[A]CODE Abogados est un cabinet d’avocats multidisciplinaire, pionnier dans l’offre de services juridiques à ses clients en s’appuyant sur des outils technologiques. En 2020, il a intégré la solution de signature électronique de Namirial, ce qui a permis d’accélérer ses processus de gestion et d’améliorer la satisfaction de ses clients.
[A]CODE propose ses services dans différents domaines tels que le droit de l’urbanisme, le droit du travail, le droit commercial et le droit des procédures collectives. Parmi ses spécialités figurent le Venture Capital et le droit du sport.
100%
processus de signature numérique
3
avantages clés : temps, coût et sécurité
2020
année d’intégration de la signature électronique
Le défi
La transformation numérique a toujours fait partie de l’ADN de ce cabinet d’avocats, connu pour allier tradition et modernité.
[A]CODE Abogados savait que, pour rester compétitif dans le secteur juridique, il devait proposer le meilleur conseil, associé aux dernières tendances en matière d’outils numériques.
Plus précisément, le cabinet souhaitait surmonter les frictions liées à la signature de certains documents nécessitant plusieurs signataires situés dans des lieux différents.
De manière traditionnelle, il fallait séparer chaque page à signer et l’envoyer par e-mail à chaque signataire. Ceux-ci devaient imprimer, signer et scanner le document pour le renvoyer. Une fois toutes les signatures recueillies — au prix d’un investissement de temps considérable —, les pages devaient être réassemblées au document original.
Ce n’était ni efficace ni pratique, et cela impliquait une gestion papier qu’il fallait faire évoluer.
« Namirial nous a permis de simplifier une tâche routinière comme la signature de documents sociétaires, avec les garanties juridiques maximales. »
— Ricardo Torres, associé chez [A]CODE
La solution
Ils ont trouvé en Namirial leur solution idéale. Ils pouvaient utiliser la signature électronique via la plateforme web de Namirial, sans investir de temps dans une quelconque intégration, ce qui leur a permis, dès le premier jour, de déployer cet outil technologique dans toutes les opérations du cabinet.
Voici comment fonctionne le processus :
- L’avocat responsable de l’opération accède à la plateforme de Namirial pour envoyer, par exemple, un pacte d’actionnaires et un accord d’investissement à plusieurs destinataires.
- Il configure le document en mode parallèle, ce qui permet à tous les signataires de recevoir le document en même temps et de pouvoir le signer à tout moment.
- Les signataires reçoivent le document à signer par e-mail ou SMS, sans avoir à télécharger d’application.
- Après la signature (à l’aide d’une souris, d’un stylet ou d’un doigt, selon l’appareil), le processus est validé et toutes les parties reçoivent une copie du document signé.
« Namirial offre trois avantages aux cabinets d’avocats : gain de temps et de coûts, sécurité et agilité. »
— Ricardo Torres, associé chez [A]CODE
Résultats
L’utilisation de la signature électronique a permis de simplifier le travail quotidien des professionnels responsables des différentes opérations, qu’elles soient de nature commerciale, sociale ou urbanistique, tout en véhiculant auprès des clients une image de cabinet moderne et innovant.
[A]CODE Abogados a réussi à gagner en efficacité et à offrir à ses clients un meilleur service et une meilleure expérience, grâce à un processus de signature 100 % numérique, fluide et sans interruption.
La signature électronique s’est sans conteste révélée très utile, non seulement en accélérant les processus de gestion et en générant des économies sur les coûts administratifs à court et long terme, mais aussi parce qu’elle représente aujourd’hui l’alternative idéale pour garantir l’activité normale de tout cabinet avec toutes les garanties juridiques.
« Une fois le document téléchargé sur la plateforme et envoyé aux signataires, il n’est pas nécessaire d’y prêter une attention particulière : dès qu’il est signé, vous recevez une notification par e-mail. »
— Ricardo Torres, associé chez [A]CODE
Au-delà de la signature électronique
Mais [A]CODE Abogados n’utilise pas uniquement la signature électronique de Namirial. Celle-ci a progressivement été mise en œuvre pour d’autres cas d’usage, tels que la documentation liée aux dispositifs de chômage partiel (ERTE) ainsi que les réclamations extrajudiciaires, entre autres.
Par ailleurs, l’équipe du secrétariat utilise un autre des services, les communications certifiées, pour certifier la remise d’e-mails et de documents joints avec pleine validité juridique.
« Avec Namirial, nous envoyons des e-mails certifiés, similaires aux célèbres burofax, de manière simple et à un coût inférieur. »
— Ricardo Torres, associé chez [A]CODE
Avertissement : ce témoignage de réussite a été initialement produit et publié par Signaturit Group. Suite à l’intégration de Signaturit au sein du groupe Namirial, il est désormais hébergé sur le site de Namirial à des fins d’archivage et d’information. Les résultats, chiffres, éléments de marque et références produits reflètent l’expérience du client au moment de la publication initiale et peuvent ne plus représenter les offres ou résultats actuels.