Es wird zur gängigen Praxis im Bildungssektor, Prozesse mit neuen Technologien neu zu gestalten, um Kosten zu senken und bürokratische Vorgänge zu eliminieren. Der Einsatz der elektronischen Signatur von Namirial ist eine dieser Verbesserungen, die an der Autonomen Universität Barcelona (UAB) eingeführt wurden. Der Hauptfokus lag dabei auf der Digitalisierung der Unterzeichnung von Praktikumsvereinbarungen der Studierenden.
2.500
Praktikumsvereinbarungen pro akademischem Jahr
6
Monate bis zum Abschluss der Integration
Top 13
Platzierung im Young University Ranking (THE)
Autonome Universität Barcelona: ein Beispiel für digitale Innovation in der Hochschulbildung
Die Gesellschaft durchlebt derzeit einen entscheidenden Moment sozialer und technologischer Umbrüche, die eine Herausforderung für den Bildungssektor darstellen. In diesem neuen Kontext ist es notwendig, sowohl die Lehrmethoden als auch den traditionellen sequenziellen Weg zwischen Studium und Beruf zu überdenken – und damit auch die Verwaltungsprozesse, die Studierende mit der Universität und der Arbeitswelt verbinden.
Die Autonome Universität Barcelona (UAB), gegründet 1968, ist eine öffentliche Universität mit verschiedenen Lehrzentren in Barcelona und anderen Städten wie Sabadell, Sant Cugat del Vallès und Manresa. Sie zählt laut internationalen Studien zu den renommiertesten Institutionen und belegt einen Platz in den Top 13 des Young University Rankings, das von Times Higher Education unter weltweiten Universitäten mit einem Alter von bis zu 50 Jahren erstellt wird.
Die UAB ist zudem Teil des Projekts „European University“, einer Initiative der Europäischen Kommission, die transnationale Universitätsstrukturen unter Beteiligung von Industrie, öffentlichen Organisationen, der Gesellschaft sowie aktuellen und zukünftigen Studierenden aufbauen möchte. Die Überprüfung ihrer internen Prozesse, um jederzeit einen Mehrwert zu bieten, der ihren guten Ruf sichert, ist daher ein vorrangiges Ziel der Institution.
Die Herausforderung: Digitalisierung der Praktikumsvereinbarungen
Wie Vicenç Sellés Martínez, Direktor des Servei d’Ocupabilitat der UAB, erläutert, stellte die Universität ein Problem bei der Verwaltung der Dokumente für außerschulische Praktikumsvereinbarungen fest – rund 2.500 Dokumente pro akademischem Jahr. Die Beteiligten – sowohl Studierende als auch Unternehmen und Institutionen – empfanden diesen Prozess als veraltet, mühsam und kompliziert.
Die Hauptgründe, die die UAB dazu veranlassten, nach einem Tool für elektronische Signaturen zu suchen, waren: die Digitalisierung des Erstellungs- und Unterzeichnungsprozesses der Vereinbarungen, die Vereinfachung des Unterzeichnungsprozesses, der Verzicht auf Papier, die Sicherheit bei der Aufbewahrung der Dokumente, der angemessene Ressourceneinsatz und das Image der Universität.
Die Lösung: die elektronische Signatur von Namirial
Um die Unterzeichnung der Praktikumsvereinbarungen durch alle Unterzeichner (Studierende, Unternehmen und Universität) erfolgreich zu formalisieren, war der UAB klar, dass die beste Lösung darin bestand, ein Tool für elektronische Signaturen zu integrieren, das den gesamten Prozess digital gestaltet, ohne dabei auf Rechtssicherheit zu verzichten.
Laut Vicenç Sellés war es für die UAB unerlässlich, diesen Prozess mit voller Rechtssicherheit zu digitalisieren, da es sich um eine öffentliche Universität handelt und eine der Anforderungen an die gewählte Lösung die Einhaltung des Gesetzes 39/2015 über das gemeinsame Verwaltungsverfahren der öffentlichen Verwaltungen war.
„Wir haben die Unterzeichnungszeit auf wenige Minuten reduziert, und es gibt weder verlorene Dokumente noch vergessene Unterschriften. Zudem ist die Zufriedenheit der Nutzer sehr hoch.“
— Vicenç Sellés Martínez, Direktor des Servei d’Ocupabilitat der UAB
Nach der Bewertung der verschiedenen bereits auf dem Markt verfügbaren Tools für elektronische Signaturen entschied sich die UAB aus drei wesentlichen Gründen für die fortgeschrittene elektronische Signaturlösung von Namirial: die Qualität des Dienstes, die Schnelligkeit der Implementierung und die Zuverlässigkeit sowie Rechtmäßigkeit der Lösung. Nach der Entscheidung wurde die Integration in nur 6 Monaten umgesetzt, wobei das technische Team stets zur Klärung offener Fragen zur Verfügung stand.
Die UAB hat auf verschiedenen Foren allen Universitäten des Sistema Universitari Català die Dienste von Namirial empfohlen – aufgrund der Vereinfachung des Unterzeichnungsprozesses, der Sicherheit und Aufbewahrung der Dokumente sowie der universellen Gültigkeit der Signatur.
Weitere Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Signatur im Bildungssektor
Es gibt viele Anwendungsfälle, in denen Universitäten und andere Bildungseinrichtungen die elektronische Signatur einsetzen können, über die Praktikumsvereinbarungen hinaus:
- Immatrikulation neuer Studierender: Immatrikulationsbescheinigungen, Bestätigungen der Kurseinschreibung und andere zugehörige Dokumente können aus der Ferne unterzeichnet werden, was die Bearbeitungszeit und den Versand von Dokumenten reduziert.
- Dokumente akademischer Forschung oder Personalverträge: Anträge auf Forschungsstipendien, Postgraduierten-Verträge, Berater oder befristete Lehrkräfte können digital verwaltet werden, wodurch der Papierverbrauch reduziert und eine sichere Dokumentenverarbeitung gewährleistet wird.
- Notenprotokolle: das hohe Aufkommen an Prüfungen und Bewertungen lässt sich mit wenigen Klicks verwalten, wodurch verlorene Anträge und Verzögerungen bei anderen Verwaltungsaufgaben vermieden werden.
- Stipendienanträge: die Prüfung der sozioökonomischen Erklärung, die Bewertungsleistung sowie der Nachweis selbst können elektronisch validiert werden, ganz ohne Papier.
Der Einsatz der elektronischen Signatur reduziert den Verbrauch von Papier und Druckerpatronen drastisch und steigert zudem deutlich die Produktivität der Mitarbeitenden von Bildungseinrichtungen.
Haftungsausschluss: diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Namirial-Website gehostet. Die Ergebnisse, Zahlen, Markenangaben und Produktverweise spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und stellen möglicherweise nicht mehr die aktuellen Angebote oder Ergebnisse dar.