Die Künstlergesellschaft AIE vereinfacht die Registrierung von Künstlern und das Dokumentenmanagement dank der fortgeschrittenen elektronischen Signatur von Namirial. Dadurch werden Zeit und Kosten reduziert, die Transparenz erhöht und die Erfahrung der Mitglieder verbessert.
Die Künstlergesellschaft AIE verwaltet und schützt die Rechte tausender Künstler in ihrer beruflichen Entwicklung und garantiert einen nahbaren, agilen und transparenten Service. Mit einer wachsenden und zunehmend globalen Community entschied sich die Organisation, ihre digitale Transformation voranzutreiben, um Künstlern eine schnellere, einfachere und nachhaltigere Erfahrung zu bieten. In dieser Success Story erklären wir, wie dies erreicht wurde.
+10k
digital unterzeichnete Neuanmeldungen
40k
mit elektronischen Signaturen verwaltete Verwaltungsdokumente
4
eine Woche mit verkürzten Anmeldefristen für internationale Künstler
Die Herausforderung. Die Herausforderungen, die den Wandel notwendig machten.
Vor der Einführung von Namirial stand AIE vor einem langsamen und papierabhängigen Prozess für die Aufnahme neuer Mitglieder. Verträge mussten physisch unterschrieben und an die Büros gesendet werden, was insbesondere Künstler in anderen Städten oder Ländern beeinträchtigte.
Die größten Herausforderungen waren:
- Wenig agile Registrierungsprozesse, verlangsamt durch den Postversand
- Großes Dokumentenaufkommen, das eine manuelle Verwaltung erforderte
- Bedarf an einer flüssigeren, transparenteren und moderneren Erfahrung für Künstler
- Hoher Papierverbrauch und geringe Nachhaltigkeit des Prozesses
AIE benötigte eine technologische Lösung, die ihre Vision unterstützt, vom ersten Kontakt an die bestmögliche Unterstützung zu bieten und dabei geografische sowie bürokratische Barrieren zu beseitigen.
„Unsere Mission ist es, Künstler auf ihrem Weg zu begleiten. Das bedeutet unter anderem, den Aufwand administrativer Verfahren zu reduzieren, damit wir der nahe und transparente Partner sein können, den sie brauchen.“
— Fernando Prados, Head of Partnerships bei AIE
Die Lösung. Die technologische Antwort, die die Transformation des Prozesses ermöglichte.
AIE führte die fortgeschrittene elektronische Signatur von Namirial ein und integrierte sie in zentrale Prozesse der Organisation:
Bereiche, in denen die Lösung eingesetzt wird
- Mitgliederservice: zur schnellen Verwaltung von Künstlerregistrierungen und um ihnen eine unmittelbare und professionelle Erfahrung zu bieten.
- Rechtsberatung und Generalsekretariat: zur sicheren und effizienten Formalisierung von Verträgen, Vereinbarungen und anderen internen Dokumenten.
Diese Digitalisierung ermöglichte es der Organisation, einen vollständig digitalen Workflow einzuführen, im Einklang mit ihrem Engagement für Innovation und die kontinuierliche Verbesserung ihres Services für Künstler.
„Die Einführung der elektronischen Signatur von Namirial hat es uns ermöglicht, agiler und nachhaltiger zu werden und vor allem die Erfahrung der Künstler bereits ab dem ersten Kontakt zu verbessern. Damit erfüllen wir unser Ziel, innovative Dienstleistungen anzubieten, die durch die beste Technologie unterstützt werden.“
— Fernando Prados, Head of Partnerships bei AIE
Die Ergebnisse. Die greifbaren Auswirkungen der Digitalisierung im Alltag.
Seit der Einführung von Namirial verzeichnete AIE deutliche Verbesserungen sowohl bei der internen Effizienz als auch bei der Zufriedenheit der Künstler:
Mehr Agilität und Effizienz
- Reduzierung der Zeit für den Abschluss neuer Registrierungen innerhalb Spaniens um 7–10 Tage.
- Reduzierung der Registrierungszeit für Künstler aus den USA, Kolumbien, Argentinien und anderen Ländern um 2–4 Wochen.
Nachhaltigkeit und Kostensenkung
- Einsparung von nahezu 2 Tonnen Papier dank der Digitalisierung.
- Finanzielle Einsparungen für Künstler durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten.
Verbesserte Künstlererfahrung
- Zugänglicher, sofortiger und transparenter Unterzeichnungsprozess.
- Mehr Professionalität und Vertrauen bereits ab dem ersten Kontakt.
Interne Optimierung
- Mehr als 40.000 Verwaltungsdokumente wurden digital verwaltet.
- Das Team kann mehr Zeit für die individuelle Betreuung der Künstler aufwenden.
Insgesamt hat die Einführung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur AIE ermöglicht, sowohl ihre Arbeitsabläufe als auch die Künstlererfahrung vollständig zu transformieren: deutlich agilere Prozesse, die Wartezeiten um Wochen reduzieren, digitales Dokumentenmanagement, das Tonnen von Papier und damit verbundene Kosten eliminiert, eine engere und transparentere Beziehung bereits ab dem ersten Kontakt sowie eine erhebliche interne Optimierung, die Zeit für das wirklich Wichtige schafft: die Unterstützung jedes einzelnen Künstlers in seiner beruflichen Entwicklung.
„Die Digitalisierung des Registrierungsprozesses hat uns außerdem ermöglicht, unsere Mission weiter zu stärken: eine nahe und transparente Beziehung zu jedem Künstler aufrechtzuerhalten – unabhängig davon, wo er sich befindet.“
— Fernando Prados, Head of Membership bei AIE
Ein Partner für die Digitalisierung des Kunstsektors
Elektronische Signaturen sind zu einem zentralen Bestandteil von AIE geworden. Sie fördern das Engagement der Organisation für Innovation und stärken ihre Mission, Künstlern einen personalisierten, agilen und transparenten Service anzubieten.
Mit einer sicheren, effizienten und vollständig anpassbaren Lösung entwickelt sich AIE kontinuierlich hin zu stärker digitalisierten und nachhaltigeren Prozessen – im Einklang mit den tatsächlichen Bedürfnissen der Kreativen und der Entwicklung des Kultursektors selbst.
Möchten auch Sie Ihre Prozesse mit derselben Agilität, Sicherheit und Expertise wie AIE transformieren?
Sprechen Sie mit uns. Bei Namirial unterstützen wir Sie dabei, Ihre Signatur- und Dokumentationsprozesse zu digitalisieren, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Ihr Geschäft.
Kontaktieren Sie unser Team und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können.