VIVEA, fonds français dédié à la formation des professionnels du secteur agricole, a transformé la gestion de 32 000 demandes annuelles grâce à Ricoh, DocuWare et Signaturit Group. En intégrant la signature électronique et la gestion documentaire dans le cloud, l’organisme a simplifié ses processus administratifs, renforcé la traçabilité, réduit les coûts et amélioré l’efficacité ainsi que la durabilité de l’ensemble du cycle de gestion des financements de formation.
Dans un secteur agricole confronté aux défis du changement climatique, de la transition écologique et du renouvellement des générations, la formation constitue un levier essentiel pour assurer la pérennité des exploitations. VIVEA, fonds d’assurance formation des chefs d’exploitation agricole en France, joue un rôle majeur en finançant la formation de milliers de professionnels : en 2022, il a permis à 150 000 agriculteurs de se former grâce à 32 000 demandes de financement.
Avec un tel volume de dossiers, la gestion des conventions et des attestations était devenue un processus complexe et coûteux. Afin de répondre aux attentes des organismes de formation en matière de rapidité et de traçabilité, tout en respectant les exigences des marchés publics, VIVEA a choisi d’engager la digitalisation de ses processus.
Le défi
La gestion des demandes de formation et de financement représentait une charge administrative et opérationnelle importante. Chaque année, VIVEA devait traiter un grand nombre de conventions-cadres, de conventions de financement et d’attestations de fin de formation, ce qui entraînait :
- Des processus papier lents, dépendants des envois postaux.
- Un manque de traçabilité et des difficultés à garantir la conformité réglementaire.
- Des attentes élevées des organismes de formation en matière de rapidité et de simplicité.
- La nécessité de répondre aux exigences des marchés publics.
La solution
Avec le soutien de Ricoh France, partenaire technologique spécialisé dans la transformation numérique, VIVEA a intégré DocuWare, plateforme cloud de gestion documentaire, avec la solution de signature électronique de Validated ID, aujourd’hui intégrée au Signaturit Group.
- Intégrer la signature électronique directement dans l’extranet VIVEA destiné aux organismes de formation.
- Centraliser et automatiser la gestion documentaire grâce à DocuWare.
- Proposer un parcours de signature optimisé, réalisable en trois clics seulement, depuis n’importe où.
« L’intégration de la signature électronique avec DocuWare a été simple et a généré un excellent retour sur investissement ainsi qu’un très haut niveau de satisfaction. En moins d’un an, la signature électronique est devenue un élément essentiel de notre activité. »
— William Laksimi, Responsable des systèmes d’information de VIVEA
Les résultats
La digitalisation de l’ensemble du processus a permis à VIVEA d’obtenir des bénéfices immédiats :
- 3 200 conventions-cadres signées électroniquement chaque année.
- 32 750 conventions de financement signées numériquement chaque année.
- Réduction des délais et des coûts pour VIVEA comme pour les organismes de formation.
- Simplification des tâches administratives quotidiennes et suppression des opérations répétitives.
- Réduction de l’utilisation du papier et de l’empreinte environnementale.
Une alliance technologique qui renforce l’efficacité et la durabilité de la formation professionnelle
Ce projet montre comment la collaboration entre VIVEA, Ricoh France, DocuWare et Namirial a permis de transformer un processus administratif complexe en un parcours numérique plus rapide, plus sécurisé et plus durable. L’initiative a amélioré l’expérience des organismes de formation, accru l’efficacité opérationnelle et contribué aux objectifs de durabilité de l’organisation.
L’expérience de VIVEA démontre que la transformation numérique, soutenue par de solides partenariats technologiques, peut convertir une activité administrative complexe en un avantage concurrentiel durable.
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Avertissement : cette success story a été initialement créée et publiée par Signaturit. À la suite de l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, elle est désormais publiée sur le site web de Namirial à des fins d’information et d’archivage. Les résultats, données, marques et références produits présentés reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus correspondre aux offres ou aux résultats actuels.