Erfahren Sie, wie Clidrive seine Dokumentenprozesse optimierte und die Kundenerfahrung durch die elektronische Signatur von Namirial verbesserte.
Im wettbewerbsintensiven Automobil- und Finanzsektor hat sich Clidrive durch seine Anpassungsfähigkeit und operative Effizienz hervorgetan – als einzige Plattform, die Kredite mit dem Fahrzeug als Sicherheit verwaltet.
Mit 44 Mitarbeitenden und dem ständigen Bedarf, Verträge und Dokumente zu formalisieren, stand Clidrive vor der Herausforderung, physische Prozesse zu verwalten, die Zeit und Ressourcen banden.
Im Januar 2023 entschied sich das Unternehmen, die elektronische Signatur von Namirial einzuführen – ein Schritt, der die Arbeitsweise revolutionierte und erhebliche Vorteile in Bezug auf Zeitersparnis, Ressourcenoptimierung und Kundenzufriedenheit brachte.
+100
unterzeichnete Dokumente pro Monat
2023
Jahr der Digitalisierung der Unterschrift
44
Mitarbeitende bei Clidrive
Die Herausforderung
Vor der Einführung der elektronischen Signatur stand Clidrive, ein Unternehmen mit 44 Mitarbeitenden in den Bereichen Automobil und Finanzen, vor mehreren Herausforderungen.
Der Prozess zur Formalisierung von Verträgen und Dokumenten beruhte ausschließlich auf physischen Methoden – das bedeutete: Dokumente drucken, persönliche Termine zur Unterzeichnung vereinbaren und anschließend sowohl physisch als auch digital archivieren.
Dieses System war nicht nur zeit- und ressourcenintensiv, sondern brachte auch erhebliche logistische Herausforderungen mit sich, insbesondere für Kunden außerhalb Madrids.
Zudem erschwerte die Notwendigkeit, sowohl physische als auch digitale Aufzeichnungen zu führen, das Dokumentenmanagement und verlangsamte die Abläufe. Das Unternehmen erkannte die Ineffizienz dieses Ansatzes und die Notwendigkeit einer agileren, effizienteren Lösung zur Optimierung seiner Geschäftsprozesse.
„Vor der Einführung der elektronischen Signatur war das Dokumentenmanagement bei Clidrive ein mühsamer und zeit- sowie ressourcenintensiver Prozess. Die Notwendigkeit, persönliche Termine zu vereinbaren und jedes Dokument physisch abzulegen, stellte eine große logistische und operative Herausforderung dar.“
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager bei Clidrive
Die Lösung
Im Januar 2023 entschied sich Clidrive, die elektronische Signatur von Namirial als festen Bestandteil seiner Abläufe einzuführen. Von Anfang an erkannte man die Bedeutung eines Anbieters für elektronische Signaturen, der Prozesse optimieren und die Kundenerfahrung verbessern konnte.
Die Einführung der elektronischen Signatur mit Namirial ermöglichte es Clidrive, geografische Barrieren zu überwinden und die Abhängigkeit von physischen Unterschriften zu beseitigen.
„Mit Namirial konnten wir geografische Barrieren überwinden und unseren Kunden ermöglichen, Dokumente von überall auf der Welt zu unterzeichnen.“
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager bei Clidrive
Der Ablauf des neuen elektronischen Unterzeichnungsprozesses ist wie folgt:
- Automatische Dokumenterstellung: Clidrive erstellt automatisch das für die Geschäftstransaktion erforderliche Dokument – zum Beispiel einen Vertrag, eine Vereinbarung, eine Genehmigung oder ein anderes rechtliches Dokument.
- Versand des Dokuments an die Unterzeichner: das Dokument wird automatisch über die Plattform von Namirial an die entsprechenden Unterzeichner gesendet, wobei auch sequenzielle Unterschriften möglich sind.
- Erhalt des unterzeichneten Dokuments: sobald alle Unterzeichner ihre Unterschrift geleistet haben, benachrichtigt Namirial Clidrive und alle Beteiligten, die eine Kopie des vollständig unterzeichneten Dokuments erhalten.
- Ablage in der Cloud: das unterzeichnete Dokument wird automatisch im Cloud-Speichersystem von Clidrive archiviert, was Sicherheit und Zugänglichkeit für künftige Abfragen oder Audits gewährleistet.
Wie Jorge Rivero Ríos, Rent Manager bei Clidrive, erklärt, ist die Plattform von Namirial intuitiv und einfach zu bedienen, was die schnelle Einführung bei Mitarbeitenden und Kunden erleichtert hat.
Zu den wichtigsten Dokumenttypen, die Clidrive mit Namirial unterzeichnet, gehören:
- Fahrzeugmietverträge: ermöglichen es Kunden, Mietverträge für Fahrzeuge aus der Ferne zu unterzeichnen und machen Reisen sowie persönliche Treffen überflüssig.
