Sta diventando una pratica comune nel settore educativo ridisegnare i processi con nuove tecnologie per ridurre i costi ed eliminare gli adempimenti burocratici. L’utilizzo della firma elettronica di Namirial è una di queste innovazioni introdotte presso l’Università Autonoma di Barcellona (UAB), il cui obiettivo principale era digitalizzare la firma delle convenzioni di tirocinio degli studenti.
2.500
convenzioni di tirocinio gestite ogni anno accademico
6
mesi per completare l’integrazione
Top 13
posizione nella classifica Young University (THE)
Università Autonoma di Barcellona: un esempio di innovazione digitale nell’istruzione universitaria
Attualmente, la società sta vivendo un momento decisivo di trasformazioni sociali e tecnologiche che rappresentano una sfida per il settore educativo. In questo nuovo contesto, si rende necessario modificare sia le modalità di insegnamento sia il tradizionale percorso sequenziale tra studi e lavoro, e quindi anche i processi di gestione che collegano gli studenti all’università e al mondo del lavoro.
L’Università Autonoma di Barcellona (UAB), fondata nel 1968, è un’università pubblica con diversi centri didattici a Barcellona e in altre città come Sabadell, Sant Cugat del Vallès e Manresa. È una delle istituzioni più prestigiose secondo gli studi internazionali, posizionandosi nella Top 13 della classifica Young University Rankings elaborata da Times Higher Education tra le università di tutto il mondo con non più di 50 anni di vita.
L’UAB fa inoltre parte del progetto “European University”, un’iniziativa della Commissione Europea che mira a costruire strutture universitarie transnazionali con la partecipazione dell’industria, delle organizzazioni pubbliche, della società e degli studenti attuali e futuri. Rivedere i propri processi interni per offrire costantemente un valore aggiunto che consolidi la propria reputazione è quindi un obiettivo prioritario per l’istituzione.
La sfida: digitalizzare le convenzioni di tirocinio
Come spiega Vicenç Sellés Martínez, Direttore del Servei d’Ocupabilitat dell’UAB, l’università ha individuato un problema nella gestione dei documenti delle convenzioni di tirocinio extracurriculare, circa 2.500 documenti per ogni anno accademico. Le persone coinvolte — sia studenti sia aziende e istituzioni — percepivano questo processo come obsoleto, tedioso e complicato.
I motivi principali che hanno spinto l’UAB a cercare uno strumento di firma elettronica sono stati: la digitalizzazione del processo di redazione e firma delle convenzioni, la semplificazione del processo di firma, l’eliminazione della carta, la sicurezza nella conservazione dei documenti, il corretto impiego delle risorse e l’immagine dell’università.
La soluzione: la firma elettronica di Namirial
Per riuscire a formalizzare la firma delle convenzioni di tirocinio in modo soddisfacente da parte di tutti i firmatari (studenti, aziende e università), per l’UAB era chiaro che la soluzione migliore fosse integrare uno strumento di firma elettronica che rendesse l’intero processo digitale senza rinunciare alla sicurezza giuridica.
Secondo Vicenç Sellés, per l’UAB era imprescindibile digitalizzare questo processo con piena sicurezza giuridica, poiché, trattandosi di un’università pubblica, uno dei requisiti della soluzione scelta era il rispetto della Legge 39/2015 sul procedimento amministrativo comune delle pubbliche amministrazioni.
“Abbiamo ridotto il tempo di firma a pochi minuti e non ci sono più perdite di documenti né firme dimenticate. Inoltre, la soddisfazione da parte degli utenti è molto elevata.”
— Vicenç Sellés Martínez, Direttore del Servei d’Ocupabilitat dell’UAB
Dopo aver valutato i diversi strumenti di firma elettronica già presenti sul mercato, l’UAB ha deciso di scegliere la soluzione di firma elettronica avanzata di Namirial per tre motivi fondamentali: la qualità del servizio, la rapidità di implementazione della soluzione e l’affidabilità e legalità della stessa. Dopo aver preso la decisione, l’integrazione è stata realizzata in soli 6 mesi, accompagnati in ogni fase dal team tecnico per risolvere ogni dubbio.
L’UAB ha raccomandato in diversi forum a tutte le università del Sistema Universitari Català i servizi di Namirial per la semplificazione del processo di firma, la sicurezza e la conservazione dei documenti, e l’universalità della firma.
Altri utilizzi della firma elettronica nel settore educativo
Sono molti i casi d’uso in cui le università e altri istituti scolastici possono integrare la firma elettronica, oltre alla firma delle convenzioni di tirocinio:
- Iscrizione dei nuovi studenti: ricevute di iscrizione, conferme di inserimento nelle materie e altri documenti correlati possono essere firmati da remoto, riducendo i tempi di gestione e l’invio della documentazione.
- Documenti di ricerca accademica o contratti del personale: richieste di borse di iniziazione scientifica, contratti post-laurea, consulenti o docenti temporanei possono essere gestiti in digitale, riducendo il consumo di carta e garantendo un iter documentale sicuro.
- Verbali di esame: l’elevato volume di esami e valutazioni può essere gestito con pochi clic, evitando lo smarrimento delle richieste e i ritardi in altre attività amministrative.
- Domande di borsa di studio: l’analisi della dichiarazione socioeconomica, il rendimento nelle valutazioni e la stessa ricevuta possono essere validati elettronicamente, senza bisogno di carta.
L’utilizzo della firma elettronica riduce drasticamente il consumo di carta e cartucce per stampanti, oltre a incrementare significativamente la produttività del personale delle istituzioni educative.
Disclaimer: questo caso di successo è stato originariamente prodotto e pubblicato da Signaturit. In seguito all’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitato sul sito web di Namirial a scopo di archivio e informazione. I risultati, i dati, il brand e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rappresentare più le offerte o i risultati attuali.