Das globale Talentunternehmen ManpowerGroup digitalisiert die Dokumentenunterzeichnung in Spanien, Portugal und Griechenland mit Namirial – über 5 Millionen Signaturen in mehr als zehn Jahren Partnerschaft, ohne einen einzigen Signing-Vorfall.
ManpowerGroup hat seine digitale Transformation durch die Implementierung der elektronischen Signaturplattform von Namirial in seinen HR- und operativen Prozessen in Spanien, Portugal und Griechenland beschleunigt. In einer mehr als zehnjährigen Partnerschaft wurden über 5 Millionen digitale Signaturen ohne einen einzigen Signing-Vorfall verarbeitet. Dadurch konnten operative Effizienz, die Erfahrung der Bewerbenden sowie die Einhaltung regulatorischer Vorgaben deutlich verbessert werden.
Die Herausforderung
ManpowerGroup musste seine digitale Transformation in kritischen HR- und operativen Prozessen vorantreiben, im internationalen Maßstab und mit häufigen Einstellungsspitzen. Ziel war es, eine Lösung zu finden, die Folgendes ermöglicht:
- Unterzeichnung von Verträgen und Einwilligungen sicher und aus der Ferne.
- Reibungslose Erfahrung für Bewerbende vom ersten Tag an.
- Einhaltung regulatorischer Anforderungen und Rechtsgültigkeit mit lückenloser Nachvollziehbarkeit.
- Zentralisiertes Dokumentenmanagement über mehrere Einheiten, Abteilungen und Länder hinweg.
Allein in Spanien, wo ManpowerGroup mehr als 17.000 Neueinstellungen pro Monat in einem Netzwerk von über 100 Niederlassungen abwickelt, bedeutete die manuelle Vertragsabwicklung einen erheblichen administrativen Aufwand und Verzögerungen beim Onboarding neuer Mitarbeitender. Ein umständlicher, papierbasierter Unterzeichnungsprozess zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses hinterlässt genau den falschen ersten Eindruck.
„Die Herausforderung bestand darin, unsere strategischen Ziele voranzutreiben, ohne Kompromisse bei der Qualität oder der Erfahrung der Bewerbenden einzugehen.“
— Jordi Morancho, CIO von ManpowerGroup
Lösung
ManpowerGroup implementierte die elektronische Signaturplattform von Namirial als zentrales Element seiner Einstellungs- und Dokumentenmanagement-Prozesse. Die Lösung wurde so konfiguriert, dass Mitarbeitende und Bewerbende aus der Ferne unterzeichnen können, ohne Präsenztermine und mit deutlich kürzeren Bearbeitungszeiten.
Jedes Dokument wird durch ein eingebettetes digitales Zertifikat gestützt, das Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft sicherstellt und rechtliche Verfahren vereinfacht.
Als Qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (QVDA) bringt Namirial die Compliance-Expertise und Vertrauensinfrastruktur mit, die notwendig ist, um die Rechtsgültigkeit nicht nur in Spanien, sondern konsistent in allen relevanten Rechtsräumen zu gewährleisten, ein entscheidender Faktor bei der Ausweitung der Lösung auf Portugal und Griechenland.
Das Team kann Dokumente manuell oder im Stapelversand verschicken und die Nutzung der Signatur auf weitere Abteilungen und Marken ausweiten, bei gleichbleibenden Sicherheits- und Compliance-Standards.
Dies wird durch einen partnerschaftlichen Ansatz von Namirial unterstützt, der sicherstellt, dass Technologie, Prozesse und Governance kontinuierlich mit den strategischen Zielen von ManpowerGroup weiterentwickelt werden.
„Mit Namirial haben wir einen stabilen Unterzeichnungsprozess mit nahezu null Vorfällen, robuste digitale Beweise und die Möglichkeit erreicht, die Nutzung abteilungsübergreifend auszuweiten, ohne Abstriche bei Sicherheit oder Compliance.“
— Jordi Morancho, CIO von ManpowerGroup
Ergebnisse
Seit der Einführung hat die Lösung in drei Ländern messbare Wirkung erzielt:
- Prozessstabilität – über 5 Millionen Signaturen in Spanien, Portugal und Griechenland, ohne einen einzigen Vorfall in mehr als zehn Jahren Partnerschaft.
- Operative Effizienz – deutliche Reduzierung des manuellen Aufwands in einem hochvolumigen Betrieb mit vielen Standorten.
- Zeit- und Reiseeinsparungen – durch den Wegfall der Präsenzpflicht beim Unterzeichnen.
- Bessere Erfahrung für Bewerbende – schnelles, reibungsloses Unterzeichnen vom ersten Tag der Zusammenarbeit.
- Höhere Beweiskraft – dank eingebettetem digitalem Zertifikat und vollständigem Prüfpfad.
- Organisatorische Skalierbarkeit – Einführung in mehreren Abteilungen, Marken und Ländern bei einheitlichen Sicherheits- und Compliance-Standards.
„Die Wirkung zeigt sich in unserem Alltag: weniger Fahrten, schnelleres Onboarding und zufriedenere Teams und Bewerbende, mit der Gewissheit, jederzeit Sicherheits- und regulatorische Standards zu erfüllen.“
— Jordi Morancho, CIO von ManpowerGroup
Ein strategischer Partner für die Zukunft
Namirial agiert als strategischer Partner für eine Digitalisierung mit realen, skalierbaren und messbaren Ergebnissen. Das Unternehmen adressiert die Herausforderungen von heute, operative Effizienz, Sicherheit und Compliance, Nutzererfahrung sowie Integration in bestehende Systeme (ATS/CRM/ERP), und bereitet Organisationen gleichzeitig auf das vor, was als Nächstes kommt: digitale Identität und eIDAS 2.0, intelligente Automatisierung und skalierbares Wachstum.
Mit durchgängiger Unterstützung in Technologie, Governance und Betrieb macht Namirial die elektronische Signatur und das Dokumentenmanagement zu einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.
„Für uns ist Namirial ein Partner für die Zukunft: Das Unternehmen teilt unsere Vision von Innovation und Compliance, entwickelt sich mit unseren Bedürfnissen weiter und unterstützt uns dabei, mit Vertrauen zu skalieren.“
— Jordi Morancho, CIO von ManpowerGroup
Hinweis: Diese Success Story wurde ursprünglich von Signaturit erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial Group wird sie nun ausschließlich zu Informations- und Archivierungszwecken auf der Website von Namirial veröffentlicht. Die dargestellten Ergebnisse, Daten, Marken und Produktreferenzen spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und entsprechen möglicherweise nicht mehr den aktuellen Angeboten oder Ergebnissen.