Come Acciona ha digitalizzato la firma dei contratti

Acciona División Inmobiliaria utilizza da oltre 7 anni la soluzione di firma elettronica avanzata di Namirial per velocizzare la firma del contratto di compravendita e del contratto di caparra. Ti raccontiamo tutti i dettagli.

Con 30 anni di esperienza, la Divisione Immobiliare di Acciona è una delle principali società di promozione e gestione residenziale in Spagna, con abitazioni distribuite in Spagna, Portogallo, Polonia e Messico.

La sfida

Fino all’implementazione della soluzione di firma elettronica avanzata di Namirial, tutti i contratti di compravendita immobiliare e i contratti di caparra venivano firmati su carta.

Come era il processo di firma dei contratti di compravendita prima di utilizzare Namirial?

Le operazioni di compravendita di immobili comportavano la firma di circa 200 documenti al mese, tra contratti di compravendita, contratti di caparra, polizze assicurative e altri documenti correlati.

Prima di utilizzare Namirial, quando arrivava il momento di chiudere un’operazione di compravendita di un immobile, il processo era il seguente:

1. Il team commerciale della Divisione Immobiliare di Acciona preparava la documentazione e, dopo la revisione, si procedeva alla firma fisica di tutte le pagine del documento da parte di Acciona.
2. Si confermava la data dell’appuntamento con il cliente presso il punto vendita della promozione dell’immobile venduto.
3. Tutta la documentazione da firmare veniva inviata al cliente tramite corriere, affinché potesse revisionarla prima del giorno dell’appuntamento.
4. Il giorno dell’appuntamento, il cliente rivedeva nuovamente la documentazione della compravendita e procedeva a firmare tutte le pagine.

Se per qualsiasi motivo si verificava un errore nella documentazione o un cambiamento dell’ultimo minuto, il processo doveva ricominciare dal punto 1.

“Nell’ambito del processo di digitalizzazione di Acciona, ed essendo un’azienda leader nella sostenibilità, è stato determinante integrare uno strumento che facilita l’eliminazione della carta in quei processi che sono perfettamente digitalizzabili.”

— José Morales, Gerente TIC della Divisione Immobiliare di Acciona

Soluzione

Con l’implementazione della firma elettronica avanzata di Namirial in Acciona División Inmobiliaria, il processo di firma di tutta la documentazione necessaria per formalizzare la compravendita di un immobile – firma del contratto di compravendita e del contratto di caparra – è stato digitalizzato.

Il processo di firma dei contratti di compravendita immobiliare e dei contratti di caparra con Namirial è il seguente:

1. La documentazione viene caricata sulla piattaforma di Namirial (dashboard) e vengono definiti gli spazi in cui il cliente deve firmare, i campi di conformità dei diritti e degli obblighi e l’ordine del flusso dei firmatari.
2. Viene inviata la documentazione da firmare.
3. Si firma da dispositivo mobile oppure da tavoletta grafica in uno qualsiasi dei punti vendita di Acciona División Inmobiliaria.

Questo processo può essere completato in appena 3 minuti, con il vantaggio che è possibile programmare promemoria automatici e definire scadenze per la documentazione in caso di mancata firma.

Quindi, sia che gli acquirenti vivano in Spagna sia che vivano all’estero, questa pratica viene ormai effettuata in formato digitale. Acciona División Inmobiliaria, grazie all’integrazione di Namirial, ha messo a disposizione dei propri clienti due opzioni di firma online:

1. Firma digitale dal proprio telefono cellulare, in modo da poter firmare sia il contratto di compravendita che il contratto di caparra da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
2. Firma digitale su tavoletta grafica in qualsiasi punto vendita di Acciona División Inmobiliaria.

In entrambi i casi, sia il cliente che l’agenzia immobiliare ottengono immediatamente la documentazione della compravendita firmata, così che la transazione si formalizza all’istante.

Le vendite di immobili che prima richiedevano giorni o addirittura settimane per essere concluse, ora in Acciona División Inmobiliaria vengono chiuse in modo praticamente immediato.

Risultati

Tre vantaggi della firma online di tutta la documentazione di compravendita immobiliare

1. In qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo

I clienti della Divisione Immobiliare di Acciona possono firmare dove e quando vogliono, direttamente dal proprio telefono cellulare o presso un punto vendita dell’azienda.

2. Buona immagine verso il cliente

I nuovi clienti apprezzano la facilità e la rapidità che la firma elettronica conferisce a qualsiasi processo in cui è necessario firmare documenti. Di fatto, la considerano ormai uno strumento indispensabile che ogni azienda digitale dovrebbe offrire.

3. Cultura paperless

Nell’ambito del processo di digitalizzazione di Acciona ed essendo un’azienda leader nella sostenibilità, è stato determinante integrare uno strumento che facilita la totale eliminazione della carta in quei processi che sono perfettamente digitalizzabili.

“I clienti apprezzano la comodità e la rapidità del processo di firma, e in effetti non capiscono più perché la firma dovrebbe avvenire su carta, quando nella loro vita quotidiana qualsiasi transazione o acquisto viene effettuato in modo digitale.”

— José Morales, Gerente TIC della Divisione Immobiliare di Acciona

Altri casi d’uso di Acciona División Inmobiliaria con Namirial

• Utilizza i servizi di Namirial per la firma dei contratti di locazione di stanze nelle residenze per studenti. L’azienda gestisce 5 residenze per studenti in Spagna, e l’uso della firma elettronica ha permesso ai genitori di firmare il contratto di locazione in qualsiasi momento, dal proprio telefono cellulare, senza doversi recare nuovamente presso la residenza.
• Utilizzo della firma elettronica tra le sedi con personale in tutta la Spagna per documenti interni e autorizzazioni necessarie, grazie all’immediatezza e alla facilità della firma.

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Avviso legale: questa testimonianza di successo è stata originariamente realizzata e pubblicata da Signaturit. A seguito dell’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitata sul sito web di Namirial a fini di archiviazione e informazione. I risultati, i dati, il marchio e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rispecchiare più le offerte o i risultati attuali.