VIVEA, fondo francese dedicato alla formazione dei professionisti del settore agricolo, ha trasformato la gestione di 32.000 richieste annuali grazie a Ricoh, DocuWare e Namirial. Integrando la firma elettronica e la gestione documentale nel cloud, l’organizzazione ha semplificato i processi amministrativi, rafforzato la tracciabilità, ridotto i costi e migliorato l’efficienza e la sostenibilità dell’intero ciclo di gestione dei finanziamenti per la formazione.
In un settore agricolo che affronta le sfide del cambiamento climatico, della transizione ecologica e del ricambio generazionale, la formazione rappresenta una leva essenziale per garantire la sostenibilità delle aziende agricole. VIVEA, fondo assicurativo per la formazione dei responsabili delle aziende agricole in Francia, svolge un ruolo fondamentale finanziando la formazione di migliaia di professionisti: nel 2022 ha consentito a 150.000 agricoltori di formarsi attraverso 32.000 richieste di finanziamento.
Con un volume così elevato di pratiche, la gestione delle convenzioni e degli attestati era diventata un processo complesso e costoso. Per rispondere alle aspettative degli enti di formazione in termini di rapidità e tracciabilità, rispettando al tempo stesso i requisiti degli appalti pubblici, VIVEA ha scelto di avviare la digitalizzazione dei propri processi.
La sfida
La gestione delle richieste di formazione e di finanziamento rappresentava un notevole carico amministrativo e operativo. Ogni anno VIVEA doveva elaborare un elevato numero di convenzioni quadro, convenzioni di finanziamento e attestati di completamento della formazione, con le seguenti criticità:
- Processi cartacei lenti e dipendenti dagli invii postali.
- Scarsa tracciabilità e difficoltà nel garantire la conformità normativa.
- Elevate aspettative degli enti di formazione in termini di rapidità e semplicità.
- Necessità di soddisfare i requisiti degli appalti pubblici.
La soluzione
Con il supporto di Ricoh France, partner tecnologico specializzato nella trasformazione digitale, VIVEA ha integrato DocuWare, piattaforma cloud per la gestione documentale, con la soluzione di firma elettronica di Namirial.
- Integrare la firma elettronica direttamente nell’extranet VIVEA destinata agli enti di formazione.
- Centralizzare e automatizzare la gestione documentale grazie a DocuWare.
- Offrire un processo di firma ottimizzato, completabile in soli tre clic da qualsiasi luogo.
«L’integrazione della firma elettronica con DocuWare è stata semplice e ha generato un eccellente ritorno sull’investimento e un livello di soddisfazione molto elevato. In meno di un anno, la firma elettronica è diventata una componente essenziale della nostra attività.»
— William Laksimi, Responsabile dei sistemi informativi di VIVEA
I risultati
La digitalizzazione dell’intero processo ha consentito a VIVEA di ottenere benefici immediati:
- 3.200 convenzioni quadro firmate elettronicamente ogni anno.
- 32.750 convenzioni di finanziamento firmate digitalmente ogni anno.
- Riduzione dei tempi e dei costi sia per VIVEA sia per gli enti di formazione.
- Semplificazione delle attività amministrative quotidiane ed eliminazione delle operazioni ripetitive.
- Riduzione del consumo di carta e dell’impatto ambientale.
Un’alleanza tecnologica che rafforza efficienza e sostenibilità nella formazione professionale
Questo progetto dimostra come la collaborazione tra VIVEA, Ricoh France, DocuWare e Namirial abbia trasformato un processo amministrativo complesso in un flusso di lavoro digitale più rapido, sicuro e sostenibile. L’iniziativa ha migliorato l’esperienza degli enti di formazione, aumentato l’efficienza operativa e contribuito agli obiettivi di sostenibilità dell’organizzazione.
L’esperienza di VIVEA dimostra che la trasformazione digitale, supportata da solide partnership tecnologiche, può trasformare un processo amministrativo complesso in un vantaggio competitivo duraturo.
Vuoi aiutare i tuoi clienti a digitalizzare i processi amministrativi con soluzioni di firma elettronica e gestione documentale? Scopri come possiamo accompagnare la loro trasformazione.
Disclaimer: questo caso di successo è stato originariamente creato e pubblicato da Signaturit. A seguito dell’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora pubblicato sul sito web di Namirial esclusivamente a scopo informativo e di archivio. I risultati, i dati, i marchi e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rappresentare più le offerte o i risultati attuali.