VIVEA, un fond francez dedicat formării profesioniștilor din sectorul agricol, a transformat gestionarea a 32.000 de cereri anuale cu sprijinul Ricoh, DocuWare și Namirial. Prin integrarea semnăturii electronice și a gestionării documentelor în cloud, organizația și-a simplificat procesele administrative, a îmbunătățit trasabilitatea, a redus costurile și a sporit eficiența și sustenabilitatea întregului ciclu de gestionare a finanțării formării profesionale.
Într-un sector agricol care se confruntă cu provocările generate de schimbările climatice, tranziția ecologică și schimbul generațional, formarea reprezintă un instrument esențial pentru asigurarea sustenabilității exploatațiilor agricole. VIVEA, fondul francez pentru formarea managerilor de exploatații agricole, joacă un rol fundamental în finanțarea formării a mii de profesioniști: numai în 2022, a permis formarea a 150.000 de agricultori prin intermediul a 32.000 de cereri de finanțare.
Având în vedere volumul ridicat de dosare, gestionarea convențiilor și a certificatelor devenise un proces complex și costisitor. Pentru a răspunde așteptărilor organismelor de formare în ceea ce privește rapiditatea și trasabilitatea și, în același timp, pentru a respecta cerințele achizițiilor publice, VIVEA a decis să își digitalizeze procesele.
Provocarea
Gestionarea cererilor de formare și de finanțare reprezenta o sarcină administrativă și operațională semnificativă. În fiecare an, VIVEA trebuia să proceseze un număr mare de convenții-cadru, convenții de finanțare și certificate de finalizare a cursurilor, ceea ce genera următoarele dificultăți:
- Procese bazate pe hârtie, lente și dependente de trimiterile poștale.
- Trasabilitate redusă și dificultăți în garantarea conformității cu reglementările.
- Așteptări ridicate din partea organismelor de formare în ceea ce privește rapiditatea și simplitatea.
- Necesitatea de a respecta cerințele achizițiilor publice.
Soluția
Cu sprijinul Ricoh France, partener tehnologic specializat în transformare digitală, VIVEA a integrat DocuWare, o platformă cloud pentru gestionarea documentelor, cu soluția de semnătură electronică Namirial.
- Integrarea semnăturii electronice direct în extranetul VIVEA destinat organismelor de formare.
- Centralizarea și automatizarea gestionării documentelor prin DocuWare.
- Oferirea unui proces de semnare optimizat, care poate fi finalizat de oriunde în doar trei clicuri.
„Integrarea semnăturii electronice cu DocuWare a fost simplă și a generat un randament excelent al investiției și un nivel foarte ridicat de satisfacție. În mai puțin de un an, semnătura electronică a devenit o componentă esențială a activității noastre.”
— William Laksimi, Manager Sisteme Informatice la VIVEA
Rezultatele
Digitalizarea întregului proces a adus beneficii imediate pentru VIVEA:
- 3.200 de convenții-cadru semnate electronic în fiecare an.
- 32.750 de convenții de finanțare semnate digital în fiecare an.
- Reducerea timpilor și a costurilor atât pentru VIVEA, cât și pentru organismele de formare.
- Simplificarea activităților administrative zilnice și eliminarea operațiunilor repetitive.
- Reducerea consumului de hârtie și a impactului asupra mediului.
Un parteneriat tehnologic care consolidează eficiența și sustenabilitatea în formarea profesională
Acest proiect demonstrează modul în care colaborarea dintre VIVEA, Ricoh France, DocuWare și Namirial a transformat un proces administrativ complex într-un flux de lucru digital mai rapid, mai sigur și mai sustenabil. Inițiativa a îmbunătățit experiența organismelor de formare, a crescut eficiența operațională și a contribuit la obiectivele de sustenabilitate ale organizației.
Experiența VIVEA demonstrează că transformarea digitală, susținută de parteneriate tehnologice solide, poate transforma un proces administrativ complex într-un avantaj competitiv de durată.
Doriți să vă ajutați clienții să își digitalizeze procesele administrative cu soluții de semnătură electronică și gestionare a documentelor? Descoperiți cum îi putem sprijini în transformarea lor digitală.
Declinare de responsabilitate: acest studiu de caz a fost creat și publicat inițial de Signaturit. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, acesta este publicat acum pe site-ul Namirial exclusiv în scop informativ și de arhivare. Rezultatele, datele, mărcile și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai corespundă ofertelor sau rezultatelor actuale.