Scopri come Citya Immobilier trasforma il proprio processo di locazione con la firma elettronica e l’automazione documentale, migliorando l’efficienza, riducendo i tempi e ottimizzando l’esperienza dell’inquilino.
Con oltre 30 anni di esperienza, Citya Immobilier è un’importante azienda francese del settore immobiliare. Offre servizi completi che includono gestione condominiale, amministrazione immobiliare, locazioni e transazioni immobiliari, rivolgendosi a un’ampia gamma di clienti attraverso Groupe Arche.
In questa storia di successo presentiamo gli elementi chiave di come sono riusciti a trasformare il proprio processo di locazione con la firma elettronica e l’automazione documentale di Namirial, migliorando l’efficienza, riducendo i tempi e ottimizzando l’esperienza dell’inquilino.
10 min
per completare il dossier di un inquilino
100%
un processo digitale
+30
anni di esperienza
La sfida: semplificare l’apertura dei conti bancari nel rispetto della normativa
Il processo tradizionale di locazione di Citya presentava molteplici sfide che l’azienda voleva superare:
- Inefficienza nella firma dei contratti: La necessità di firme fisiche richiedeva numerosi spostamenti e poteva ritardare il processo se venivano commessi errori, come l’omissione di un’iniziale.
- Complessità amministrativa: La gestione manuale comportava uno scambio costante di documenti fisici, come lettere e contratti, generando ritardi e aumentando la possibilità di errori.
- Limitazioni geografiche: Molti clienti cercavano immobili in città diverse dal proprio luogo di residenza, rendendo più difficili le visite in presenza e la firma dei documenti.
«La locazione è la nostra attività principale ed era indispensabile semplificare il processo per migliorare l’esperienza dell’inquilino. Avevamo bisogno di un approccio più agile e digitale che facilitasse ogni fase.»
Frédéric Chaminade, Direttore Generale di Groupe Arche
La soluzione: digitalizzazione con KYC automatizzato e firma elettronica
Per affrontare queste sfide, Citya Immobilier ha digitalizzato i propri processi in collaborazione con Namirial. L’integrazione comprende:
Automazione del controllo dei documenti: Automatizzare la verifica e la validazione dei documenti, riducendo gli errori e accelerando l’approvazione dei dossier.
Digitalizzazione del dossier dell’inquilino: I clienti possono ora preparare e inviare i propri documenti in formato digitale, consentendo una prevalidazione efficiente e il monitoraggio in tempo reale dello stato della richiesta.
Firma elettronica da remoto: È stato implementato un sistema di firma elettronica che consente agli inquilini di firmare i contratti da qualsiasi luogo, eliminando la necessità di spostamenti e velocizzando il processo.
«La digitalizzazione ci ha permesso di semplificare in modo significativo il processo di locazione. Grazie all’automazione e alla firma elettronica, i nostri team lavorano con maggiore efficienza e gli inquilini beneficiano di un processo più rapido, sicuro e senza complicazioni.»
Frédéric Chaminade, Direttore Generale di Groupe Arche
Un nuovo processo semplice ed efficiente
- Selezione dell’appartamento
L’inquilino sceglie l’abitazione e organizziamo le visite dopo una preselezione. - Visita e scelta
Il nostro consulente accompagnerà la famiglia, la coppia o lo studente nella visita degli immobili. Una volta presa la decisione, iniziamo la creazione del dossier. - Preparazione e validazione del dossier
L’inquilino raccoglie e invia la documentazione in formato digitale. Dopo averla ricevuta, effettuiamo una prevalidazione, consentendo al cliente di seguire l’avanzamento in tempo reale. Confermiamo la ricezione di tutti i documenti richiesti, come buste paga e avvisi fiscali. - Firma elettronica
Questa fase viene svolta da remoto, eliminando la necessità di spostamenti. È un cambiamento significativo che apporta semplicità ed efficienza, riducendo lo scambio di documenti e favorendo una relazione più fluida. - Firma del contratto e trasloco
Una volta firmato il contratto di locazione, viene definita la data del trasloco. La firma elettronica velocizza l’intero processo e rende questo momento più pratico e accessibile.
I risultati: efficienza, sicurezza e miglioramento dell’esperienza
L’adozione di queste soluzioni digitali ha generato benefici significativi:
- Efficienza operativa: L’automazione e la digitalizzazione hanno ridotto la perdita di documenti e consentito una risposta più rapida alle richieste, migliorando la produttività del team/autorità di regolamentazione o contenzioso. In questo modo, la banca si protegge dalle sanzioni regolamentari.
- Risparmio di tempo: La preparazione di un dossier dell’inquilino è stata ridotta a circa 10 minuti, ottimizzando l’efficienza sia per i clienti sia per il personale interno.
- Miglioramento dell’esperienza del cliente: La possibilità di completare i processi da remoto ha aumentato la soddisfazione degli inquilini, soprattutto di coloro che cercano immobili in città diverse.
«La firma elettronica è stata molto apprezzata dai team interni. Le perdite dei dossier sono finite e possiamo rispondere più rapidamente ai nostri inquilini. Ora bastano solo 10 minuti per creare il dossier di un inquilino. Abbiamo fatto un grande passo avanti con Namirial!»
Frédéric Chaminade, Direttore Generale di Groupe Arche
La digitalizzazione come motore di cambiamento nel settore immobiliare
L’esperienza di Citya Immobilier dimostra come la digitalizzazione possa trasformare completamente l’operatività nel settore immobiliare. Adottando soluzioni come la firma elettronica e l’automazione del controllo documentale, l’azienda non solo ha ottimizzato i propri processi interni, ma ha anche migliorato significativamente l’esperienza dei propri clienti.
La semplificazione del processo di locazione, la riduzione dei tempi e l’eliminazione delle barriere geografiche hanno permesso a Citya di offrire un servizio più agile, efficiente e sicuro. Questo caso dimostra come l’innovazione digitale non solo risponda alle esigenze attuali del mercato, ma favorisca anche la competitività e prepari le aziende al futuro del settore immobiliare.
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Disclaimer: Questa storia di successo si basa su un contenuto originale adattato per la pubblicazione sul sito web di Namirial a fini informativi e di archivio. I dati, i riferimenti ai brand, le informazioni sui prodotti e i risultati descritti si riferiscono all’esperienza del cliente al momento del progetto originale e potrebbero non riflettere i prodotti, i servizi o i risultati attuali.