- Lieferantenverträge: erleichtern die Unterzeichnung von Vereinbarungen und Verträgen mit externen Lieferanten und gewährleisten Schnelligkeit und Effizienz bei der Formalisierung von Geschäftsbeziehungen.
- Genehmigungen und Einwilligungen: steuern die Unterzeichnung von Genehmigungen und Einwilligungen, die für verschiedene interne und externe Vorgänge erforderlich sind, und gewährleisten die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen.
- Personaldokumente: umfassen Arbeitsverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen und andere personalbezogene Dokumente, wodurch die Effizienz in der Personalverwaltung verbessert wird.
- Finanzielle Vereinbarungen: formalisieren finanzielle Vereinbarungen und Transaktionen und gewährleisten die Gültigkeit und Sicherheit elektronischer Signaturen gemäß den geltenden rechtlichen Vorschriften.
Diese Dokumente sind für den täglichen Betrieb von Clidrive von entscheidender Bedeutung, und die Einführung von Namirial hat eine agilere, sicherere und effizientere Verwaltung all dieser Prozesse ermöglicht.
Ergebnisse
Die Einführung der elektronischen Signatur bei Clidrive hat zahlreiche bedeutende Vorteile geschaffen, sowohl intern als auch extern:
Interne Vorteile:
- Erweiterte geografische Reichweite: Die elektronische Signatur hat es Clidrive ermöglicht, seine geschäftliche Reichweite über Madrid hinaus auszuweiten, geografische Beschränkungen zu beseitigen und rechtliche Dokumente aus der Ferne unterzeichnen zu lassen.
- Zeit- und Ressourcenersparnis: Die Automatisierung der Unterzeichnungs- und Dokumentenverwaltungsprozesse hat eine erhebliche Zeit- und Ressourcenersparnis bewirkt, sodass sich Mitarbeitende auf strategische Aufgaben konzentrieren können.
- Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Oberfläche von Namirial hat eine schnelle und effektive Einführung der elektronischen Signatur ermöglicht und die operative Effizienz von Clidrive verbessert. Die Vielseitigkeit der elektronischen Signatur ermöglicht ihre Anwendung in mehreren Unternehmensbereichen und optimiert die Effizienz und Sicherheit im Dokumentenmanagement der gesamten Organisation.
Externe Vorteile:
- Verbesserte Kundenerfahrung: Kunden von Clidrive können nun Dokumente von überall und jederzeit unterzeichnen und profitieren von einem schnelleren, unkomplizierten Prozess. Dies hat die Kundenbeziehung gestärkt, indem eine moderne und zufriedenstellende Erfahrung geboten wird.
- Rechtssicherheit: Die Einführung der elektronischen Signatur hat sichergestellt, dass alle Unterschriften den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, und bietet damit Rechtssicherheit bei Geschäftstransaktionen.
Laut Jorge Rivero Ríos gibt die von Namirial gebotene Rechtssicherheit Clidrive die Gewissheit, dass alle Transaktionen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Auswirkungen und Empfehlungen
Die Auswirkung der elektronischen Signatur auf Clidrive war erheblich – nicht nur im Hinblick auf Zeit- und Ressourceneinsparungen, sondern auch bei der Verbesserung der betrieblichen Effizienz und der Kundenzufriedenheit. Clidrive empfiehlt die Einführung der elektronischen Signatur nachdrücklich anderen Unternehmen, die effizienter in digitalen Umgebungen arbeiten oder eine Expansion planen möchten.
Die elektronische Signatur beschleunigt nicht nur die Unterzeichnungsprozesse von Dokumenten, sondern beseitigt auch geografische Barrieren und bietet mehr Flexibilität bei der Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern überall auf der Welt.
Darüber hinaus können Unternehmen durch die Einführung der elektronischen Signatur die Sicherheit ihrer Dokumente verbessern und Kosten senken, die mit der Papierverwaltung und der Logistik persönlicher Unterschriften verbunden sind. Die Benutzerfreundlichkeit und der hervorragende Kundenservice von Namirial waren entscheidend für die positive Erfahrung von Clidrive mit der Plattform.
„Ich würde die elektronische Signatur von Namirial jedem Unternehmen empfehlen, das seine Prozesse optimieren und die Kundenerfahrung verbessern möchte. Zudem können Unternehmen durch die Einführung der elektronischen Signatur die Sicherheit ihrer Dokumente verbessern und Kosten senken, die mit der Papierverwaltung und der Logistik persönlicher Unterschriften verbunden sind.“
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager bei Clidrive
Haftungsausschluss: diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Namirial-Website gehostet. Die Ergebnisse, Zahlen, Markenangaben und Produktverweise spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und stellen möglicherweise nicht mehr die aktuellen Angebote oder Ergebnisse dar.