Scopri come Clidrive ha ottimizzato i propri processi documentali e migliorato l’esperienza del cliente grazie alla firma elettronica di Namirial.
Nel competitivo settore dell’automotive e della finanza, Clidrive si è distinta per la propria capacità di adattamento ed efficienza operativa, essendo l’unica piattaforma che gestisce l’ottenimento di prestiti con il veicolo come garanzia.
Con un organico di 44 dipendenti e la necessità costante di formalizzare contratti e documenti, Clidrive doveva affrontare la sfida di gestire processi fisici che richiedevano tempo e risorse.
Nel gennaio 2023, l’azienda ha deciso di implementare la firma elettronica di Namirial, rivoluzionando il proprio modo di operare e ottenendo significativi vantaggi in termini di risparmio di tempo, ottimizzazione delle risorse e soddisfazione del cliente.
+100
documenti firmati al mese
2023
anno in cui hanno digitalizzato la firma
44
dipendenti in Clidrive
La sfida
Prima di implementare la firma elettronica, Clidrive, azienda con 44 dipendenti che opera nei settori automotive e finanziario, doveva affrontare diverse sfide.
Il processo di formalizzazione di contratti e documenti dipendeva esclusivamente da metodi fisici, il che comportava la stampa dei documenti, l’organizzazione di appuntamenti di persona per la firma e, successivamente, l’archiviazione sia fisica sia digitale.
Questo sistema non solo richiedeva molto tempo e risorse, ma presentava anche notevoli sfide logistiche, soprattutto per i clienti fuori Madrid.
Inoltre, la necessità di mantenere archivi sia fisici sia digitali complicava la gestione documentale e rallentava le operazioni. L’azienda si è resa conto dell’inefficienza di questo approccio e della necessità di una soluzione più agile ed efficiente per ottimizzare i propri processi commerciali.
“Prima di implementare la firma elettronica, la gestione dei documenti in Clidrive era un processo tedioso e costoso in termini di tempo e risorse. La necessità di fissare appuntamenti di persona e archiviare fisicamente ogni documento rappresentava una grande sfida logistica e operativa.”
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager di Clidrive
Soluzione
Nel gennaio 2023, Clidrive ha deciso di adottare la firma elettronica di Namirial come parte integrante delle proprie operazioni. Fin dall’inizio, ha riconosciuto l’importanza di affidarsi a un fornitore di firma elettronica in grado di ottimizzare i processi e migliorare l’esperienza del cliente.
L’implementazione della firma elettronica con Namirial ha permesso a Clidrive di superare le barriere geografiche ed eliminare la dipendenza dalle firme fisiche.
“Con Namirial, siamo riusciti a superare le barriere geografiche, permettendo ai nostri clienti di firmare documenti da qualsiasi parte del mondo.”
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager di Clidrive
Il flusso del nuovo processo di firma elettronica è il seguente:
- Generazione automatica del documento: Clidrive genera automaticamente il documento necessario per la transazione commerciale, che può essere un contratto, un accordo, un’autorizzazione o un altro tipo di documento legale.
- Invio del documento ai firmatari: il documento viene inviato automaticamente ai firmatari corrispondenti tramite la piattaforma di Namirial, consentendo anche firme sequenziali.
- Ricezione del documento firmato: una volta che tutti i firmatari hanno completato la firma, Namirial notifica Clidrive e tutte le parti coinvolte, che ricevono una copia del documento completamente firmato.
- Archiviazione nel cloud: il documento firmato viene archiviato automaticamente nel sistema di archiviazione cloud di Clidrive, garantendone la sicurezza e l’accessibilità per future consultazioni o audit.
Come spiega Jorge Rivero Ríos, Rent Manager di Clidrive, la piattaforma di Namirial è intuitiva e facile da usare, il che ha favorito una rapida adozione da parte dei dipendenti e dei clienti.
I principali tipi di documenti che Clidrive firma con Namirial includono:
- Contratti di noleggio veicoli: permettono ai clienti di firmare contratti di noleggio in modalità remota, eliminando la necessità di spostamenti e incontri di persona.
- Contratti con fornitori: facilitano la firma di accordi e contratti con fornitori esterni, garantendo rapidità ed efficienza nella formalizzazione dei rapporti commerciali.
