[A]CODE Abogados ist eine multidisziplinäre Anwaltskanzlei, die als Pionier ihren Mandanten Rechtsdienstleistungen mithilfe technologischer Tools anbietet. Im Jahr 2020 integrierte sie die elektronische Signaturlösung von Namirial und beschleunigte damit ihre Verwaltungsprozesse und verbesserte die Kundenzufriedenheit.
[A]CODE bietet seine Dienstleistungen in verschiedenen Bereichen an, darunter Bau- und Planungsrecht, Arbeitsrecht, Handelsrecht und Insolvenzrecht. Zu seinen Spezialgebieten zählen Venture Capital und Sportrecht.
100%
digitaler Unterzeichnungsprozess
3
zentrale Vorteile: Zeit, Kosten und Sicherheit
2020
Jahr der Integration der elektronischen Signatur
Die Herausforderung
Die Digitalisierung liegt seit jeher in der DNA dieser Anwaltskanzlei, die sich durch die Verbindung von Tradition und Moderne auszeichnet.
[A]CODE Abogados wusste, dass es im Rechtssektor nur mit der besten Beratung sowie den neuesten digitalen Tools wettbewerbsfähig bleiben konnte.
Konkret wollte die Kanzlei die Reibungsverluste überwinden, die beim Unterzeichnen bestimmter Dokumente entstanden, wenn mehrere Unterzeichner an unterschiedlichen Orten beteiligt waren.
Auf traditionelle Weise musste jede zu unterzeichnende Seite getrennt und per E-Mail an jeden Unterzeichner geschickt werden. Diese mussten das Dokument ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen, um es zurückzuschicken. Waren alle Unterschriften eingeholt – ein zeitaufwändiger Prozess –, mussten die Seiten wieder mit dem Originaldokument zusammengefügt werden.
Das war weder effizient noch praktisch und bedeutete eine papierbasierte Verwaltung, die geändert werden musste.
„Namirial hat es uns ermöglicht, eine Routineaufgabe wie die Unterzeichnung von Gesellschaftsdokumenten mit höchsten rechtlichen Garantien zu vereinfachen.“
— Ricardo Torres, Partner bei [A]CODE
Die Lösung
Sie fanden in Namirial ihre ideale Lösung. Sie konnten die elektronische Signatur über die Webplattform von Namirial nutzen, ohne Zeit in eine Integration investieren zu müssen, sodass sie dieses technologische Tool vom ersten Tag an in allen Abläufen der Kanzlei einführen und nutzen konnten.
So funktioniert der Prozess:
- Der für die Transaktion verantwortliche Anwalt greift auf die Plattform von Namirial zu, um beispielsweise eine Gesellschaftervereinbarung und Investitionsvereinbarung an mehrere Empfänger zu senden.
- Er konfiguriert das Dokument im parallelen Modus, sodass alle Unterzeichner das Dokument gleichzeitig erhalten und jederzeit unterschreiben können.
- Die Unterzeichner erhalten das Dokument zur Unterschrift per E-Mail oder SMS, ohne eine App herunterladen zu müssen.
- Nach der Unterschrift (mit Maus, Stylus oder Finger, je nach Gerät) wird der Prozess validiert, und alle Parteien erhalten eine Kopie des unterzeichneten Dokuments.
„Namirial bietet Anwaltskanzleien drei Vorteile: Zeit- und Kostenersparnis, Sicherheit und Agilität.“
— Ricardo Torres, Partner bei [A]CODE
Ergebnisse
Der Einsatz der elektronischen Signatur hat die tägliche Arbeit der Fachleute vereinfacht, die für die verschiedenen Vorgänge zuständig sind – ob handels-, arbeits- oder planungsrechtlicher Art –, und vermittelt den Mandanten gleichzeitig das Bild einer modernen und innovativen Kanzlei.
[A]CODE Abogados ist es gelungen, effizienter zu arbeiten und seinen Mandanten mit einem 100 % digitalen, reibungslosen und unterbrechungsfreien Unterzeichnungsprozess einen besseren Service und ein besseres Erlebnis zu bieten.
Die elektronische Signatur hat sich zweifellos als äußerst nützlich erwiesen – nicht nur, weil sie Verwaltungsprozesse beschleunigt und kurz- wie langfristig Verwaltungskosten spart, sondern auch, weil sie derzeit die ideale Möglichkeit darstellt, den normalen Betrieb einer Kanzlei mit voller Rechtssicherheit zu gewährleisten.
„Sobald man das Dokument auf die Plattform hochgeladen und an die Unterzeichner gesendet hat, muss man sich nicht weiter darum kümmern – sobald es unterschrieben ist, erhält man eine Benachrichtigung per E-Mail.“
— Ricardo Torres, Partner bei [A]CODE
Mehr als nur elektronische Signatur
Doch [A]CODE Abogados nutzt nicht nur die elektronische Signatur von Namirial. Sie wird zunehmend auch für andere Anwendungsfälle eingesetzt, etwa für Dokumentation im Zusammenhang mit Kurzarbeitsregelungen (ERTE) sowie außergerichtliche Forderungen.
Darüber hinaus nutzt das Sekretariatsteam einen weiteren Service, die zertifizierte Kommunikation, um die Zustellung von E-Mails und angehängten Dokumenten mit voller Rechtsgültigkeit zu bestätigen.
„Mit Namirial versenden wir zertifizierte E-Mails, ähnlich dem bekannten Burofax, ganz einfach und zu geringeren Kosten.“
— Ricardo Torres, Partner bei [A]CODE
Haftungsausschluss: diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich von Signaturit Group erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Namirial-Website gehostet. Die Ergebnisse, Zahlen, Markenangaben und Produktverweise spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und stellen möglicherweise nicht mehr die aktuellen Angebote oder Ergebnisse dar.