Il Parc Sanitari Sant Joan de Déu ha digitalizzato il processo di firma dei contratti di lavoro con la firma elettronica di Namirial, integrata con Integrho grazie al supporto di Peakway. Il risultato: processi HR più rapidi, paperless e giuridicamente sicuri.
Parc Sanitari Sant Joan de Déu, punto di riferimento nel settore sanitario e della salute mentale con oltre 2.300 professionisti, ha compiuto un passo decisivo nel proprio percorso di trasformazione digitale implementando la soluzione di firma elettronica di Namirial, integrata nel sistema di gestione delle risorse umane Integrho, grazie al supporto del partner tecnologico Peakway.
Grazie a questa implementazione, l’organizzazione ha digitalizzato la firma dei contratti di lavoro e della documentazione interna, eliminando i processi manuali e riducendo drasticamente i tempi di gestione. Il risultato è una maggiore efficienza, sostenibilità e soddisfazione per dipendenti e team HR.
La sfida
Operando 24 ore su 24, 365 giorni all’anno, il Parc Sanitari Sant Joan de Déu doveva gestire un elevato volume di documentazione HR, inclusi contratti di lavoro, rinnovi, buste paga e dichiarazioni, che tradizionalmente richiedevano una firma in presenza.
Il dipartimento delle Risorse Umane si trovava ad affrontare due principali sfide:
- Un arretrato di documenti in attesa di firma, che rallentava l’inserimento e il rinnovo del personale.
- Un archivio cartaceo in continua crescita, che occupava spazio e rendeva più complessa la tracciabilità documentale.
Inoltre, la distribuzione geografica delle sedi e la presenza di turni notturni e nel fine settimana rendevano difficile per i dipendenti recarsi presso la sede centrale soltanto per firmare i documenti.
“Volevamo ottimizzare le nostre risorse e compiere un ulteriore passo avanti nel percorso di trasformazione digitale per prenderci ancora meglio cura dei nostri collaboratori.”
— Xavier Magrans, Direttore delle Risorse Umane, Parc Sanitari Sant Joan de Déu
La soluzione
Grazie all’integrazione della firma elettronica di Namirial con il software HR Integrho, implementata da Peakway, il Parc Sanitari Sant Joan de Déu ha digitalizzato l’intero flusso di firma dei contratti.
Il progetto combina firma biometrica in presenza e firma elettronica remota, offrendo flessibilità per ogni scenario:
- Nuove assunzioni: firma biometrica su tablet durante l’onboarding.
- Rinnovi o modifiche contrattuali: firma remota con doppia validazione tramite e-mail e codice OTP (One-Time Password).
Il risultato è un processo rapido, sicuro e completamente digitale, senza necessità di spostamenti o utilizzo della carta.
I risultati
L’implementazione della firma elettronica ha portato un miglioramento radicale dell’efficienza e della sostenibilità del dipartimento HR:
- Il 95% dei documenti viene oggi firmato digitalmente in meno di 48 ore.
- Il 99% dei dipendenti non deve più recarsi fisicamente presso l’ufficio HR.
- Oltre 800 documenti al mese digitalizzati, equivalenti a 72 scatole di carta all’anno.
- Processi di firma agili, sicuri e tracciabili, disponibili da qualsiasi dispositivo.
Oltre ai risultati operativi, il progetto ha generato importanti benefici:
- Significativo risparmio di tempo e costi per la gestione delle risorse umane.
- Eliminazione completa della carta, con conseguente riduzione dell’impatto ambientale.
- Maggiore sicurezza giuridica e conformità normativa, grazie a evidenze elettroniche complete.
- Migliore esperienza utente sia per i dipendenti sia per il personale HR.
“Una volta implementata la soluzione, ci si chiede come abbiamo potuto lavorare per così tanti anni senza qualcosa di semplice come una firma digitale integrata nel nostro sistema.”
— Xavier Magrans, Direttore delle Risorse Umane, Parc Sanitari Sant Joan de Déu
Oltre le Risorse Umane
Dopo il successo ottenuto nel dipartimento HR, l’iniziativa di digitalizzazione si sta estendendo ad altre aree, come amministrazione, portale dipendenti e gestione documentale.
Combinando firme biometriche, centralizzate e remote, il Parc Sanitari Sant Joan de Déu può operare anche offline garantendo al tempo stesso sicurezza, tracciabilità e conformità normativa in tutti i processi documentali.
Una partnership che guida la trasformazione digitale
La collaborazione tra Namirial e Peakway è stata fondamentale per il successo del progetto. Grazie all’esperienza di Peakway nelle integrazioni documentali e alla tecnologia affidabile di Namirial, il Parc Sanitari Sant Joan de Déu ha implementato una soluzione di firma elettronica sicura, intuitiva e conforme ai requisiti del settore sanitario.
Questo progetto dimostra come la collaborazione tra fornitori tecnologici e integratori specializzati possa accelerare la trasformazione digitale in settori in cui sicurezza e tracciabilità documentale sono elementi essenziali.
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Disclaimer: questo caso di successo è stato originariamente creato e pubblicato da Signaturit. A seguito dell’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitato sul sito web di Namirial a fini informativi e di archivio. I risultati, i dati, i marchi e i riferimenti ai prodotti presentati riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rappresentare più le offerte o i risultati attuali.