Comment Acciona a digitalisé la signature des contrats

Acciona División Inmobiliaria utilise depuis plus de 7 ans la solution de signature électronique avancée de Namirial pour accélérer la signature du contrat de vente et du contrat d’arrhes. Voici tous les détails.

Avec 30 ans d’expérience, la Division Immobilière d’Acciona est l’une des principales sociétés de promotion et de gestion résidentielle en Espagne, avec des logements répartis en Espagne, au Portugal, en Pologne et au Mexique.

Le défi

Jusqu’à la mise en place de la solution de signature électronique avancée de Namirial, tous les contrats de vente immobilière et les contrats d’arrhes étaient signés sur papier.

Comment se déroulait le processus de signature des contrats de vente avant d’utiliser Namirial ?

Les opérations de vente de biens immobiliers impliquaient la signature d’environ 200 documents par mois, entre contrats de vente, contrats d’arrhes, polices d’assurance et autres documents associés.

Avant d’utiliser Namirial, au moment de conclure une opération de vente d’un bien immobilier, le processus était le suivant :

1. L’équipe commerciale de la Division Immobilière d’Acciona préparait la documentation et, après relecture, procédait à la signature physique de toutes les pages du document du côté d’Acciona.
2. La date du rendez-vous était confirmée avec le client au point de vente de la promotion du bien vendu.
3. Toute la documentation à signer était envoyée au client par coursier, afin qu’il puisse la vérifier avant le jour du rendez-vous.
4. Le jour du rendez-vous, le client vérifiait à nouveau la documentation de vente et procédait à la signature de toutes les pages.

Si, pour une raison quelconque, une erreur apparaissait dans la documentation ou qu’un changement de dernière minute survenait, le processus devait recommencer depuis le point 1.

« Dans le cadre du processus de digitalisation d’Acciona, et en tant qu’entreprise leader en matière de durabilité, il a été déterminant d’intégrer un outil qui facilite la suppression du papier dans les processus parfaitement digitalisables. »

— José Morales, Responsable informatique de la Division Immobilière d’Acciona

Solution

Avec la mise en place de la signature électronique avancée de Namirial chez Acciona División Inmobiliaria, le processus de signature de toute la documentation nécessaire pour formaliser la vente d’un bien immobilier – signature du contrat de vente et du contrat d’arrhes – a été digitalisé.

Le processus de signature des contrats de vente immobilière et des contrats d’arrhes avec Namirial est le suivant :

1. La documentation est téléversée sur la plateforme Namirial (dashboard) et les zones où le client doit signer sont définies, ainsi que les champs de conformité des droits et obligations et l’ordre du flux des signataires.
2. La documentation à signer est envoyée.
3. La signature s’effectue soit depuis un appareil mobile, soit depuis une tablette graphique dans l’un des points de vente d’Acciona División Inmobiliaria.

Ce processus peut être réalisé en à peine 3 minutes, avec l’avantage de pouvoir programmer des rappels automatiques et définir des délais d’expiration de la documentation en cas de non-signature.

Ainsi, que les acheteurs vivent en Espagne ou à l’étranger, cette démarche s’effectue désormais de manière digitale. Acciona División Inmobiliaria, grâce à l’intégration de Namirial, a mis à disposition de ses clients deux options de signature en ligne :

1. Signature digitale depuis le téléphone mobile du client lui-même, lui permettant de signer aussi bien le contrat de vente que le contrat d’arrhes depuis n’importe où et à tout moment.
2. Signature digitale sur une tablette graphique dans n’importe quel point de vente d’Acciona División Inmobiliaria.

Dans les deux cas, le client comme l’agence immobilière obtiennent immédiatement la documentation de vente signée, ce qui permet de formaliser la transaction instantanément.

Les ventes de biens immobiliers qui prenaient auparavant des jours, voire des semaines, à conclure sont désormais finalisées de façon quasi immédiate chez Acciona División Inmobiliaria.

Résultats

Trois avantages de la signature en ligne de toute la documentation de vente immobilière

1. N’importe où, n’importe quand, sur n’importe quel appareil

Les clients de la Division Immobilière d’Acciona peuvent signer où et quand ils le souhaitent, directement depuis leur téléphone mobile ou dans un point de vente de l’entreprise.

2. Une bonne image auprès du client

Les nouveaux clients apprécient la simplicité et la rapidité que la signature électronique apporte à tout processus impliquant la signature de documents. En effet, ils la considèrent désormais comme un outil incontournable que toute entreprise digitale devrait proposer.

3. Culture paperless

Dans le cadre du processus de digitalisation d’Acciona et en tant qu’entreprise leader en matière de durabilité, il a été déterminant d’intégrer un outil qui facilite la suppression totale du papier dans les processus parfaitement digitalisables.

« Les clients apprécient le confort et la rapidité du processus de signature, et la vérité est qu’ils ne comprennent plus pourquoi la signature devrait se faire sur papier alors que, dans leur quotidien, toute transaction ou tout achat s’effectue de manière digitale. »

— José Morales, Responsable informatique de la Division Immobilière d’Acciona

Autres cas d’usage d’Acciona División Inmobiliaria avec Namirial

• Utilise les services de Namirial pour la signature des contrats de location de chambres dans les résidences étudiantes. L’entreprise gère 5 résidences étudiantes en Espagne, et l’utilisation de la signature électronique a permis aux parents de signer le contrat de location à tout moment, depuis leur téléphone mobile, sans avoir à se déplacer de nouveau à la résidence.
• Utilisation de la signature électronique entre les délégations disposant de personnel dans toute l’Espagne pour les documents internes et les autorisations nécessaires, grâce à l’immédiateté et à la simplicité de la signature.

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Avertissement : ce témoignage de réussite a été initialement produit et publié par Signaturit. Suite à l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site web de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication originale et peuvent ne plus refléter les offres ou résultats actuels.