Se está convirtiendo en una práctica habitual en el sector educativo rediseñar sus procesos con nuevas tecnologías para reducir costes y eliminar trámites burocráticos. La utilización de la firma electrónica de Namirial es una de esas mejoras introducidas en la Universidad Autónoma de Barcelona (UAB), cuyo principal foco era digitalizar la firma de los convenios de prácticas de sus alumnos.
2.500
convenios de prácticas gestionados cada curso académico
6
meses para completar la integración
Top 13
posición en el ranking Young University (THE)
Universidad Autónoma de Barcelona: un ejemplo de innovación digital en la educación universitaria
Actualmente, la sociedad está viviendo un momento decisivo de transformaciones sociales y tecnológicas que suponen un reto para el sector educativo. En este nuevo contexto, se hace necesario modificar tanto las formas de enseñar como el tradicional camino secuencial entre los estudios y el trabajo, y por tanto también los procesos de gestión que conectan a los alumnos con la universidad y el mundo laboral.
La Universidad Autónoma de Barcelona (UAB), creada en 1968, es una universidad pública con diversos centros docentes en Barcelona y otras ciudades como Sabadell, Sant Cugat del Vallès y Manresa. Es una de las instituciones más prestigiosas según estudios internacionales, situándose en el Top 13 del ranking Young University que elabora Times Higher Education entre universidades de todo el mundo de hasta 50 años de antigüedad.
La UAB forma parte además del proyecto ‘European University’, una iniciativa de la Comisión Europea que busca construir estructuras universitarias transnacionales con la participación de la industria, las organizaciones públicas, la sociedad y los estudiantes actuales y futuros. Por ello, revisar sus procesos internos para ofrecer un valor añadido que perpetúe su buen nombre es un objetivo prioritario para la institución.
El reto: digitalizar los convenios de prácticas
Según explica Vicenç Sellés Martínez, Director del Servei d’Ocupabilitat de la UAB, en la universidad detectaron un problema con la gestión de los documentos de convenios de prácticas extracurriculares, aproximadamente 2.500 documentos cada curso académico. Las personas involucradas —tanto estudiantes como empresas e instituciones— percibían este proceso como anticuado, tedioso y complicado.
Los motivos que llevaron a la UAB a buscar una herramienta de firma electrónica fueron principalmente: la digitalización del proceso de elaboración y firma de los convenios, la simplificación del proceso de firma, la eliminación del papel, la seguridad en la salvaguarda de los documentos, la correcta dedicación de recursos y la imagen de la universidad.
La solución: la firma electrónica de Namirial
Para conseguir formalizar la firma de los convenios de prácticas de forma satisfactoria por parte de todos los firmantes (alumnos, empresa y universidad), la UAB tuvo claro que la mejor solución posible era integrar una herramienta de firma electrónica que permitiera realizar todo el proceso de forma digital sin renunciar a la seguridad jurídica.
Según Vicenç Sellés, para la UAB era imprescindible digitalizar este proceso con plena seguridad jurídica, ya que, al tratarse de una universidad pública, uno de los requisitos de la solución elegida era su adaptación a lo establecido en la Ley 39/2015 de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
«Hemos reducido el tiempo de firma a escasos minutos y no existen pérdidas de documentos, ni olvidos de firma. Además, la satisfacción por parte de las personas usuarias es muy elevada.»
— Vicenç Sellés Martínez, Director del Servei d’Ocupabilitat de la UAB
Después de evaluar las diferentes herramientas de firma electrónica ya existentes en el mercado, la UAB decidió decantarse por la solución de firma electrónica avanzada de Namirial por tres motivos fundamentales: la calidad del servicio, la rapidez de la implementación y la fiabilidad y legalidad de la solución. Tras tomar la decisión, la integración se realizó en tan solo 6 meses, acompañados en todo momento por el equipo técnico para resolver cualquier duda.
La UAB ha recomendado en diversos foros a todas las universidades del Sistema Universitari Català los servicios de Namirial por la simplificación del proceso de firma, la seguridad y salvaguarda de los documentos, y la universalidad de la firma.
Otros usos de la firma electrónica en el sector educativo
Son muchos los casos de uso en los que las universidades y otros centros educativos pueden integrar la firma electrónica, además de la firma de los convenios de prácticas:
- Matrícula de nuevos estudiantes: comprobantes de matrícula, confirmación de inscripción en asignaturas y otros documentos relacionados pueden firmarse de forma remota, reduciendo el tiempo de gestión y el envío de documentos.
- Documentos de investigación académica o contratos de personal: solicitudes de becas de iniciación científica, contratos de postgrado, consultores o profesores temporales pueden gestionarse de forma digital, reduciendo el consumo de papel y garantizando la tramitación segura de la documentación.
- Actas de notas: el alto volumen de exámenes y calificaciones puede gestionarse a base de clics, evitando el extravío de solicitudes y los retrasos en otras tareas administrativas.
- Solicitud de becas: el análisis de la declaración socioeconómica, el rendimiento en las evaluaciones y el propio comprobante pueden validarse electrónicamente, sin necesidad de papel.
La utilización de la firma electrónica reduce drásticamente el consumo de papel y de cartuchos de impresora, además de elevar significativamente la productividad de los empleados de las instituciones educativas.
Aviso legal: este caso de éxito fue producido y publicado originalmente por Signaturit. Tras la integración de Signaturit en el Grupo Namirial, se aloja ahora en el sitio web de Namirial con fines de archivo e información. Los resultados, cifras, marca y referencias a productos reflejan la experiencia del cliente en el momento de la publicación original y podrían no representar las ofertas o resultados actuales.