- Autorizzazioni e consensi: gestiscono la firma di autorizzazioni e consensi necessari per varie operazioni interne ed esterne, garantendo il rispetto dei requisiti legali e normativi.
- Documenti delle risorse umane: includono contratti di lavoro, accordi di riservatezza e altri documenti relativi alla gestione del personale, migliorando l’efficienza nell’amministrazione delle risorse umane.
- Accordi finanziari: formalizzano accordi finanziari e transazioni, garantendo la validità e la sicurezza delle firme elettroniche in conformità con la normativa vigente.
Questi documenti sono cruciali per il funzionamento quotidiano di Clidrive, e l’implementazione di Namirial ha permesso una gestione più agile, sicura ed efficiente di tutti questi processi.
Risultati
L’implementazione della firma elettronica in Clidrive ha generato molteplici vantaggi significativi, sia interni sia esterni:
Vantaggi interni:
- Ampliamento della copertura geografica: la firma elettronica ha permesso a Clidrive di espandere il proprio raggio d’azione commerciale oltre Madrid, eliminando le limitazioni geografiche e consentendo la firma da remoto di documenti legali.
- Risparmio di tempo e risorse: l’automazione dei processi di firma e gestione documentale ha generato un risparmio considerevole di tempo e risorse, permettendo ai dipendenti di concentrarsi su attività strategiche.
- Facilità d’uso: l’interfaccia intuitiva di Namirial ha facilitato un’adozione rapida ed efficace della firma elettronica, migliorando l’efficienza operativa di Clidrive. La versatilità della firma elettronica permette di applicarla in molteplici aree dell’azienda, ottimizzando efficienza e sicurezza nella gestione documentale in tutta l’organizzazione.
Vantaggi esterni:
- Miglioramento dell’esperienza cliente: i clienti di Clidrive possono ora firmare documenti in qualsiasi luogo e momento, beneficiando di un processo più rapido e senza complicazioni. Ciò ha rafforzato il rapporto con i clienti, offrendo loro un’esperienza moderna e soddisfacente.
- Sicurezza giuridica: l’implementazione della firma elettronica ha garantito che tutte le firme rispettassero i requisiti legali, offrendo sicurezza giuridica nelle transazioni commerciali.
Secondo Jorge Rivero Ríos, la sicurezza giuridica offerta da Namirial dà a Clidrive la certezza che tutte le proprie transazioni siano conformi alle normative legali.
Impatto e raccomandazioni
L’impatto della firma elettronica su Clidrive è stato significativo, non solo in termini di risparmio di tempo e risorse, ma anche nel miglioramento dell’efficienza operativa e della soddisfazione del cliente. Clidrive raccomanda ampiamente l’implementazione della firma elettronica ad altre aziende che desiderano lavorare in modo più efficiente in ambienti digitali o che hanno piani di espansione.
La firma elettronica non solo velocizza i processi di firma dei documenti, ma elimina anche le barriere geografiche e offre maggiore flessibilità per lavorare con clienti e partner commerciali in qualsiasi parte del mondo.
Inoltre, adottando la firma elettronica, le aziende possono migliorare la sicurezza dei propri documenti e ridurre i costi associati alla gestione della carta e alla logistica delle firme di persona. La facilità d’uso e l’eccellente assistenza clienti fornita da Namirial sono state fondamentali nell’esperienza positiva di Clidrive con la piattaforma.
“Consiglierei la firma elettronica di Namirial a qualsiasi azienda desideri ottimizzare i propri processi e migliorare l’esperienza del cliente. Inoltre, adottando la firma elettronica, le aziende possono migliorare la sicurezza dei propri documenti e ridurre i costi associati alla gestione della carta e alla logistica delle firme di persona.”
— Jorge Rivero Ríos, Rent Manager di Clidrive
Disclaimer: questo caso di successo è stato originariamente prodotto e pubblicato da Signaturit. In seguito all’integrazione di Signaturit nel Gruppo Namirial, è ora ospitato sul sito web di Namirial a scopo di archivio e informazione. I risultati, i dati, il brand e i riferimenti ai prodotti riflettono l’esperienza del cliente al momento della pubblicazione originale e potrebbero non rappresentare più le offerte o i risultati attuali.