Descoperă cum Clidrive și-a optimizat procesele documentare și a îmbunătățit experiența clientului prin semnătura electronică Namirial.
În competitivul sector auto și financiar, Clidrive s-a remarcat prin capacitatea sa de adaptare și eficiența operațională, fiind singura platformă care gestionează obținerea de împrumuturi cu vehiculul drept garanție.
Cu o echipă de 44 de angajați și necesitatea constantă de a formaliza contracte și documente, Clidrive se confrunta cu provocarea de a gestiona procese fizice care consumau timp și resurse.
În ianuarie 2023, compania a decis să implementeze semnătura electronică Namirial, revoluționându-și modul de operare și obținând beneficii semnificative în ceea ce privește economisirea timpului, optimizarea resurselor și satisfacția clienților.
+100
documente semnate lunar
2023
anul în care și-au digitalizat semnătura
44
de angajați la Clidrive
Provocarea
Înainte de a implementa semnătura electronică, Clidrive, o companie cu 44 de angajați care activează în sectorul auto și financiar, se confrunta cu mai multe provocări.
Procesul de formalizare a contractelor și documentelor depindea exclusiv de metode fizice, ceea ce presupunea tipărirea documentelor, organizarea de întâlniri față în față pentru semnare și, ulterior, arhivarea atât fizică, cât și digitală.
Acest sistem nu doar că consuma mult timp și resurse, dar prezenta și provocări logistice semnificative, în special pentru clienții din afara Madridului.
În plus, necesitatea de a menține atât înregistrări fizice, cât și digitale complica gestionarea documentelor și încetinea operațiunile. Compania a realizat ineficiența acestei abordări și necesitatea unei soluții mai agile și eficiente pentru optimizarea proceselor comerciale.
„Înainte de a implementa semnătura electronică, gestionarea documentelor la Clidrive era un proces obositor și costisitor din punctul de vedere al timpului și al resurselor. Necesitatea de a stabili întâlniri față în față și de a arhiva fizic fiecare document reprezenta o provocare logistică și operațională majoră.”
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager la Clidrive
Soluția
În ianuarie 2023, Clidrive a decis să adopte semnătura electronică Namirial ca parte integrantă a operațiunilor sale. Încă de la început, compania a recunoscut importanța unui furnizor de semnătură electronică care să poată optimiza procesele și îmbunătăți experiența clientului.
Implementarea semnăturii electronice cu Namirial i-a permis Clidrive să depășească barierele geografice și să elimine dependența de semnăturile fizice.
„Cu Namirial, am reușit să depășim barierele geografice, permițându-le clienților noștri să semneze documente de oriunde din lume.”
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager la Clidrive
Fluxul noului proces de semnătură electronică este următorul:
- Generarea automată a documentului: Clidrive generează automat documentul necesar pentru tranzacția comercială, care poate fi un contract, un acord, o autorizație sau un alt tip de document juridic.
- Trimiterea documentului către semnatari: documentul este trimis automat semnatarilor corespunzători prin intermediul platformei Namirial, permițând chiar și semnături secvențiale.
- Primirea documentului semnat: odată ce toți semnatarii și-au completat semnătura, Namirial notifică Clidrive și pe toți cei implicați, care primesc o copie a documentului complet semnat.
- Arhivare în cloud: documentul semnat este arhivat automat în sistemul de stocare în cloud al Clidrive, garantând securitatea și accesibilitatea acestuia pentru viitoare consultări sau audituri.
Potrivit lui Jorge Rivero Ríos, Rent Manager la Clidrive, platforma Namirial este intuitivă și ușor de utilizat, ceea ce a facilitat o adoptare rapidă din partea angajaților și a clienților.
Principalele tipuri de documente pe care Clidrive le semnează cu Namirial includ:
- Contracte de închiriere a vehiculelor: permit clienților să semneze contractele de închiriere de la distanță, eliminând necesitatea deplasărilor și a întâlnirilor față în față.
- Contracte cu furnizorii: facilitează semnarea acordurilor și contractelor cu furnizori externi, asigurând rapiditate și eficiență în formalizarea relațiilor comerciale.
