Il devient courant dans le secteur de l’éducation de repenser les processus grâce aux nouvelles technologies afin de réduire les coûts et d’éliminer les démarches administratives. L’utilisation de la signature électronique de Namirial est l’une de ces avancées introduites à l’Université Autonome de Barcelone (UAB), dont l’objectif principal était de digitaliser la signature des conventions de stage de ses étudiants.
2 500
conventions de stage gérées chaque année universitaire
6
mois pour finaliser l’intégration
Top 13
au classement Young University Rankings (THE)
L’Université Autonome de Barcelone : un exemple d’innovation digitale dans l’enseignement supérieur
La société traverse actuellement un moment décisif de transformations sociales et technologiques qui représentent un défi pour le secteur de l’éducation. Dans ce nouveau contexte, il devient nécessaire de repenser aussi bien les méthodes d’enseignement que le parcours séquentiel traditionnel entre les études et le travail, et donc également les processus de gestion qui relient les étudiants à l’université et au monde professionnel.
L’Université Autonome de Barcelone (UAB), fondée en 1968, est une université publique dotée de plusieurs centres d’enseignement à Barcelone ainsi que dans d’autres villes telles que Sabadell, Sant Cugat del Vallès et Manresa. Elle figure parmi les institutions les plus prestigieuses selon les études internationales, se classant dans le Top 13 du Young University Rankings établi par Times Higher Education parmi les universités du monde entier de moins de 50 ans.
L’UAB fait également partie du projet « European University », une initiative de la Commission européenne visant à construire des structures universitaires transnationales impliquant l’industrie, les organisations publiques, la société ainsi que les étudiants actuels et futurs. Réexaminer ses processus internes pour offrir en permanence une valeur ajoutée qui préserve sa réputation constitue donc un objectif prioritaire pour l’institution.
Le défi : digitaliser les conventions de stage
Comme l’explique Vicenç Sellés Martínez, directeur du Servei d’Ocupabilitat de l’UAB, l’université a identifié un problème dans la gestion des documents relatifs aux conventions de stage extracurriculaires, soit environ 2 500 documents par année universitaire. Les personnes concernées — étudiants, entreprises et institutions — percevaient ce processus comme dépassé, fastidieux et compliqué.
Les principales raisons ayant conduit l’UAB à rechercher un outil de signature électronique étaient : la digitalisation du processus d’élaboration et de signature des conventions, la simplification du processus de signature, la suppression du papier, la sécurité de la conservation des documents, la bonne allocation des ressources et l’image de l’université.
La solution : la signature électronique de Namirial
Afin de mener à bien la signature des conventions de stage par l’ensemble des signataires (étudiants, entreprise et université), l’UAB savait que la meilleure solution était d’intégrer un outil de signature électronique permettant de digitaliser l’ensemble du processus, sans pour autant renoncer à la sécurité juridique.
Selon Vicenç Sellés, il était indispensable pour l’UAB de digitaliser ce processus en toute sécurité juridique, car, s’agissant d’une université publique, l’une des exigences de la solution retenue était sa conformité à la loi 39/2015 relative à la procédure administrative commune des administrations publiques.
« Nous avons réduit le temps de signature à quelques minutes seulement, et il n’y a plus ni documents perdus ni signatures oubliées. De plus, le taux de satisfaction des utilisateurs est très élevé. »
— Vicenç Sellés Martínez, directeur du Servei d’Ocupabilitat de l’UAB
Après avoir évalué les différents outils de signature électronique déjà disponibles sur le marché, l’UAB a choisi la solution de signature électronique avancée de Namirial pour trois raisons principales : la qualité du service, la rapidité de mise en œuvre de la solution, ainsi que sa fiabilité et sa légalité. Une fois la décision prise, l’intégration a été réalisée en seulement 6 mois, avec l’accompagnement constant de l’équipe technique pour répondre à toute question.
L’UAB a recommandé, lors de divers forums, les services de Namirial à toutes les universités du Système Universitaire Catalan, pour la simplification du processus de signature, la sécurité et la conservation des documents, ainsi que l’universalité de la signature.
Autres usages de la signature électronique dans le secteur éducatif
Les universités et autres établissements d’enseignement peuvent intégrer la signature électronique dans de nombreux cas d’usage, au-delà de la signature des conventions de stage :
- Inscription des nouveaux étudiants : les justificatifs d’inscription, les confirmations d’inscription aux matières et autres documents associés peuvent être signés à distance, réduisant ainsi le temps de gestion et l’envoi de documents.
- Documents de recherche académique ou contrats de personnel : les demandes de bourses d’initiation scientifique, les contrats de troisième cycle, les consultants ou les enseignants temporaires peuvent être gérés numériquement, réduisant la consommation de papier et garantissant un traitement sécurisé de la documentation.
- Procès-verbaux de notes : le volume élevé d’examens et de notes peut être géré en quelques clics, évitant la perte de dossiers et les retards dans d’autres tâches administratives.
- Demandes de bourses : l’analyse de la déclaration socio-économique, les résultats des évaluations et le justificatif lui-même peuvent être validés électroniquement, sans papier.
L’utilisation de la signature électronique réduit drastiquement la consommation de papier et de cartouches d’imprimante, tout en augmentant significativement la productivité du personnel des établissements d’enseignement.
Avertissement : ce témoignage de réussite a été initialement produit et publié par Signaturit. Suite à l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus représenter les offres ou résultats actuels.