Neueinstellungen ohne Papier und in nur wenigen Minuten. So hat Port Hotels seine HR-Prozesse dank Hire&Sign transformiert, der Lösung von Squarepoint mit integrierter elektronischer Signatur von Namirial. Ein entscheidendes Werkzeug zur Optimierung der Personaldokumentation in einer Hotelkette mit hoher Personalfluktuation und mehreren Standorten.
Port Hotels, eine renommierte Hotelkette mit Standorten in Alicante und Valencia, hat ihr Personaldokumentenmanagement dank Hire&Sign, der Lösung von Squarepoint mit integrierter fortgeschrittener elektronischer Signatur von Namirial, grundlegend modernisiert.
Die Zusammenarbeit hat den Einstellungsprozess vereinfacht und die gesamte Personaldokumentation digitalisiert, angepasst an die Anforderungen einer Branche, die durch hohe Fluktuation, saisonale Schwankungen und zahlreiche Arbeitsstandorte geprägt ist.
Die Herausforderung: manuelle, zeitaufwendige Prozesse mit hoher administrativer Belastung
Mit 12 Hotels in der Autonomen Gemeinschaft Valencia und einem Angebot, das von Ferienresorts bis hin zu Stadt- und Eventhotels reicht, verwaltete Port Hotels ein hohes und schwankendes Volumen an Neueinstellungen.
Der bisherige, vollständig manuelle Prozess führte zu Ineffizienzen und einer erheblichen administrativen Belastung. Dies hatte folgende Auswirkungen:
- Mangelnde Nachverfolgbarkeit und verstreut abgelegte, papierbasierte und unterschriebene Dokumente.
- Langwierige Prozesse für die Erstellung, Unterzeichnung und Archivierung von HR-Dokumenten.
- Operative Überlastung der Hoteldirektoren, die Verträge ausdrucken, unterschreiben und einscannen mussten.
- Risiko von Fehlern und Verzögerungen in Zeiten hoher Personalfluktuation oder bei vorübergehenden Vertretungen.
„Früher konnte ein Direktor bis zu 20 Verträge pro Woche drucken, unterschreiben und einscannen müssen. Heute kann er sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: die Leitung seines Hotels.“
— Enrique Mayor, HR Director, Port Hotels
Die Lösung: Signaturprozesse automatisieren und den gesamten Ablauf digitalisieren
Port Hotels entschied sich für Hire&Sign, die spezialisierte Lösung von Squarepoint zur Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen, von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung und Archivierung. Speziell für Personalabteilungen entwickelt, bündelt Hire&Sign sämtliche Personaldokumente in einem schnellen, sicheren und papierlosen Workflow, mit der nativ integrierten fortgeschrittenen elektronischen Signatur von Namirial.
Die Lösung ermöglichte:
- Der Personalabteilung, Verträge direkt aus dem Payroll-System zu versenden, ohne den Umweg über die Hotels.
- Jedem Mitarbeitenden, sowohl den Arbeitsvertrag als auch sämtliche Onboarding-Unterlagen in einem einzigen Paket zu erhalten.
- Die Nachverfolgung des Unterschriftenstatus in Echtzeit sowie den Versand automatischer Erinnerungen.
- Die Archivierung aller Dokumente und deren gebündelten Download im Falle von Prüfungen oder Inspektionen.
- Dem HR-Team, Workflows je nach Vertragstyp oder Hotelstandort eigenständig anzupassen, ohne externe Unterstützung zu benötigen.
Dank der Integration mit dem Payroll-System und einer äußerst schnellen Implementierung von weniger als einem Monat konnte Port Hotels die Lösung in Rekordzeit an allen Standorten einführen.
Ergebnisse und Auswirkungen: mehr Agilität, weniger Routineaufgaben und eine bessere Erfahrung für alle
Die Einführung von Hire&Sign hatte klare und positive Auswirkungen auf die Abläufe von Port Hotels:
- Verbesserte Mitarbeitererfahrung.
- Deutliche Reduzierung des Zeitaufwands für administrative Aufgaben.
- Vollständige Digitalisierung der HR-Dokumentation.
- Größere Eigenständigkeit des HR-Teams.
„Die Zeitersparnis beim Versand von Dokumenten an Mitarbeitende war enorm. Wir haben davon profitiert, die Direktoren haben davon profitiert und auch die Mitarbeitenden selbst haben davon profitiert.“
— Enrique Mayor, HR Director, Port Hotels
Eine Zusammenarbeit mit spürbaren Auswirkungen auf den Hotelbetrieb
Die Partnerschaft zwischen Port Hotels, Squarepoint und Namirial zeigt, wie Technologie reale Herausforderungen in hoch operativen Branchen wie dem Gastgewerbe lösen kann. Dank Hire&Sign hat Port Hotels seinen Einstellungsprozess professionalisiert und optimiert und dabei die perfekte Balance zwischen Effizienz, Sicherheit und Mitarbeitererfahrung erreicht.
„Die Implementierung von Hire&Sign bei Port Hotels hat gezeigt, wie die Digitalisierung administrativer Prozesse unmittelbar zu mehr Effizienz und erheblichen Kosteneinsparungen führen kann. Durch die Automatisierung des Dokumentenmanagements konnten wir Zeitaufwand, Fehler und eingesetzte Ressourcen reduzieren und damit einen direkten Beitrag zur Rentabilität des Unternehmens leisten.“
— Lluís Carrillo, Strategy Director, Squarepoint
Haftungsausschluss: diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial Group wird sie nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Website von Namirial bereitgestellt. Die Ergebnisse, Zahlen, Markenbezeichnungen und Produktangaben spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und entsprechen möglicherweise nicht mehr den aktuellen Angeboten oder Ergebnissen.