Le Parc Sanitari Sant Joan de Déu a numérisé la signature des contrats de travail grâce à la signature électronique de Namirial, intégrée à Integrho avec le soutien de Peakway. Résultat : des processus RH plus rapides, sans papier et juridiquement sécurisés.
Parc Sanitari Sant Joan de Déu, établissement de référence dans les domaines de la santé et de la santé mentale comptant plus de 2 300 professionnels, a franchi une étape décisive dans sa transformation numérique en mettant en œuvre la solution de signature électronique de Namirial, intégrée à son système de gestion RH Integrho, grâce au soutien de son partenaire technologique Peakway.
Grâce à cette mise en œuvre, l’organisation a numérisé la signature des contrats de travail et des documents internes, éliminant les processus manuels et réduisant considérablement les délais de traitement. Résultat : davantage d’efficacité, de durabilité et de satisfaction pour les employés.
Le défi
Fonctionnant 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an, le Parc Sanitari Sant Joan de Déu devait gérer un important volume de documents RH, notamment des contrats de travail, renouvellements, fiches de paie et déclarations, qui nécessitaient traditionnellement une signature en présentiel.
Le département des ressources humaines était confronté à deux principaux défis :
- Une accumulation de documents en attente de signature, ralentissant l’intégration et le renouvellement des collaborateurs.
- Des archives papier en constante augmentation, occupant de l’espace et compliquant la traçabilité documentaire.
De plus, la dispersion géographique de ses établissements ainsi que la présence de services de nuit et de week-end rendaient difficile le déplacement des employés vers le siège uniquement pour signer des documents.
« Nous voulions optimiser nos ressources et franchir une nouvelle étape dans notre transformation numérique afin de mieux prendre soin de nos collaborateurs. »
— Xavier Magrans, Directeur des Ressources Humaines, Parc Sanitari Sant Joan de Déu
La solution
Grâce à l’intégration de la signature électronique de Namirial avec le logiciel RH Integrho, mise en œuvre par Peakway, le Parc Sanitari Sant Joan de Déu a numérisé l’ensemble de son processus de signature des contrats.
Le projet combine la signature biométrique en présentiel et la signature électronique à distance, offrant une flexibilité adaptée à chaque situation :
- Nouvelles recrues : signature biométrique sur tablette lors de l’intégration.
- Renouvellements ou modifications de contrat : signature à distance avec double validation par e-mail et code OTP (mot de passe à usage unique).
Résultat : un processus rapide, sécurisé et entièrement numérique, sans déplacement ni papier.
Les résultats
La mise en œuvre de la signature électronique a apporté une amélioration radicale de l’efficacité et de la durabilité au département RH :
- 95 % des documents sont désormais signés numériquement en moins de 48 heures.
- 99 % des employés n’ont plus besoin de se rendre physiquement au service RH.
- Plus de 800 documents par mois numérisés, soit l’équivalent de 72 cartons de papier par an.
- Des processus de signature agiles, sécurisés et traçables, accessibles depuis n’importe quel appareil.
Au-delà des résultats opérationnels, le projet a apporté des bénéfices majeurs :
- D’importantes économies de temps et de coûts pour la gestion RH.
- L’élimination complète du papier, réduisant l’impact environnemental.
- Une sécurité juridique et une conformité renforcées, avec des preuves électroniques complètes.
- Une meilleure expérience utilisateur pour les employés comme pour les équipes RH.
« Une fois la solution mise en place, on se demande comment nous avons pu travailler pendant tant d’années sans quelque chose d’aussi simple qu’une signature numérique intégrée à notre système. »
— Xavier Magrans, Directeur des Ressources Humaines, Parc Sanitari Sant Joan de Déu
Au-delà des RH
Suite au succès rencontré par le département RH, l’initiative de numérisation s’étend désormais à d’autres domaines tels que l’administration, les portails employés et la gestion documentaire.
En combinant des signatures biométriques, centralisées et à distance, le Parc Sanitari Sant Joan de Déu peut fonctionner même hors ligne tout en garantissant sécurité, traçabilité et conformité légale pour l’ensemble de ses processus documentaires.
Un partenariat au service de la transformation numérique
La collaboration entre Namirial et Peakway a été essentielle au succès du projet. En s’appuyant sur l’expertise de Peakway en matière d’intégration documentaire et sur la technologie de confiance de Namirial, le Parc Sanitari Sant Joan de Déu a déployé une solution de signature électronique sécurisée, intuitive et conforme aux exigences du secteur de la santé.
Ce projet illustre comment les partenariats entre fournisseurs de technologies et intégrateurs spécialisés peuvent accélérer la transformation numérique dans des secteurs où la sécurité et la traçabilité des documents sont essentielles.
Si vos clients souhaitent également numériser leurs processus de signature et d’intégration, contactez-nous et découvrez le Programme Partenaires Namirial.
Avertissement : ce témoignage client a été initialement créé et publié par Signaturit. À la suite de l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site web de Namirial à des fins d’information et d’archivage. Les résultats, données, marques et références produits présentés reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus correspondre aux offres ou résultats actuels.