitalmente e la piena integrazione con il proprio PMS, Hipotels consolida il proprio impegno per l’innovazione e si posiziona come leader nella modernizzazione del settore alberghiero.
Disclaimer: Questa storia di successo si basa su un contenuto originale adattato per la pubblicazione sul sito web di Namirial a fini informativi e di archivio. I dati, i riferimenti ai brand, le informazioni sui prodotti e i risultati descritti si riferiscono all’esperienza del cliente al momento del progetto originale e potrebbero non riflettere i prodotti, i servizi o i risultati attuali.