A VIVEA, um fundo francês dedicado à formação de profissionais do setor agrícola, transformou a gestão de 32.000 solicitações anuais com o apoio da Ricoh, da DocuWare e da Namirial. Ao integrar a assinatura eletrônica e a gestão de documentos na nuvem, a organização simplificou seus processos administrativos, melhorou a rastreabilidade, reduziu custos e aumentou a eficiência e a sustentabilidade de todo o ciclo de gestão do financiamento da formação profissional.
Em um setor agrícola que enfrenta os desafios das mudanças climáticas, da transição ecológica e da renovação geracional, a formação representa uma ferramenta essencial para garantir a sustentabilidade das propriedades rurais. A VIVEA, fundo francês para a formação de gestores de propriedades agrícolas, desempenha um papel fundamental no financiamento da capacitação de milhares de profissionais: somente em 2022, possibilitou a formação de 150.000 agricultores por meio de 32.000 solicitações de financiamento.
Diante do elevado volume de processos, a gestão de acordos e certificados havia se tornado complexa e dispendiosa. Para atender às expectativas das entidades de formação em termos de rapidez e rastreabilidade e, ao mesmo tempo, cumprir os requisitos das contratações públicas, a VIVEA decidiu digitalizar seus processos.
O desafio
A gestão das solicitações de formação e financiamento representava uma carga administrativa e operacional significativa. Todos os anos, a VIVEA precisava processar um grande número de acordos-quadro, acordos de financiamento e certificados de conclusão de cursos, o que gerava as seguintes dificuldades:
- Processos baseados em papel, lentos e dependentes de envios postais.
- Rastreabilidade limitada e dificuldades para garantir a conformidade regulatória.
- Altas expectativas das entidades de formação em relação à rapidez e simplicidade.
- Necessidade de cumprir os requisitos das contratações públicas.
A solução
Com o apoio da Ricoh France, parceira tecnológica especializada em transformação digital, a VIVEA integrou a DocuWare, uma plataforma de gestão de documentos na nuvem, à solução de assinatura eletrônica da Namirial.
- Integração da assinatura eletrônica diretamente à extranet da VIVEA destinada às entidades de formação.
- Centralização e automatização da gestão de documentos com a DocuWare.
- Disponibilização de um processo de assinatura otimizado, que pode ser concluído de qualquer lugar em apenas três cliques.
“A integração da assinatura eletrônica com a DocuWare foi simples e gerou um excelente retorno sobre o investimento e um nível muito elevado de satisfação. Em menos de um ano, a assinatura eletrônica se tornou um componente essencial das nossas atividades.”
— William Laksimi, Gerente de Sistemas de Informação da VIVEA
Os resultados
A digitalização de todo o processo proporcionou benefícios imediatos para a VIVEA:
- 3.200 acordos-quadro assinados eletronicamente todos os anos.
- 32.750 acordos de financiamento assinados digitalmente todos os anos.
- Redução do tempo e dos custos tanto para a VIVEA quanto para as entidades de formação.
- Simplificação das atividades administrativas diárias e eliminação de tarefas repetitivas.
- Redução do consumo de papel e do impacto ambiental.
Uma parceria tecnológica que fortalece a eficiência e a sustentabilidade na formação profissional
Este projeto demonstra como a colaboração entre VIVEA, Ricoh France, DocuWare e Namirial transformou um processo administrativo complexo em um fluxo de trabalho digital mais rápido, seguro e sustentável. A iniciativa melhorou a experiência das entidades de formação, aumentou a eficiência operacional e contribuiu para os objetivos de sustentabilidade da organização.
A experiência da VIVEA demonstra que a transformação digital, apoiada por sólidas parcerias tecnológicas, pode transformar um processo administrativo complexo em uma vantagem competitiva duradoura.
Quer ajudar seus clientes a digitalizar seus processos administrativos com soluções de assinatura eletrônica e gestão de documentos? Descubra como podemos apoiar essa transformação.
Isenção de responsabilidade: este caso de sucesso foi originalmente criado e publicado pela Signaturit. Após a integração da Signaturit ao Grupo Namirial, ele passou a ser publicado no site da Namirial exclusivamente para fins informativos e de arquivo. Os resultados, dados, marcas e referências a produtos apresentados refletem a experiência do cliente no momento da publicação original e podem não representar mais as ofertas ou os resultados atuais.