Assunzioni senza carta e in pochi minuti. È così che Port Hotels ha trasformato le proprie attività HR grazie a Hire&Sign, la soluzione di Squarepoint integrata con la firma elettronica di Namirial. Uno strumento chiave per semplificare la gestione della documentazione HR in una catena alberghiera caratterizzata da un elevato turnover del personale e da numerose sedi operative.
Port Hotels, rinomata catena alberghiera presente nelle province di Alicante e Valencia, ha trasformato la gestione della documentazione delle Risorse Umane grazie a Hire&Sign, la soluzione di Squarepoint che integra la firma elettronica avanzata di Namirial.
La collaborazione ha consentito di semplificare il processo di assunzione e digitalizzare tutta la documentazione del personale, adattandosi alle esigenze di un settore caratterizzato da elevato turnover, stagionalità e presenza di molteplici sedi di lavoro.
La sfida: processi manuali, lunghi e con un elevato carico amministrativo
Con 12 hotel distribuiti nella Comunità Valenciana e attività che spaziano dai resort turistici agli hotel urbani e per eventi, Port Hotels gestiva un volume elevato e variabile di nuove assunzioni.
Il precedente processo, completamente manuale, generava inefficienze e un notevole sovraccarico amministrativo. Questo comportava:
- Mancanza di tracciabilità e presenza di documenti cartacei firmati e archiviati in modo frammentato.
- Processi lunghi per la preparazione, la firma e l’archiviazione della documentazione HR.
- Sovraccarico operativo per i responsabili degli hotel, costretti a stampare, firmare e scansionare i contratti.
- Rischio di errori e ritardi durante i periodi di elevato turnover del personale o in caso di sostituzioni temporanee.
“Prima, un direttore poteva trovarsi a gestire fino a 20 contratti alla settimana da stampare, firmare e scansionare. Oggi può concentrarsi su ciò che conta davvero: gestire la propria struttura.”
— Enrique Mayor, HR Director, Port Hotels
La soluzione: automatizzare le firme e digitalizzare completamente il processo
Port Hotels ha scelto Hire&Sign, la soluzione specializzata di Squarepoint che digitalizza e automatizza i processi HR, dalla generazione dei contratti fino alla firma e all’archiviazione. Progettata specificamente per i team delle Risorse Umane, Hire&Sign centralizza tutta la documentazione del personale in un flusso di lavoro rapido, sicuro e completamente paperless, con la firma elettronica avanzata di Namirial integrata nativamente.
La soluzione ha consentito di:
- Permettere al team HR di inviare i contratti direttamente dal sistema payroll, senza passare attraverso gli hotel.
- Consentire a ogni dipendente di ricevere sia il contratto sia tutta la documentazione di onboarding in un unico pacchetto.
- Monitorare in tempo reale lo stato delle firme e inviare promemoria automatici.
- Archiviare la documentazione e renderla disponibile per il download massivo in caso di controlli o ispezioni.
- Consentire al team HR di adattare i flussi di lavoro in base alla tipologia di contratto o alla struttura alberghiera, senza necessità di supporto esterno.
Grazie all’integrazione con il sistema payroll e a un’implementazione estremamente rapida, completata in meno di un mese, Port Hotels è riuscita a distribuire la soluzione in tutte le proprie sedi in tempi record.
Risultati e impatto: maggiore agilità, meno attività ripetitive e un’esperienza migliore per tutti
L’implementazione di Hire&Sign ha avuto un impatto chiaro e positivo sulle attività di Port Hotels:
- Miglioramento dell’esperienza dei dipendenti.
- Riduzione significativa del tempo dedicato alle attività amministrative.
- Digitalizzazione completa della documentazione HR.
- Maggiore autonomia per il team delle Risorse Umane.
“L’efficienza ottenuta nell’invio della documentazione ai dipendenti è stata straordinaria. Ne abbiamo beneficiato noi, ne hanno beneficiato i direttori delle strutture e ne hanno beneficiato anche gli stessi dipendenti.”
— Enrique Mayor, HR Director, Port Hotels
Una collaborazione con un impatto concreto sulle attività alberghiere
L’alleanza tra Port Hotels, Squarepoint e Namirial dimostra come la tecnologia possa risolvere sfide reali in settori altamente operativi come quello dell’ospitalità. Grazie a Hire&Sign, Port Hotels ha professionalizzato e semplificato il proprio processo di assunzione, raggiungendo il perfetto equilibrio tra efficienza, sicurezza ed esperienza del dipendente.
“L’implementazione di Hire&Sign presso Port Hotels ha dimostrato come la digitalizzazione dei processi amministrativi possa tradursi in un’efficienza immediata e in un significativo risparmio sui costi. Automatizzando la gestione documentale, abbiamo ridotto tempi, errori e risorse dedicate, generando un impatto diretto sulla redditività dell’azienda.”
— Lluís Carrillo, Strategy Director, Squarepoint
Avviso legale: questa storia di successo è stata originariamente realizzata e pubblicata da Signaturit. A seguito dell’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitata sul sito web di Namirial a fini di archiviazione e informazione. I risultati, i dati, il marchio e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rispecchiare più le offerte o i risultati attuali.