Die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags in weniger als 24 Stunden. Genau diese Transformation hat GPRO Valparaíso erlebt, seit das Unternehmen die Personalmanagement-Plattform von niikiis eingeführt hat, die nahtlos in die elektronische Signatur von Namirial integriert ist. Eine vernetzte Lösung, die die HR-Prozesse während der Hochsaison grundlegend verändert hat.
Mehr als 100 Mitarbeitende während der Hochsaison ohne eigenes HR-Team zu verwalten, ist keine leichte Aufgabe. Im GPRO Valparaíso Palace & Spa, einem Fünf-Sterne-Hotel in Palma de Mallorca, wurden sämtliche HR-Prozesse, von Verträgen und Verlängerungen bis hin zur internen Kommunikation, von einer einzigen Person betreut. Mit jeder Zunahme der Geschäftstätigkeit wurde der Bedarf an mehr Agilität und Kontrolle immer dringlicher.
Die Herausforderung: Agilität und Kontrolle während der Hochsaison
Jahrelang verwaltete das Hotelteam alle dokumentenbezogenen Prozesse manuell. Drucken, persönliche Unterschriften, Scannen und Archivieren verursachten einen erheblichen Verwaltungsaufwand, erschwerten die Nachverfolgung und verlangsamten das Onboarding neuer Mitarbeitender genau dann, wenn Geschwindigkeit besonders wichtig war.
Neben der Digitalisierung dieser Prozesse waren die Ziele klar definiert:
- Alle Mitarbeiterinformationen zentralisieren.
- Die interne Kommunikation vereinfachen.
- Den Papierverbrauch reduzieren.
„Wir wollten die Agilität und Nachverfolgbarkeit unserer Dokumentenprozesse verbessern, insbesondere während der Hochsaison, wenn die Zahl der Neueinstellungen steigt. Gleichzeitig suchten wir nach einer Lösung, die alle Mitarbeiterinformationen zentralisiert und die interne Kommunikation vereinfacht.“
— GPRO Valparaíso Palace & Spa
Die Lösung: eine All-in-One-Plattform, zugeschnitten auf die betriebliche Realität
GPRO Valparaíso benötigte mehr als nur ein HR-Tool. Gesucht wurde eine agile, zentralisierte und einfach zu verwaltende Lösung, die sich an die Anforderungen eines Hotels mit hoher Mitarbeiterfluktuation und begrenzten HR-Ressourcen anpassen konnte.
Die Plattform niikiis bot genau das: eine All-in-One-Lösung zur Digitalisierung des Personalmanagements, zur Automatisierung administrativer Aufgaben und zur Zentralisierung aller Mitarbeiterinformationen.
Mit der nativ integrierten elektronischen Signatur von Namirial kann das Hotelteam:
- Dokumente erstellen.
- Dokumente zur Unterschrift versenden.
- Unterschriften einholen.
- Unterzeichnete Dokumente archivieren.
Alles über eine einzige Plattform, ohne manuelle Prozesse oder externe Tools.
Von Verträgen und Verlängerungen bis hin zu Zusatzvereinbarungen, Kündigungen oder Dokumenten zur Arbeitssicherheit wird heute alles digital verwaltet, mit vollständiger Nachverfolgbarkeit und Zugriff von jedem Gerät aus.
„Früher mussten wir jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter persönlich aufsuchen, um Dokumente unterschreiben zu lassen. Heute versenden wir sie über niikiis, die Mitarbeitenden erhalten sie und unterschreiben sie mit Signaturit von überall aus. Alles geht deutlich schneller.“
— Laia Riera, Koordinatorin, GPRO Valparaíso Palace & Spa
Ergebnisse: mehr Agilität, weniger Papier und eine bessere Erfahrung
Seit der Einführung von niikiis in Kombination mit der eSignature-Lösung von Namirial hat GPRO Valparaíso seine Personalmanagement-Prozesse optimiert, Bearbeitungszeiten verkürzt und gleichzeitig mehr Agilität und Kontrolle gewonnen.
Darüber hinaus konnte das Team folgende Vorteile erzielen:
- Zentralisierte Nachverfolgung unterzeichneter und ausstehender Dokumente.
- Einfachere Einhaltung regulatorischer Anforderungen.
- Eine effizientere und modernere Mitarbeitererfahrung.
niikiis + Namirial: eine Integration mit spürbarer Wirkung
Für niikiis bedeutet die Digitalisierung des Personalmanagements weit mehr als Technologie. Es geht darum, die tägliche Arbeit von Führungskräften in dynamischen Umgebungen mit schlanken Strukturen oder hoher Mitarbeiterfluktuation zu vereinfachen.
Deshalb war die Integration der elektronischen Signatur von Namirial in die Plattform ein logischer Schritt: mehr Effizienz, ohne zusätzliche Komplexität.
„Die Integration von Namirial in unsere Lösung war der logische nächste Schritt, um ein vollständiges, sicheres und zugängliches Erlebnis im Personalmanagement anzubieten. Die technologische Stärke und die kontinuierliche Unterstützung waren entscheidend dafür, dass unsere Kunden wie GPRO von Anfang an mehr Agilität, Kontrolle und Effizienz gewinnen konnten.“
— Carlos Hornstein, Mitgründer & CEO, niikiis
Partnerschaften, die funktionieren. Lösungen, die verändern.
Entdecken Sie den Mehrwert einer Partnerschaft mit Namirial.
Ein 5-Sterne-Hotel beschleunigt den Einstellungsprozess und vereinfacht das Personalmanagement mit einer vollständig digitalen HR-Lösung von niikiis und Namirial.
Haftungsausschluss: Diese Success Story wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Archiv- und Informationszwecken auf der Website von Namirial bereitgestellt. Die dargestellten Ergebnisse, Kennzahlen, Marken und Produktreferenzen spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und entsprechen möglicherweise nicht mehr den aktuellen Angeboten oder Ergebnissen.