Contratar sin papeles y en cuestión de minutos. Así es como Port Hotels ha transformado su operativa de RRHH gracias a Hire&Sign, la solución de Squarepoint con la firma electrónica de Namirial integrada. Una herramienta clave para agilizar la documentación laboral en una cadena hotelera con alta rotación y múltiples centros.
Port Hotels, una reconocida cadena hotelera con presencia en Alicante y Valencia, ha transformado su gestión documental en el área de recursos humanos gracias a Hire&Sign, la solución de Squarepoint que integra la firma electrónica avanzada de Namirial.
La colaboración ha permitido agilizar el proceso de contratación y digitalizar toda la documentación laboral, adaptándose a las necesidades de un sector con alta rotación, estacionalidad y múltiples centros de trabajo.
El reto: Uun proceso manual, lento y con alta carga operativa
Con 12 hoteles repartidos por la Comunidad Valenciana y una operativa que abarca desde establecimientos vacacionales hasta hoteles urbanos y de eventos, Port Hotels gestionaba un volumen alto y cambiante de contrataciones.
El procedimiento anterior, totalmente manual, generaba ineficiencias y sobrecarga administrativa. Esto se traducía en:
- Falta de trazabilidad y presencia de documentos en papel firmados y archivados de forma dispersa.
- Procesos largos para la preparación, la firma y el archivo de la documentación de RR. HH.
- Sobrecarga operativa para los responsables de los hoteles, obligados a imprimir, firmar y escanear los contratos.
- Riesgo de errores y retrasos durante los periodos de alta rotación de personal o en caso de sustituciones temporales.
«Antes un director podía tener 20 contratos a la semana que tenía que imprimir, firmar y escanear. Ahora puede centrarse en lo importante: dirigir su establecimiento.»
— Enrique Mayor, Director de RRHH en Port Hotels
La solución: automatización de la firma y digitalización completa del proceso
Port Hotels apostó por Hire&Sign, una solución especializada de Squarepoint que digitaliza y automatiza los procesos de recursos humanos, desde la generación de contratos hasta su firma y archivo. Diseñada específicamente para equipos de personas, Hire&Sign permite centralizar toda la documentación laboral en un flujo ágil, seguro y sin papel, con la firma electrónica avanzada de Namirial integrada de forma nativa.
Esta solución permitió:
- RRHH envía los contratos directamente desde el sistema de nómina, sin pasar por los hoteles.
- Cada empleado recibe en un solo envío el contrato y toda la documentación de onboarding.
- Se puede seguir en tiempo real el estado de las firmas y lanzar recordatorios automáticos.
- La documentación queda archivada y es descargable en bloque ante cualquier inspección.
- El equipo adapta los flujos según el tipo de contrato o centro, sin depender de soporte externo.
Gracias a su integración con el sistema de nómina y a una implantación rápida (menos de un mes), Port Hotels pudo poner en marcha la solución en todos sus centros en tiempo récord.
Resultados e impacto: más agilidad, menos tareas repetitivas y mejor experiencia para todos
La implementación de Hire&Sign ha tenido un impacto claro y positivo en la operativa de Port Hotels:
- Mejora de la experiencia de los empleados.
- Reducción significativa del tiempo dedicado a las tareas administrativas.
- Digitalización completa de la documentación de RR. HH.
- Mayor autonomía para el equipo de Recursos Humanos.
«La eficiencia de tiempo en el envío de la documentación a los trabajadores ha sido brutal. Hemos ganado nosotros, han ganado los directores… y ha ganado el propio empleado.»
— Enrique Mayor, Director de RRHH en Port Hotels
Una colaboración con impacto real en la operativa hotelera
La alianza entre Port Hotels, Squarepoint y Namirial demuestra cómo la tecnología puede resolver problemas reales en sectores con alta operativa, como el hotelero. Gracias a Hire&Sign, Port Hotels ha profesionalizado y agilizado su proceso de contratación, logrando un equilibrio perfecto entre eficiencia, seguridad y experiencia del empleado.
«La implementación de Hire&Sign en Port Hotels ha demostrado cómo la digitalización de procesos administrativos puede traducirse en eficiencia inmediata y un ahorro de costes significativo. Al automatizar la gestión documental reducimos tiempos, incidencias y recursos dedicados, generando un impacto directo en la rentabilidad del negocio.»
— Lluís Carrillo, Director de Estrategia, Squarepoint
Aviso legal: este caso de éxito fue elaborado y publicado originalmente por Signaturit. Tras la integración de Signaturit en el Grupo Namirial, ahora se encuentra alojado en el sitio web de Namirial con fines de archivo e informativos. Los resultados, las cifras, la imagen de marca y las referencias a productos reflejan la experiencia del cliente en el momento de la publicación original y es posible que ya no representen las ofertas o los resultados actuales.