Découvrez comment Clidrive a optimisé ses processus documentaires et amélioré l’expérience client grâce à la signature électronique de Namirial.
Dans le secteur concurrentiel de l’automobile et de la finance, Clidrive s’est distinguée par sa capacité d’adaptation et son efficacité opérationnelle, étant la seule plateforme à gérer l’obtention de prêts garantis par le véhicule.
Avec un effectif de 44 employés et un besoin constant de formaliser des contrats et des documents, Clidrive était confrontée au défi de gérer des processus physiques chronophages et coûteux en ressources.
En janvier 2023, l’entreprise a décidé de mettre en œuvre la signature électronique de Namirial, révolutionnant ainsi sa façon de fonctionner et obtenant des avantages significatifs en termes de gain de temps, d’optimisation des ressources et de satisfaction client.
+100
documents signés par mois
2023
année de la digitalisation de leur signature
44
employés chez Clidrive
Le défi
Avant la mise en place de la signature électronique, Clidrive, une entreprise de 44 employés opérant dans les secteurs de l’automobile et de la finance, était confrontée à plusieurs défis.
Le processus de formalisation des contrats et des documents reposait exclusivement sur des méthodes physiques, impliquant l’impression des documents, l’organisation de rendez-vous en personne pour la signature, puis un archivage à la fois physique et numérique.
Ce système était non seulement chronophage et coûteux en ressources, mais présentait également des défis logistiques importants, en particulier pour les clients situés en dehors de Madrid.
En outre, la nécessité de conserver des dossiers à la fois physiques et numériques compliquait la gestion documentaire et ralentissait les opérations. L’entreprise a pris conscience de l’inefficacité de cette approche et du besoin d’une solution plus agile et efficace pour optimiser ses processus commerciaux.
« Avant la mise en place de la signature électronique, la gestion des documents chez Clidrive était un processus fastidieux et coûteux en temps et en ressources. La nécessité de fixer des rendez-vous en personne et d’archiver physiquement chaque document représentait un défi logistique et opérationnel majeur. »
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager chez Clidrive
La solution
En janvier 2023, Clidrive a décidé d’adopter la signature électronique de Namirial comme partie intégrante de ses opérations. Dès le départ, l’entreprise a reconnu l’importance de disposer d’un prestataire de signature électronique capable d’optimiser les processus et d’améliorer l’expérience client.
La mise en place de la signature électronique avec Namirial a permis à Clidrive de surmonter les barrières géographiques et de mettre fin à la dépendance aux signatures physiques.
« Avec Namirial, nous avons pu surmonter les barrières géographiques, permettant à nos clients de signer des documents depuis n’importe où dans le monde. »
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager chez Clidrive
Le déroulement du nouveau processus de signature électronique est le suivant :
- Génération automatique du document : Clidrive génère automatiquement le document nécessaire à la transaction commerciale, qu’il s’agisse d’un contrat, d’un accord, d’une autorisation ou d’un autre type de document juridique.
- Envoi du document aux signataires : le document est envoyé automatiquement aux signataires concernés via la plateforme de Namirial, permettant même des signatures séquentielles.
- Réception du document signé : une fois que tous les signataires ont apposé leur signature, Namirial notifie Clidrive et l’ensemble des personnes concernées, qui reçoivent une copie du document entièrement signé.
- Archivage dans le cloud : le document signé est automatiquement archivé dans le système de stockage cloud de Clidrive, garantissant sa sécurité et son accessibilité pour de futures consultations ou audits.
Comme l’explique Jorge Rivero Ríos, Rent Manager chez Clidrive, la plateforme de Namirial est intuitive et facile d’utilisation, ce qui a facilité une adoption rapide par les employés et les clients.
Les principaux types de documents que Clidrive signe avec Namirial incluent :
- Contrats de location de véhicules : permettent aux clients de signer les contrats de location à distance, sans avoir besoin de se déplacer ni d’organiser de rendez-vous en personne.
- Contrats avec les fournisseurs : facilitent la signature d’accords et de contrats avec des fournisseurs externes, en garantissant rapidité et efficacité dans la formalisation des relations commerciales.
- Autorisations et consentements : gèrent la signature des autorisations et consentements nécessaires à diverses opérations internes et externes, garantissant le respect des exigences légales et réglementaires.
- Documents RH : incluent les contrats de travail, les accords de confidentialité et d’autres documents liés à la gestion du personnel, améliorant l’efficacité de l’administration RH.
- Accords financiers : formalisent les accords financiers et les transactions, garantissant la validité et la sécurité des signatures électroniques conformément à la réglementation en vigueur.
Ces documents sont essentiels au fonctionnement quotidien de Clidrive, et la mise en œuvre de Namirial a permis une gestion plus agile, sécurisée et efficace de l’ensemble de ces processus.
Résultats
La mise en place de la signature électronique chez Clidrive a généré de nombreux bénéfices significatifs, tant en interne qu’en externe :
Bénéfices internes :
- Extension de la portée géographique : la signature électronique a permis à Clidrive d’étendre sa portée commerciale au-delà de Madrid, en supprimant les limitations géographiques et en permettant la signature de documents légaux à distance.
- Gain de temps et de ressources : l’automatisation des processus de signature et de gestion documentaire a généré un gain considérable de temps et de ressources, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches stratégiques.
- Facilité d’utilisation : l’interface intuitive de Namirial a facilité une adoption rapide et efficace de la signature électronique, améliorant l’efficacité opérationnelle de Clidrive. La polyvalence de la signature électronique permet son application dans de multiples domaines de l’entreprise, optimisant l’efficacité et la sécurité de la gestion documentaire au sein de toute l’organisation.
Bénéfices externes :
- Amélioration de l’expérience client : les clients de Clidrive peuvent désormais signer des documents depuis n’importe où et à tout moment, bénéficiant d’un processus plus rapide et sans complications. Cela a renforcé la relation avec les clients en leur offrant une expérience moderne et satisfaisante.
- Sécurité juridique : la mise en place de la signature électronique a garanti que toutes les signatures respectent les exigences légales, apportant une sécurité juridique aux transactions commerciales.
Selon Jorge Rivero Ríos, la sécurité juridique offerte par Namirial apporte à Clidrive la garantie que toutes ses transactions respectent la réglementation en vigueur.
Impact et recommandations
L’impact de la signature électronique chez Clidrive a été considérable, non seulement en termes de gain de temps et de ressources, mais aussi dans l’amélioration de l’efficacité opérationnelle et de la satisfaction client. Clidrive recommande vivement la mise en place de la signature électronique à d’autres entreprises souhaitant travailler de manière plus efficace dans des environnements numériques ou envisageant une expansion.
La signature électronique accélère non seulement les processus de signature de documents, mais élimine également les barrières géographiques et offre une plus grande flexibilité pour travailler avec des clients et partenaires commerciaux partout dans le monde.
De plus, en adoptant la signature électronique, les entreprises peuvent améliorer la sécurité de leurs documents et réduire les coûts liés à la gestion du papier et à la logistique des signatures en personne. La facilité d’utilisation et l’excellent service client fournis par Namirial ont été déterminants dans l’expérience positive de Clidrive avec la plateforme.
« Je recommanderais la signature électronique de Namirial à toute entreprise cherchant à optimiser ses processus et à améliorer l’expérience client. De plus, en adoptant la signature électronique, les entreprises peuvent améliorer la sécurité de leurs documents et réduire les coûts liés à la gestion du papier et à la logistique des signatures en personne. »
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager chez Clidrive
Avertissement : ce témoignage de réussite a été initialement produit et publié par Signaturit. Suite à l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus représenter les offres ou résultats actuels.