VIVEA, ein französischer Fonds für die Weiterbildung von Fachkräften im Agrarsektor, hat gemeinsam mit Ricoh, DocuWare und Namirial die Verwaltung von jährlich 32.000 Anträgen transformiert. Durch die Integration elektronischer Signaturen und cloudbasierten Dokumentenmanagements konnte die Organisation ihre Verwaltungsprozesse vereinfachen, die Nachverfolgbarkeit verbessern, Kosten senken und die Effizienz sowie Nachhaltigkeit des gesamten Prozesses zur Verwaltung von Weiterbildungsfinanzierungen steigern.
In einem Agrarsektor, der vor den Herausforderungen des Klimawandels, des ökologischen Wandels und des Generationenwechsels steht, ist Weiterbildung ein entscheidender Hebel, um die Zukunftsfähigkeit landwirtschaftlicher Betriebe zu sichern. VIVEA, der französische Weiterbildungsfonds für landwirtschaftliche Betriebsleiter, spielt eine zentrale Rolle bei der Finanzierung der Weiterbildung Tausender Fachkräfte: Allein 2022 ermöglichte VIVEA 150.000 Landwirten die Teilnahme an Weiterbildungen über 32.000 Finanzierungsanträge.
Angesichts dieses hohen Vorgangsvolumens war die Verwaltung von Vereinbarungen und Bescheinigungen zu einem komplexen und kostenintensiven Prozess geworden. Um den Erwartungen der Bildungsanbieter hinsichtlich Geschwindigkeit und Nachverfolgbarkeit gerecht zu werden und gleichzeitig die Anforderungen des öffentlichen Beschaffungswesens einzuhalten, entschied sich VIVEA für die Digitalisierung seiner Prozesse.
Die Herausforderung
Die Verwaltung der Weiterbildungs- und Finanzierungsanträge stellte eine erhebliche administrative und operative Belastung dar. Jedes Jahr musste VIVEA eine große Anzahl von Rahmenvereinbarungen, Finanzierungsvereinbarungen und Bescheinigungen über den Abschluss von Weiterbildungen bearbeiten. Daraus ergaben sich folgende Herausforderungen:
- Langsame papierbasierte Prozesse, die von postalischen Sendungen abhängig waren.
- Begrenzte Nachverfolgbarkeit und Schwierigkeiten bei der Gewährleistung der regulatorischen Compliance.
- Hohe Erwartungen der Bildungsanbieter in Bezug auf Geschwindigkeit und Einfachheit.
- Die Notwendigkeit, die Anforderungen des öffentlichen Beschaffungswesens zu erfüllen.
Die Lösung
Mit Unterstützung von Ricoh France, einem auf digitale Transformation spezialisierten Technologiepartner, integrierte VIVEA DocuWare, eine cloudbasierte Plattform für Dokumentenmanagement, mit der elektronischen Signaturlösung von Namirial.
- Integration der elektronischen Signatur direkt in das VIVEA-Extranet für Bildungsanbieter.
- Zentralisierung und Automatisierung des Dokumentenmanagements mit DocuWare.
- Bereitstellung eines optimierten Signaturprozesses, der von überall aus mit nur drei Klicks abgeschlossen werden kann.
„Die Integration der elektronischen Signatur mit DocuWare war unkompliziert und hat einen hervorragenden Return on Investment sowie eine sehr hohe Zufriedenheit erzielt. In weniger als einem Jahr ist die elektronische Signatur zu einem wesentlichen Bestandteil unserer Tätigkeit geworden.“
— William Laksimi, Leiter Informationssysteme bei VIVEA
Die Ergebnisse
Die Digitalisierung des gesamten Prozesses brachte VIVEA unmittelbar messbare Vorteile:
- 3.200 Rahmenvereinbarungen werden jedes Jahr elektronisch unterzeichnet.
- 32.750 Finanzierungsvereinbarungen werden jedes Jahr digital unterzeichnet.
- Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Kosten sowohl für VIVEA als auch für die Bildungsanbieter.
- Vereinfachung der täglichen Verwaltungsaufgaben und Wegfall wiederkehrender manueller Tätigkeiten.
- Weniger Papierverbrauch und geringere Umweltbelastung.
Eine Technologiepartnerschaft für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit in der beruflichen Weiterbildung
Dieses Projekt zeigt, wie die Zusammenarbeit zwischen VIVEA, Ricoh France, DocuWare und Namirial einen komplexen Verwaltungsprozess in einen schnelleren, sichereren und nachhaltigeren digitalen Workflow verwandelt hat. Die Initiative verbesserte die Erfahrung der Bildungsanbieter, steigerte die operative Effizienz und unterstützte die Nachhaltigkeitsziele der Organisation.
Die Erfahrung von VIVEA zeigt, dass die digitale Transformation, gestützt auf starke Technologiepartnerschaften, einen komplexen Verwaltungsprozess in einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil verwandeln kann.
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Haftungsausschluss: Diese Success Story wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun ausschließlich zu Informations- und Archivierungszwecken auf der Website von Namirial veröffentlicht. Die dargestellten Ergebnisse, Daten, Marken und Produktreferenzen spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und entsprechen möglicherweise nicht mehr den aktuellen Angeboten oder Ergebnissen.