Das Parc Sanitari Sant Joan de Déu hat den Unterzeichnungsprozess von Arbeitsverträgen mit der elektronischen Signatur von Namirial digitalisiert, die mit Integrho über Peakway integriert wurde. Das Ergebnis: schnellere, papierlose und rechtssichere HR-Prozesse.
Parc Sanitari Sant Joan de Déu, eine führende Einrichtung im Gesundheits- und Psychiatriebereich mit mehr als 2.300 Mitarbeitenden, hat einen entscheidenden Schritt in ihrer digitalen Transformation unternommen, indem sie die elektronische Signaturlösung von Namirial in ihr HR-Managementsystem Integrho integriert hat. Dies wurde durch die Unterstützung des Technologiepartners Peakway ermöglicht.
Mit dieser Implementierung hat die Organisation die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen und internen Dokumenten digitalisiert, manuelle Prozesse eliminiert und die Bearbeitungszeiten drastisch reduziert. Das Ergebnis: mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit.
Die Herausforderung
Mit einem Betrieb 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr musste das Parc Sanitari Sant Joan de Déu eine große Menge an HR-Dokumenten verwalten, darunter Arbeitsverträge, Vertragsverlängerungen, Gehaltsabrechnungen und Erklärungen, die traditionell eine persönliche Unterschrift erforderten.
Die Personalabteilung stand vor zwei zentralen Herausforderungen:
- Ein Rückstau an Dokumenten, die auf eine Unterschrift warteten, wodurch Einstellungen und Vertragsverlängerungen verzögert wurden.
- Ein ständig wachsendes Papierarchiv, das Platz beanspruchte und die Nachverfolgbarkeit erschwerte.
Darüber hinaus erschwerten die geografische Verteilung der Einrichtungen sowie Nacht- und Wochenendschichten den Mitarbeitenden die Anreise zur Zentrale allein für die Unterzeichnung von Dokumenten.
„Wir wollten unsere Ressourcen optimieren und einen weiteren Schritt in unserer digitalen Transformation gehen, um uns besser um unsere Mitarbeitenden kümmern zu können.“
— Xavier Magrans, Personaldirektor, Parc Sanitari Sant Joan de Déu
Die Lösung
Dank der Integration der elektronischen Signatur von Namirial in die HR-Software Integrho, umgesetzt durch Peakway, konnte das Parc Sanitari Sant Joan de Déu seinen gesamten Vertragsunterzeichnungsprozess digitalisieren.
Das Projekt kombiniert biometrische Vor-Ort-Signaturen mit elektronischen Fernsignaturen und bietet damit Flexibilität für jede Situation:
- Neueinstellungen: biometrische Signatur auf einem Tablet während des Onboardings.
- Vertragsverlängerungen oder Vertragsänderungen: Fernsignatur mit doppelter Validierung per E-Mail und OTP-Code (One-Time Password).
Das Ergebnis ist ein schneller, sicherer und vollständig digitaler Prozess, ganz ohne Papier oder persönliche Anwesenheit.
Die Ergebnisse
Die Einführung der elektronischen Signatur brachte eine grundlegende Verbesserung der Effizienz und Nachhaltigkeit in der Personalabteilung:
- 95 % der Dokumente werden heute innerhalb von weniger als 48 Stunden digital unterschrieben.
- 99 % der Mitarbeitenden müssen die Personalabteilung nicht mehr persönlich aufsuchen.
- Mehr als 800 Dokumente pro Monat werden digitalisiert, was dem Gegenwert von 72 Papierkartons pro Jahr entspricht.
- Agile, sichere und nachvollziehbare Signaturprozesse, die von jedem Gerät aus verfügbar sind.
Über die operativen Ergebnisse hinaus brachte das Projekt entscheidende Vorteile:
- Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen in der Personalverwaltung.
- Vollständige Abschaffung von Papier und damit geringere Umweltbelastung.
- Rechtssicherheit und Compliance dank vollständiger elektronischer Nachweise.
- Verbesserte Benutzererfahrung für Mitarbeitende und HR-Teams.
„Nach der Einführung fragt man sich, wie wir so viele Jahre ohne etwas so Einfaches wie eine digitale Signatur, die direkt in unser System integriert ist, arbeiten konnten.“
— Xavier Magrans, Personaldirektor, Parc Sanitari Sant Joan de Déu
Über die Personalabteilung hinaus
Nach dem Erfolg in der Personalabteilung wird die Digitalisierungsinitiative nun auf weitere Bereiche ausgeweitet, darunter Verwaltung, Mitarbeiterportal und Aktenmanagement.
Durch die Kombination von biometrischen, zentralisierten und Fernsignaturen kann das Parc Sanitari Sant Joan de Déu sogar offline arbeiten und gleichzeitig Sicherheit, Nachverfolgbarkeit und rechtliche Konformität in allen Dokumentenprozessen gewährleisten.
Eine Partnerschaft, die die digitale Transformation vorantreibt
Die Zusammenarbeit zwischen Namirial und Peakway war entscheidend für den Erfolg des Projekts. Dank der Expertise von Peakway im Bereich Dokumentenmanagement-Integrationen und der bewährten Technologie von Namirial konnte das Parc Sanitari Sant Joan de Déu eine sichere, benutzerfreundliche und für den Gesundheitssektor geeignete elektronische Signaturlösung implementieren.
Dieses Projekt zeigt, wie Partnerschaften zwischen Technologieanbietern und spezialisierten Integratoren die digitale Transformation in Branchen beschleunigen können, in denen Dokumentensicherheit und Nachverfolgbarkeit von entscheidender Bedeutung sind.
Wenn auch Ihre Kunden ihre Unterzeichnungs- und Onboarding-Prozesse digitalisieren möchten, kontaktieren Sie uns und entdecken Sie das Namirial Partnerprogramm.
Haftungsausschluss: Diese Success Story wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Informations- und Archivierungszwecken auf der Website von Namirial bereitgestellt. Die dargestellten Ergebnisse, Daten, Marken und Produktreferenzen spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und entsprechen möglicherweise nicht mehr den aktuellen Angeboten oder Ergebnissen.