Angajare fără hârtii și în doar câteva minute. Astfel și-a transformat Port Hotels operațiunile de resurse umane datorită Hire&Sign, soluția Squarepoint integrată cu semnătura electronică Namirial. Un instrument esențial pentru simplificarea gestionării documentelor HR într-un lanț hotelier caracterizat printr-o fluctuație ridicată a personalului și multiple locații.
Port Hotels, un renumit lanț hotelier prezent în Alicante și Valencia, și-a transformat gestionarea documentelor de resurse umane datorită Hire&Sign, soluția Squarepoint care integrează semnătura electronică avansată Namirial.
Această colaborare a simplificat procesul de recrutare și a digitalizat întreaga documentație aferentă relațiilor de muncă, adaptându-se nevoilor unui sector caracterizat prin fluctuație ridicată de personal, sezonalitate și multiple locuri de muncă.
Provocarea: procese manuale, consumatoare de timp și cu o povară administrativă ridicată
Cu 12 hoteluri în Comunitatea Valenciană și activități care variază de la resorturi de vacanță la hoteluri urbane și pentru evenimente, Port Hotels gestiona un volum mare și fluctuant de noi angajări.
Procesul anterior, complet manual, genera ineficiențe și o povară administrativă considerabilă. Acest lucru se traducea prin:
- Lipsa trasabilității și utilizarea documentelor pe hârtie, semnate și arhivate într-un mod fragmentat.
- Procese îndelungate pentru pregătirea, semnarea și arhivarea documentației HR.
- Suprasolicitare operațională pentru managerii hotelurilor, obligați să imprime, să semneze și să scaneze contracte.
- Riscul de erori și întârzieri în perioadele de fluctuație ridicată a personalului sau în cazul înlocuirilor temporare.
„Înainte, un director putea avea până la 20 de contracte pe săptămână de imprimat, semnat și scanat. Acum se poate concentra pe ceea ce contează cu adevărat: gestionarea unității sale.”
— Enrique Mayor, Director de Resurse Umane la Port Hotels
Soluția: automatizarea semnăturilor și digitalizarea completă a procesului
Port Hotels a ales Hire&Sign, o soluție specializată de la Squarepoint care digitalizează și automatizează procesele HR, de la generarea contractelor până la semnarea și arhivarea acestora. Concepută special pentru echipele de resurse umane, Hire&Sign centralizează întreaga documentație aferentă angajaților într-un flux de lucru rapid, sigur și fără hârtie, cu semnătura electronică avansată Namirial integrată nativ.
Această soluție a permis:
- Echipei HR să trimită contractele direct din sistemul de salarizare, fără a mai implica hotelurile.
- Fiecărui angajat să primească atât contractul, cât și întreaga documentație de onboarding într-un singur pachet.
- Monitorizarea în timp real a stadiului semnăturilor și trimiterea automată de notificări de reamintire.
- Arhivarea documentelor și disponibilitatea acestora pentru descărcare în masă în cazul unor controale.
- Echipei HR să adapteze fluxurile de lucru în funcție de tipul contractului sau de hotel, fără a depinde de suport extern.
Datorită integrării cu sistemul de salarizare și implementării rapide (mai puțin de o lună), Port Hotels a reușit să implementeze soluția în toate locațiile sale într-un timp record.
Rezultate și impact: mai multă agilitate, mai puține activități repetitive și o experiență mai bună pentru toți
Implementarea Hire&Sign a avut un impact clar și pozitiv asupra operațiunilor Port Hotels:
- Îmbunătățirea experienței angajaților.
- Reducerea semnificativă a timpului dedicat sarcinilor administrative.
- Digitalizarea completă a documentației HR.
- O autonomie mai mare pentru echipa de Resurse Umane.
„Eficiența câștigată în procesul de transmitere a documentelor către angajați a fost extraordinară. Noi am avut de câștigat, directorii au avut de câștigat… și angajații înșiși au avut de câștigat.”
— Enrique Mayor, Director de Resurse Umane la Port Hotels
O colaborare cu impact real asupra operațiunilor hoteliere
Parteneriatul dintre Port Hotels, Squarepoint și Namirial demonstrează modul în care tehnologia poate rezolva provocări reale în sectoare extrem de operaționale, precum industria ospitalității. Datorită Hire&Sign, Port Hotels și-a profesionalizat și simplificat procesul de recrutare, obținând echilibrul perfect între eficiență, securitate și experiența angajaților.
„Implementarea Hire&Sign la Port Hotels a demonstrat cum digitalizarea proceselor administrative se poate traduce în eficiență imediată și economii semnificative de costuri. Prin automatizarea gestionării documentelor, reducem timpul, erorile și resursele dedicate acestor activități, generând un impact direct asupra profitabilității companiei.”
— Lluís Carrillo, Director de Strategie, Squarepoint
Notă de informare: această poveste de succes a fost inițial realizată și publicată de Signaturit. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, aceasta este acum găzduită pe site-ul Namirial în scopuri de arhivare și informare. Rezultatele, cifrele, elementele de branding și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai corespundă ofertelor sau rezultatelor actuale.