Como a Acciona digitalizou a assinatura de contratos

A Acciona División Inmobiliaria usa há mais de 7 anos a solução de assinatura eletrônica avançada da Namirial para agilizar a assinatura do contrato de compra e venda e do contrato de sinal. Contamos todos os detalhes a seguir.

Com 30 anos de experiência, a Divisão Imobiliária da Acciona é uma das principais empresas de incorporação e gestão residencial da Espanha, com imóveis distribuídos pela Espanha, Portugal, Polônia e México.

O desafio

Até a implementação da solução de assinatura eletrônica avançada da Namirial, todos os contratos de compra e venda de imóveis e os contratos de sinal eram assinados em papel.

Como era o processo de assinatura de contratos de compra e venda antes de usar a Namirial?

As operações de compra e venda de ativos imobiliários envolviam a assinatura de cerca de 200 documentos por mês, entre contratos de compra e venda, contratos de sinal, apólices de seguro e outros documentos relacionados.

Antes de usar a Namirial, ao fechar uma operação de compra e venda de um ativo imobiliário, o processo era o seguinte:

1. A equipe comercial da Divisão Imobiliária da Acciona preparava a documentação e, após a revisão, procedia-se à assinatura física de todas as páginas do documento por parte da Acciona.
2. A data do encontro era confirmada com o cliente no ponto de venda do empreendimento do ativo vendido.
3. Toda a documentação a ser assinada era enviada ao cliente por mensageiro, para que pudesse revisá-la antes do dia do encontro.
4. No dia do encontro, o cliente revisava novamente a documentação da compra e venda e procedia à assinatura de todas as páginas.

Se por qualquer motivo houvesse um erro na documentação ou uma mudança de última hora, o processo precisava recomeçar do ponto 1.

“Dentro do processo de digitalização da Acciona, e sendo uma empresa líder em sustentabilidade, foi determinante incorporar uma ferramenta que facilita a eliminação do papel naqueles processos que são perfeitamente digitalizáveis.”

— José Morales, Gerente de TI da Divisão Imobiliária da Acciona

Solução

Com a implementação da assinatura eletrônica avançada da Namirial na Acciona División Inmobiliaria, o processo de assinatura de toda a documentação necessária para formalizar a compra e venda de um ativo imobiliário – assinatura do contrato de compra e venda e do contrato de sinal – foi digitalizado.

O processo de assinatura de contratos de compra e venda de imóveis e contratos de sinal com a Namirial é o seguinte:

1. A documentação é carregada na plataforma da Namirial (dashboard) e são definidos os espaços em que o cliente deve assinar, os campos de conformidade com direitos e obrigações e a ordem do fluxo dos signatários.
2. A documentação a ser assinada é enviada.
3. A assinatura é feita a partir de um dispositivo móvel ou de uma tablet gráfica em qualquer um dos pontos de venda da Acciona División Inmobiliaria.

Esse processo pode ser concluído em apenas 3 minutos, com a vantagem de que é possível programar lembretes automáticos e definir prazos de validade da documentação em caso de não assinatura.

Assim, tanto se os compradores vivem na Espanha quanto no exterior, esse trâmite já é realizado de forma digital. A Acciona División Inmobiliaria, com a incorporação da Namirial, disponibilizou aos seus clientes duas opções de assinatura online:

1. Assinatura digital pelo próprio telefone celular do cliente, de forma que ele possa assinar tanto o contrato de compra e venda quanto o contrato de sinal de qualquer lugar e a qualquer momento.
2. Assinatura digital em uma tablet gráfica em qualquer ponto de venda da Acciona División Inmobiliaria.

Em ambos os casos, tanto o cliente quanto a imobiliária obtêm imediatamente a documentação da compra e venda assinada, de modo que a transação se formaliza instantaneamente.

As vendas de ativos imobiliários que antes levavam dias ou até semanas para serem fechadas, agora na Acciona División Inmobiliaria são fechadas de forma praticamente imediata.

Resultados

Três vantagens de assinar online toda a documentação de compra e venda de imóveis

1. Em qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo

Os clientes da Divisão Imobiliária da Acciona podem assinar onde e quando quiserem, diretamente pelo celular ou em um ponto de venda da empresa.

2. Boa imagem perante o cliente

Os novos clientes valorizam a facilidade e a rapidez que a assinatura eletrônica confere a qualquer processo em que seja necessário assinar documentação. De fato, já consideram uma ferramenta indispensável que qualquer empresa digital deve oferecer.

3. Cultura paperless

Dentro do processo de digitalização da Acciona e sendo uma empresa líder em sustentabilidade, foi determinante incorporar uma ferramenta que facilita a total eliminação do papel naqueles processos que são perfeitamente digitalizáveis.

“Os clientes agradecem a comodidade e a rapidez do processo de assinatura, e a verdade é que já não entendem por que a assinatura deveria ser feita em papel quando, no dia a dia, qualquer transação ou compra é realizada de forma digital.”

— José Morales, Gerente de TI da Divisão Imobiliária da Acciona

Outros casos de uso da Acciona División Inmobiliaria com a Namirial

• Usa os serviços da Namirial para a assinatura dos contratos de aluguel de quartos em residências estudantis. A empresa administra 5 residências estudantis na Espanha, e o uso da assinatura eletrônica facilitou aos pais a assinatura do contrato de aluguel a qualquer momento, pelo celular, sem precisar se deslocar novamente até a residência.
• Uso da assinatura eletrônica entre unidades com equipe em toda a Espanha para documentos internos e autorizações necessárias, devido à imediaticidade e facilidade da assinatura.

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Aviso legal: este caso de sucesso foi originalmente produzido e publicado pela Signaturit. Após a integração da Signaturit ao Grupo Namirial, ele agora está hospedado no site da Namirial para fins de arquivamento e informação. Os resultados, dados, marca e referências a produtos refletem a experiência do cliente no momento da publicação original e podem não representar mais as ofertas ou resultados atuais.