- Autorizații și consimțăminte: gestionează semnarea autorizațiilor și consimțămintelor necesare pentru diverse operațiuni interne și externe, garantând respectarea cerințelor legale și de reglementare.
- Documente de resurse umane: includ contracte de muncă, acorduri de confidențialitate și alte documente legate de gestionarea personalului, îmbunătățind eficiența administrării resurselor umane.
- Acorduri financiare: formalizează acorduri financiare și tranzacții, asigurând valabilitatea și securitatea semnăturilor electronice, în conformitate cu reglementările legale în vigoare.
Aceste documente sunt esențiale pentru funcționarea zilnică a Clidrive, iar implementarea Namirial a permis o gestionare mai agilă, sigură și eficientă a tuturor acestor procese.
Rezultate
Implementarea semnăturii electronice la Clidrive a generat numeroase beneficii semnificative, atât interne, cât și externe:
Beneficii interne:
- Extinderea acoperirii geografice: semnătura electronică a permis Clidrive să își extindă acoperirea comercială dincolo de Madrid, eliminând limitările geografice și permițând semnarea de la distanță a documentelor juridice.
- Economie de timp și resurse: automatizarea proceselor de semnare și gestionare a documentelor a generat o economie considerabilă de timp și resurse, permițând angajaților să se concentreze pe sarcini strategice.
- Ușurință în utilizare: interfața intuitivă a Namirial a facilitat o adoptare rapidă și eficientă a semnăturii electronice, îmbunătățind eficiența operațională a Clidrive. Versatilitatea semnăturii electronice permite aplicarea acesteia în multiple domenii ale companiei, optimizând eficiența și securitatea gestionării documentelor în întreaga organizație.
Beneficii externe:
- Îmbunătățirea experienței clientului: clienții Clidrive pot acum semna documente de oriunde și oricând, beneficiind de un proces mai rapid și fără complicații. Acest lucru a consolidat relația cu clienții, oferindu-le o experiență modernă și satisfăcătoare.
- Securitate juridică: implementarea semnăturii electronice a asigurat că toate semnăturile respectă cerințele legale, oferind securitate juridică în tranzacțiile comerciale.
Potrivit lui Jorge Rivero Ríos, securitatea juridică oferită de Namirial îi oferă Clidrive încrederea că toate tranzacțiile sale respectă reglementările legale.
Impact și recomandări
Impactul semnăturii electronice asupra Clidrive a fost semnificativ, nu doar în ceea ce privește economia de timp și resurse, ci și în îmbunătățirea eficienței operaționale și a satisfacției clienților. Clidrive recomandă cu tărie implementarea semnăturii electronice altor companii care doresc să lucreze mai eficient în medii digitale sau care au planuri de extindere.
Semnătura electronică nu doar accelerează procesele de semnare a documentelor, ci elimină și barierele geografice, oferind o flexibilitate mai mare pentru a lucra cu clienți și parteneri de afaceri de oriunde din lume.
În plus, prin adoptarea semnăturii electronice, companiile pot îmbunătăți securitatea documentelor și pot reduce costurile asociate cu gestionarea hârtiei și logistica semnăturilor față în față. Ușurința în utilizare și asistența excelentă pentru clienți oferite de Namirial au fost esențiale pentru experiența pozitivă a Clidrive cu platforma.
„Aș recomanda semnătura electronică Namirial oricărei companii care dorește să își optimizeze procesele și să îmbunătățească experiența clientului. În plus, prin adoptarea semnăturii electronice, companiile pot îmbunătăți securitatea documentelor și pot reduce costurile asociate cu gestionarea hârtiei și logistica semnăturilor față în față.”
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager la Clidrive
Declarație de exonerare de răspundere: această poveste de succes a fost produsă și publicată inițial de Signaturit. În urma integrării Signaturit în Grupul Namirial, aceasta este acum găzduită pe site-ul Namirial în scopuri de arhivare și informare. Rezultatele, cifrele, elementele de brand și referințele la produse reflectă experiența clientului la momentul publicării inițiale și este posibil să nu mai reprezinte ofertele sau rezultatele actuale.