Contratações sem papel e em apenas alguns minutos. Foi assim que a Port Hotels transformou suas operações de Recursos Humanos graças à Hire&Sign, a solução da Squarepoint integrada à assinatura eletrônica da Namirial. Uma ferramenta essencial para simplificar a gestão documental de RH em uma rede hoteleira caracterizada por alta rotatividade de funcionários e múltiplas unidades.
A Port Hotels, uma renomada rede hoteleira com presença em Alicante e Valência, transformou a gestão de seus documentos de Recursos Humanos graças à Hire&Sign, a solução da Squarepoint que integra a assinatura eletrônica avançada da Namirial.
A colaboração permitiu simplificar o processo de contratação e digitalizar toda a documentação trabalhista, adaptando-se às necessidades de um setor marcado por alta rotatividade de pessoal, sazonalidade e múltiplos locais de trabalho.
O desafio: processos manuais, demorados e com alta carga administrativa
Com 12 hotéis distribuídos pela Comunidade Valenciana e operações que vão desde resorts de férias até hotéis urbanos e para eventos, a Port Hotels precisava gerenciar um grande e variável volume de novas contratações.
O processo anterior, totalmente manual, gerava ineficiências e sobrecarga administrativa. Isso resultava em:
- Falta de rastreabilidade e uso de documentos em papel assinados e arquivados de forma fragmentada.
- Processos longos para preparar, assinar e arquivar a documentação de RH.
- Sobrecarga operacional para os gerentes dos hotéis, obrigados a imprimir, assinar e digitalizar contratos.
- Risco de erros e atrasos durante períodos de alta rotatividade de funcionários ou em casos de substituições temporárias.
“Antes, um diretor podia ter até 20 contratos por semana para imprimir, assinar e digitalizar. Agora, ele pode se concentrar no que realmente importa: administrar sua unidade.”
— Enrique Mayor, Diretor de Recursos Humanos da Port Hotels
A solução: automatizar assinaturas e digitalizar totalmente o processo
A Port Hotels optou pela Hire&Sign, uma solução especializada da Squarepoint que digitaliza e automatiza os processos de RH, desde a geração dos contratos até sua assinatura e arquivamento. Desenvolvida especificamente para equipes de Recursos Humanos, a Hire&Sign centraliza toda a documentação trabalhista em um fluxo de trabalho rápido, seguro e sem papel, com a assinatura eletrônica avançada da Namirial integrada de forma nativa.
Essa solução permitiu:
- Que o RH enviasse contratos diretamente do sistema de folha de pagamento, sem passar pelos hotéis.
- Que cada colaborador recebesse tanto o contrato quanto toda a documentação de integração em um único envio.
- O acompanhamento em tempo real do status das assinaturas e o envio automático de lembretes.
- O arquivamento da documentação e sua disponibilidade para download em lote em caso de auditorias ou inspeções.
- Que a equipe de RH adaptasse os fluxos de trabalho de acordo com o tipo de contrato ou hotel, sem depender de suporte externo.
Graças à integração com o sistema de folha de pagamento e à rápida implementação (menos de um mês), a Port Hotels conseguiu implantar a solução em todas as suas unidades em tempo recorde.
Resultados e impacto: mais agilidade, menos tarefas repetitivas e uma melhor experiência para todos
A implementação da Hire&Sign teve um impacto claro e positivo nas operações da Port Hotels:
- Melhoria da experiência dos colaboradores.
- Redução significativa do tempo dedicado a tarefas administrativas.
- Digitalização completa da documentação de RH.
- Maior autonomia para a equipe de Recursos Humanos.
“O ganho de eficiência no envio da documentação aos colaboradores foi enorme. Nós ganhamos, os diretores ganharam… e os próprios colaboradores também ganharam.”
— Enrique Mayor, Diretor de Recursos Humanos da Port Hotels
Uma colaboração com impacto real nas operações hoteleiras
A parceria entre Port Hotels, Squarepoint e Namirial demonstra como a tecnologia pode resolver desafios reais em setores altamente operacionais, como o da hotelaria. Graças à Hire&Sign, a Port Hotels profissionalizou e simplificou seu processo de contratação, alcançando o equilíbrio perfeito entre eficiência, segurança e experiência do colaborador.
“A implementação da Hire&Sign na Port Hotels demonstrou como a digitalização dos processos administrativos pode se traduzir em eficiência imediata e economia significativa de custos. Ao automatizar a gestão documental, reduzimos o tempo, os erros e os recursos dedicados a essas atividades, gerando um impacto direto na rentabilidade do negócio.”
— Lluís Carrillo, Diretor de Estratégia da Squarepoint
Aviso legal: este caso de sucesso foi originalmente elaborado e publicado pela Signaturit. Após a integração da Signaturit ao Grupo Namirial, ele agora está hospedado no site da Namirial para fins de arquivamento e informação. Os resultados, números, identidade visual e referências a produtos refletem a experiência do cliente na época da publicação original e podem não corresponder mais às ofertas ou resultados atuais.