Está se tornando uma prática comum no setor educacional redesenhar processos com novas tecnologias para reduzir custos e eliminar trâmites burocráticos. O uso da assinatura eletrônica da Namirial é uma dessas melhorias introduzidas na Universidade Autônoma de Barcelona (UAB), cujo principal objetivo era digitalizar a assinatura dos convênios de estágio de seus alunos.
2.500
convênios de estágio gerenciados a cada ano letivo
6
meses para concluir a integração
Top 13
posição no ranking Young University (THE)
Universidade Autônoma de Barcelona: um exemplo de inovação digital no ensino universitário
Atualmente, a sociedade vive um momento decisivo de transformações sociais e tecnológicas que representam um desafio para o setor educacional. Nesse novo contexto, torna-se necessário modificar tanto as formas de ensinar quanto o tradicional caminho sequencial entre os estudos e o trabalho e, portanto, também os processos de gestão que conectam os alunos à universidade e ao mundo do trabalho.
A Universidade Autônoma de Barcelona (UAB), criada em 1968, é uma universidade pública com diversos centros de ensino em Barcelona e em outras cidades, como Sabadell, Sant Cugat del Vallès e Manresa. É uma das instituições mais prestigiadas segundo estudos internacionais, ocupando o Top 13 do ranking Young University Rankings, elaborado pela Times Higher Education entre universidades de todo o mundo com até 50 anos de existência.
A UAB também faz parte do projeto “European University”, uma iniciativa da Comissão Europeia que busca construir estruturas universitárias transnacionais com a participação da indústria, de organizações públicas, da sociedade e dos estudantes atuais e futuros. Por isso, revisar seus processos internos para oferecer, a todo momento, um valor agregado que preserve seu bom nome é um objetivo prioritário para a instituição.
O desafio: digitalizar os convênios de estágio
Conforme explica Vicenç Sellés Martínez, Diretor do Servei d’Ocupabilitat da UAB, a universidade identificou um problema na gestão dos documentos dos convênios de estágio extracurricular, cerca de 2.500 documentos a cada ano letivo. As pessoas envolvidas — tanto estudantes quanto empresas e instituições — percebiam esse processo como ultrapassado, tedioso e complicado.
Os principais motivos que levaram a UAB a buscar uma ferramenta de assinatura eletrônica foram: a digitalização do processo de elaboração e assinatura dos convênios, a simplificação do processo de assinatura, a eliminação do papel, a segurança na guarda dos documentos, a correta dedicação de recursos e a imagem da universidade.
A solução: a assinatura eletrônica da Namirial
Para conseguir formalizar a assinatura dos convênios de estágio de forma satisfatória por parte de todos os signatários (alunos, empresa e universidade), para a UAB estava claro que a melhor solução era integrar uma ferramenta de assinatura eletrônica que digitalizasse todo o processo, sem abrir mão da segurança jurídica.
Segundo Vicenç Sellés, era imprescindível para a UAB digitalizar esse processo com plena segurança jurídica, já que, por se tratar de uma universidade pública, um dos requisitos da solução escolhida era sua adaptação ao que estabelece a Lei 39/2015 de procedimento administrativo comum das administrações públicas.
“Reduzimos o tempo de assinatura para poucos minutos, e não há mais perda de documentos nem esquecimentos de assinatura. Além disso, a satisfação dos usuários é muito alta.”
— Vicenç Sellés Martínez, Diretor do Servei d’Ocupabilitat da UAB
Após avaliar as diferentes ferramentas de assinatura eletrônica já existentes no mercado, a UAB decidiu optar pela solução de assinatura eletrônica avançada da Namirial por três motivos principais: a qualidade do serviço, a rapidez na implementação da solução e a confiabilidade e legalidade da mesma. Após tomar a decisão, a integração foi realizada em apenas 6 meses, acompanhados o tempo todo pela equipe técnica para esclarecer qualquer dúvida.
A UAB recomendou, em diversos fóruns, os serviços da Namirial a todas as universidades do Sistema Universitário Catalão pelos seguintes motivos: simplificação do processo de assinatura, segurança e guarda dos documentos, e universalidade da assinatura.
Outros usos da assinatura eletrônica no setor educacional
Há muitos casos de uso em que universidades e outras instituições de ensino podem integrar a assinatura eletrônica, além da assinatura dos convênios de estágio:
- Matrícula de novos estudantes: comprovantes de matrícula, confirmações de inscrição em disciplinas e outros documentos relacionados podem ser assinados remotamente, reduzindo o tempo de gestão e o envio de documentos.
- Documentos de pesquisa acadêmica ou contratos de pessoal: solicitações de bolsas de iniciação científica, contratos de pós-graduação, consultores ou professores temporários podem ser gerenciados digitalmente, reduzindo o consumo de papel e garantindo uma tramitação segura da documentação.
- Atas de notas: o alto volume de exames e notas pode ser gerenciado com poucos cliques, evitando o extravio de solicitações e atrasos em outras tarefas administrativas.
- Solicitação de bolsas: a análise da declaração socioeconômica, o desempenho nas avaliações e o próprio comprovante podem ser validados eletronicamente, sem necessidade de papel.
O uso da assinatura eletrônica reduz drasticamente o consumo de papel e de cartuchos de impressora, além de elevar significativamente a produtividade dos colaboradores das instituições educacionais.
Aviso legal: este caso de sucesso foi originalmente produzido e publicado pela Signaturit. Após a integração da Signaturit ao Grupo Namirial, ele agora está hospedado no site da Namirial para fins de arquivo e informação. Os resultados, números, marca e referências a produtos refletem a experiência do cliente no momento da publicação original e podem não representar mais as ofertas ou resultados atuais.