Devine o practică obișnuită în sectorul educațional regândirea proceselor prin noi tehnologii, pentru a reduce costurile și a elimina formalitățile birocratice. Utilizarea semnăturii electronice Namirial este una dintre aceste îmbunătățiri introduse la Universitatea Autonomă din Barcelona (UAB), al cărei obiectiv principal era digitalizarea semnării acordurilor de practică ale studenților.
2.500
de acorduri de practică gestionate în fiecare an universitar
6
luni pentru finalizarea integrării
Top 13
poziție în clasamentul Young University (THE)
Universitatea Autonomă din Barcelona: un exemplu de inovație digitală în educația universitară
În prezent, societatea trece printr-un moment decisiv de transformări sociale și tehnologice, care reprezintă o provocare pentru sectorul educațional. În acest context nou, este necesar să se modifice atât metodele de predare, cât și tradiționalul traseu secvențial dintre studii și muncă, și, implicit, și procesele de gestiune care conectează studenții cu universitatea și lumea muncii.
Universitatea Autonomă din Barcelona (UAB), înființată în 1968, este o universitate publică cu mai multe centre didactice în Barcelona și în alte orașe precum Sabadell, Sant Cugat del Vallès și Manresa. Este una dintre cele mai prestigioase instituții conform studiilor internaționale, situându-se în Top 13 al clasamentului Young University Rankings, realizat de Times Higher Education în rândul universităților din întreaga lume care nu depășesc 50 de ani vechime.
UAB face parte, de asemenea, din proiectul „European University”, o inițiativă a Comisiei Europene care urmărește construirea unor structuri universitare transnaționale, cu participarea industriei, a organizațiilor publice, a societății și a studenților actuali și viitori. De aceea, revizuirea proceselor sale interne pentru a oferi în permanență o valoare adăugată care să-i consolideze reputația reprezintă un obiectiv prioritar pentru instituție.
Provocarea: digitalizarea acordurilor de practică
Conform explicațiilor lui Vicenç Sellés Martínez, Director al Servei d’Ocupabilitat al UAB, universitatea a identificat o problemă în gestionarea documentelor pentru acordurile de practică extracurriculară, aproximativ 2.500 de documente în fiecare an universitar. Persoanele implicate — atât studenți, cât și companii și instituții — percepeau acest proces ca fiind depășit, obositor și complicat.
Principalele motive care au determinat UAB să caute un instrument de semnătură electronică au fost: digitalizarea procesului de elaborare și semnare a acordurilor, simplificarea procesului de semnare, eliminarea hârtiei, securitatea în păstrarea documentelor, alocarea corectă a resurselor și imaginea universității.
Soluția: semnătura electronică Namirial
Pentru a reuși formalizarea semnării acordurilor de practică de către toți semnatarii (studenți, companie și universitate), pentru UAB era clar că cea mai bună soluție era integrarea unui instrument de semnătură electronică care să transforme întregul proces în unul digital, fără a renunța la securitatea juridică.
Potrivit lui Vicenç Sellés, digitalizarea acestui proces cu deplină securitate juridică era esențială pentru UAB, întrucât, fiind o universitate publică, una dintre cerințele soluției alese era conformitatea cu Legea 39/2015 privind procedura administrativă comună a administrațiilor publice.
„Am redus timpul de semnare la câteva minute și nu mai există documente pierdute sau semnături omise. În plus, gradul de satisfacție al utilizatorilor este foarte ridicat.”
— Vicenç Sellés Martínez, Director al Servei d’Ocupabilitat al UAB
După evaluarea diferitelor instrumente de semnătură electronică deja existente pe piață, UAB a decis să aleagă soluția de semnătură electronică avansată de la Namirial, din trei motive principale: calitatea serviciului, rapiditatea implementării soluției și fiabilitatea și legalitatea acesteia. După luarea deciziei, integrarea a fost realizată în doar 6 luni, echipa tehnică fiind alături pe tot parcursul procesului pentru a rezolva orice nelămurire.
UAB a recomandat, în diverse forumuri, tuturor universităților din Sistema Universitari Català serviciile Namirial, datorită simplificării procesului de semnare, securității și păstrării documentelor, precum și universalității semnăturii.
Alte utilizări ale semnăturii electronice în sectorul educațional
Există numeroase cazuri de utilizare în care universitățile și alte instituții de învățământ pot integra semnătura electronică, dincolo de semnarea acordurilor de practică:
- Înmatricularea noilor studenți: dovezile de înmatriculare, confirmările de înscriere la discipline și alte documente aferente pot fi semnate de la distanță, reducând timpul de gestionare și trimiterea documentelor.
- Documente de cercetare academică sau contracte de personal: cererile pentru burse de inițiere științifică, contractele de studii postuniversitare, consultanții sau cadrele didactice temporare pot fi gestionate digital, reducând consumul de hârtie și asigurând o procesare sigură a documentației.
- Cataloage de note: volumul ridicat de examene și note poate fi gestionat din câteva click-uri, evitând pierderea cererilor și întârzierile în alte sarcini administrative.
- Cereri de bursă: analiza declarației socioeconomice, performanța la evaluări, precum și dovada propriu-zisă a bursei pot fi validate electronic, fără a fi nevoie de hârtie.
Utilizarea semnăturii electronice reduce drastic consumul de hârtie și de cartușe de imprimantă, crescând totodată semnificativ productivitatea angajaților din instituțiile educaționale.
Declarație de exonerare de răspundere: această poveste de succes a fost produsă și publicată inițial de Signaturit. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, aceasta este acum găzduită pe site-ul Namirial în scopuri de arhivare și informare. Rezultatele, cifrele, elementele de brand și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai reprezinte ofertele sau rezultatele actuale.