Parc Sanitari Sant Joan de Déu a digitalizat procesul de semnare a contractelor de muncă cu semnătura electronică Namirial, integrată cu Integrho prin intermediul Peakway. Rezultatul: procese HR mai rapide, fără hârtie și cu deplină valoare juridică.
Parc Sanitari Sant Joan de Déu, una dintre instituțiile de referință în domeniul sănătății și sănătății mintale, cu peste 2.300 de profesioniști, a făcut un pas decisiv în transformarea sa digitală prin implementarea soluției de semnătură electronică Namirial, integrată în sistemul său de management al resurselor umane Integrho, cu sprijinul partenerului tehnologic Peakway.
Prin această implementare, organizația a digitalizat semnarea contractelor de muncă și a documentelor interne, eliminând procesele manuale și reducând drastic timpii de procesare. Rezultatul: eficiență sporită, sustenabilitate și satisfacție mai mare pentru angajați și echipele HR.
Provocarea
Desfășurându-și activitatea 24 de ore pe zi, 365 de zile pe an, Parc Sanitari Sant Joan de Déu trebuia să gestioneze un volum mare de documente HR, inclusiv contracte de muncă, reînnoiri, state de plată și declarații, care în mod tradițional necesitau semnături în persoană.
Departamentul de Resurse Umane se confrunta cu două provocări principale:
- Un volum mare de documente în așteptarea semnării, care întârzia procesul de integrare și reînnoire a contractelor.
- O arhivă fizică în continuă creștere, care ocupa spațiu și făcea mai dificilă trasabilitatea documentelor.
În plus, distribuția geografică a centrelor și existența schimburilor de noapte și de weekend făceau dificilă deplasarea angajaților la sediul central doar pentru a semna documente.
„Ne-am dorit să optimizăm resursele noastre și să facem un nou pas înainte în transformarea digitală pentru a avea mai multă grijă de angajații noștri.”
— Xavier Magrans, Director Resurse Umane, Parc Sanitari Sant Joan de Déu
Soluția
Datorită integrării semnăturii electronice Namirial cu software-ul HR Integrho, implementată de Peakway, Parc Sanitari Sant Joan de Déu a reușit să digitalizeze întregul flux de semnare a contractelor.
Proiectul combină semnătura biometrică în prezență cu semnătura electronică la distanță, oferind flexibilitate pentru fiecare situație:
- Noi angajări: semnătură biometrică pe tabletă în timpul procesului de onboarding.
- Reînnoiri sau modificări contractuale: semnătură la distanță cu validare dublă prin e-mail și cod OTP (One-Time Password).
Rezultatul: un proces rapid, sigur și complet digital, fără deplasări și fără hârtie.
Rezultatele
Implementarea semnăturii electronice a adus o îmbunătățire radicală a eficienței și sustenabilității departamentului de Resurse Umane:
- 95% dintre documente sunt acum semnate digital în mai puțin de 48 de ore.
- 99% dintre angajați nu mai trebuie să se deplaseze fizic la departamentul HR.
- Peste 800 de documente pe lună sunt digitalizate, echivalentul a 72 de cutii de hârtie pe an.
- Procese de semnare agile, sigure și trasabile, disponibile de pe orice dispozitiv.
Dincolo de rezultatele operaționale, proiectul a adus beneficii importante:
- Reduceri semnificative de timp și costuri pentru gestionarea resurselor umane.
- Eliminarea completă a hârtiei, reducând impactul asupra mediului.
- Securitate juridică și conformitate datorită dovezilor electronice complete.
- O experiență îmbunătățită pentru utilizatori, atât pentru angajați, cât și pentru echipele HR.
„După implementare, te întrebi cum am putut lucra atâția ani fără ceva atât de simplu precum o semnătură digitală integrată în sistemul nostru.”
— Xavier Magrans, Director Resurse Umane, Parc Sanitari Sant Joan de Déu
Dincolo de Resurse Umane
În urma succesului obținut în departamentul HR, inițiativa de digitalizare este extinsă acum și către alte domenii, precum administrația, portalul angajaților și gestionarea dosarelor.
Prin combinarea semnăturilor biometrice, centralizate și la distanță, Parc Sanitari Sant Joan de Déu poate funcționa chiar și offline, garantând în același timp securitatea, trasabilitatea și conformitatea legală pentru toate procesele sale documentare.
Un parteneriat care impulsionează transformarea digitală
Colaborarea dintre Namirial și Peakway a fost esențială pentru succesul proiectului. Valorificând expertiza Peakway în integrarea sistemelor de management al documentelor și tehnologia de încredere oferită de Namirial, Parc Sanitari Sant Joan de Déu a implementat o soluție de semnătură electronică sigură, intuitivă și conformă cerințelor sectorului medical.
Acest proiect demonstrează modul în care parteneriatele dintre furnizorii de tehnologie și integratorii specializați pot accelera transformarea digitală în sectoarele în care securitatea și trasabilitatea documentelor sunt esențiale.
Dacă și clienții dumneavoastră doresc să își digitalizeze procesele de semnare și onboarding, contactați-ne și descoperiți Programul de Parteneri Namirial.
Declinare de responsabilitate: acest studiu de caz a fost creat și publicat inițial de Signaturit. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, acesta este acum găzduit pe site-ul Namirial în scop informativ și de arhivare. Rezultatele, datele, mărcile și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării originale și este posibil să nu mai reprezinte ofertele sau rezultatele actuale.