VIVEA, fondo francés que financia la formación de miles de profesionales agrícolas, ha transformado la gestión de 32.000 solicitudes anuales con el apoyo de Ricoh, DocuWare y Signaturit Group. La integración de la firma electrónica y la gestión documental en la nube ha permitido simplificar procesos, reducir costes y mejorar la trazabilidad, impulsando la sostenibilidad y la eficiencia en todo el ciclo de financiación formativa.
En un sector agrícola que afronta retos de cambio climático, transición ecológica y renovación generacional, la formación es clave para garantizar la sostenibilidad de las explotaciones. VIVEA, fondo de seguros para gestores de fincas en Francia, desempeña un papel esencial financiando la capacitación de miles de profesionales: solo en 2022 facilitó la formación de 150.000 agricultores mediante 32.000 solicitudes de financiación.
Con semejante volumen, la gestión de convenios y certificados se convirtió en un proceso complejo y costoso. Para responder a las expectativas de rapidez y trazabilidad de sus proveedores de formación, y cumplir con los requisitos de la contratación pública, VIVEA decidió dar un paso estratégico hacia la desmaterialización de sus flujos de trabajo.
El reto
La gestión de solicitudes de formación y de financiación suponía una gran complejidad administrativa y operativa. VIVEA debía tramitar convenios marco anuales, convenios de financiación y certificados de aprovechamiento formativo en un volumen muy elevado, lo que se traducía en:
- Procesos lentos basados en papel y mensajería.
- Escasa trazabilidad y dificultad para garantizar el cumplimiento normativo.
- Altas expectativas de sus proveedores de formación en cuanto a agilidad y sencillez.
- Necesidad de adaptarse a los requisitos de contratación pública.
La solución
Con el apoyo de Ricoh Francia, socio tecnológico especializado en transformación digital, VIVEA apostó por integrar DocuWare, plataforma de gestión documental en la nube, con la firma electrónica de Validated ID, ahora parte de Signaturit Group. :contentReference[oaicite:0]{index=0}
- Integrar la firma electrónica directamente en la extranet de VIVEA para los organismos de formación.
- Centralizar y automatizar la gestión documental mediante DocuWare.
- Ofrecer un proceso de firma optimizado, completado en solo tres clics desde cualquier lugar.
«La integración de la firma electrónica con DocuWare fue un proceso sencillo que ha generado un alto retorno y un gran nivel de satisfacción. En menos de un año, la firma electrónica se ha convertido en una parte fundamental de nuestra actividad.»
— William Laksimi, Information Systems Manager de VIVEA
Resultados
La digitalización de todo el proceso permitió a VIVEA obtener beneficios inmediatos:
- 3.200 convenios marco firmados electrónicamente cada año.
- 32.750 convenios de financiación firmados digitalmente cada año.
- Reducción de tiempos y costes tanto para VIVEA como para los organismos de formación.
- Simplificación de las tareas administrativas y eliminación de procesos repetitivos.
- Reducción del consumo de papel y de la huella medioambiental.
Una alianza tecnológica que impulsa la eficiencia y la sostenibilidad en la formación profesional
El proyecto demuestra cómo la colaboración entre VIVEA, Ricoh France, DocuWare y Signaturit Group ha permitido transformar un proceso administrativo complejo en un flujo de trabajo digital mucho más ágil, seguro y sostenible. La iniciativa ha mejorado la experiencia de los organismos de formación, incrementado la eficiencia operativa y contribuido a los objetivos de sostenibilidad de la organización.
La experiencia de VIVEA pone de manifiesto que la transformación digital, apoyada en alianzas tecnológicas sólidas, puede convertir un proceso administrativo complejo en una ventaja competitiva duradera.
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Aviso legal: este caso de éxito fue creado y publicado originalmente por Signaturit. Tras la integración de Signaturit en el Grupo Namirial, ahora se publica en el sitio web de Namirial únicamente con fines informativos y de archivo. Los resultados, datos, marcas y referencias de productos presentados reflejan la experiencia del cliente en el momento de la publicación original y es posible que ya no representen las ofertas o los resultados actuales.