Recruter sans papier et en quelques minutes. C’est ainsi que Port Hotels a transformé ses opérations RH grâce à Hire&Sign, la solution de Squarepoint intégrée à la signature électronique de Namirial. Un outil clé pour simplifier la gestion documentaire RH au sein d’une chaîne hôtelière caractérisée par un fort turnover et de multiples établissements.
Port Hotels, chaîne hôtelière de renom présente à Alicante et Valence, a transformé la gestion de ses documents RH grâce à Hire&Sign, la solution de Squarepoint qui intègre la signature électronique avancée de Namirial.
Cette collaboration a permis de simplifier le processus de recrutement et de numériser l’ensemble de la documentation liée à l’emploi, en répondant aux besoins d’un secteur marqué par une forte rotation du personnel, la saisonnalité et la multiplicité des lieux de travail.
Le défi : des processus manuels, chronophages et à forte charge administrative
Avec 12 hôtels répartis dans la Communauté valencienne et des activités allant des complexes touristiques aux hôtels urbains et événementiels, Port Hotels devait gérer un volume important et fluctuant de nouvelles embauches.
Le processus précédent, entièrement manuel, générait des inefficacités et une surcharge administrative. Cela se traduisait notamment par :
- Un manque de traçabilité et l’utilisation de documents papier signés et archivés de manière fragmentée.
- Des processus longs pour la préparation, la signature et l’archivage des documents RH.
- Une surcharge opérationnelle pour les directeurs d’hôtel, contraints d’imprimer, signer et scanner les contrats.
- Un risque d’erreurs et de retards pendant les périodes de fort turnover du personnel ou lors de remplacements temporaires.
« Avant, un directeur pouvait avoir jusqu’à 20 contrats par semaine à imprimer, signer et scanner. Aujourd’hui, il peut se concentrer sur ce qui compte vraiment : la gestion de son établissement. »
— Enrique Mayor, Directeur des Ressources Humaines chez Port Hotels
La solution : automatiser les signatures et numériser entièrement le processus
Port Hotels a choisi Hire&Sign, une solution spécialisée de Squarepoint qui numérise et automatise les processus RH, depuis la génération des contrats jusqu’à leur signature et leur archivage. Conçue spécifiquement pour les équipes RH, Hire&Sign centralise l’ensemble de la documentation liée à l’emploi dans un workflow rapide, sécurisé et sans papier, avec la signature électronique avancée de Namirial intégrée nativement.
Cette solution a permis :
- Aux équipes RH d’envoyer les contrats directement depuis le système de paie, sans passer par les hôtels.
- À chaque collaborateur de recevoir le contrat ainsi que l’ensemble de la documentation d’intégration dans un seul envoi.
- De suivre en temps réel l’état des signatures et d’envoyer automatiquement des rappels.
- D’archiver les documents et de les rendre disponibles pour un téléchargement groupé en cas de contrôle.
- À l’équipe RH d’adapter les workflows selon le type de contrat ou l’établissement concerné, sans dépendre d’un support externe.
Grâce à son intégration avec le système de paie et à une mise en œuvre rapide (moins d’un mois), Port Hotels a pu déployer la solution dans l’ensemble de ses établissements en un temps record.
Résultats et impact : plus d’agilité, moins de tâches répétitives et une meilleure expérience pour tous
La mise en œuvre de Hire&Sign a eu un impact clair et positif sur les opérations de Port Hotels :
- Amélioration de l’expérience des collaborateurs.
- Réduction significative du temps consacré aux tâches administratives.
- Numérisation complète de la documentation RH.
- Plus grande autonomie de l’équipe des Ressources Humaines.
« Le gain de temps dans l’envoi de la documentation aux collaborateurs a été considérable. Nous y avons gagné, les directeurs y ont gagné… et les collaborateurs eux-mêmes y ont également gagné. »
— Enrique Mayor, Directeur des Ressources Humaines chez Port Hotels
Une collaboration à fort impact sur les opérations hôtelières
L’alliance entre Port Hotels, Squarepoint et Namirial démontre comment la technologie peut répondre à des défis concrets dans des secteurs très opérationnels tels que l’hôtellerie. Grâce à Hire&Sign, Port Hotels a professionnalisé et simplifié son processus de recrutement, en trouvant l’équilibre parfait entre efficacité, sécurité et expérience collaborateur.
« La mise en œuvre de Hire&Sign chez Port Hotels a démontré comment la numérisation des processus administratifs peut se traduire par des gains immédiats d’efficacité et des économies significatives. En automatisant la gestion documentaire, nous réduisons le temps consacré aux tâches administratives, les erreurs et les ressources mobilisées, générant ainsi un impact direct sur la rentabilité de l’entreprise. »
— Lluís Carrillo, Strategy Director, Squarepoint
Avertissement : ce témoignage de réussite a été initialement rédigé et publié par Signaturit. Suite à l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site web de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références de produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus correspondre aux offres ou résultats actuels.