La Società degli Artisti AIE semplifica la registrazione degli artisti e la gestione documentale grazie alla Firma Elettronica Avanzata di Namirial, riducendo tempi e costi, aumentando la trasparenza e migliorando l’esperienza dei membri.
La Società degli Artisti AIE gestisce e tutela i diritti di migliaia di artisti nel loro sviluppo professionale, garantendo un servizio vicino, agile e trasparente. Con una comunità in crescita e sempre più globale, l’organizzazione ha deciso di accelerare la propria trasformazione digitale per offrire agli artisti un’esperienza più veloce, semplice e sostenibile. In questo caso di successo spieghiamo come ci sono riusciti.
+10k
registrazioni di nuovi membri con firma digitale
40k
documenti amministrativi gestiti con firme elettroniche
4
settimane di riduzione dei tempi di registrazione per gli artisti internazionali
La sfida. Le problematiche che hanno reso necessario il cambiamento.
Prima di implementare la firma di Namirial, AIE si trovava ad affrontare un processo lento e fortemente dipendente dalla carta per l’onboarding dei nuovi membri. I contratti dovevano essere firmati fisicamente e inviati agli uffici, una situazione che penalizzava in particolare gli artisti residenti in altre città o Paesi.
Le principali sfide erano:
- Processi di registrazione poco agili, rallentati dalle spedizioni postali
- Grande volume documentale che richiedeva una gestione manuale
- Necessità di un’esperienza più fluida, trasparente e moderna per gli artisti
- Elevato utilizzo di carta e scarsa sostenibilità del processo
AIE aveva bisogno di una soluzione tecnologica che supportasse la sua visione di offrire il miglior supporto possibile fin dal primo contatto, eliminando le barriere geografiche e burocratiche.
“La nostra missione è accompagnare gli artisti nel loro percorso, il che significa, tra le altre cose, ridurre l’impegno richiesto dalle procedure amministrative per poter essere l’alleato vicino e trasparente di cui hanno bisogno.”
— Fernando Prados, Head of Partnerships di AIE
La soluzione. La risposta tecnologica che ha permesso di trasformare il processo.
AIE ha adottato la Firma Elettronica Avanzata di Namirial, integrandola nei processi chiave della propria attività:
Aree che utilizzano la soluzione
- Servizi ai membri: per gestire rapidamente le registrazioni degli artisti e offrire loro un’esperienza immediata e professionale.
- Consulenza legale e Segreteria Generale: per formalizzare contratti, accordi e altri documenti interni in modo sicuro ed efficiente.
Questa digitalizzazione ha permesso all’organizzazione di adottare un flusso di lavoro completamente online, coerente con il proprio impegno verso l’innovazione e il miglioramento continuo del servizio offerto agli artisti.
“L’adozione della firma elettronica di Namirial ci ha permesso di essere più agili, sostenibili e, soprattutto, di migliorare l’esperienza dell’artista fin dal primo contatto, raggiungendo il nostro obiettivo di offrire servizi innovativi supportati dalla migliore tecnologia.”
— Fernando Prados, Head of Partnerships di AIE
I risultati. L’impatto concreto della digitalizzazione nella quotidianità.
Dall’implementazione della firma di Namirial, AIE ha registrato miglioramenti significativi sia in termini di efficienza interna sia di soddisfazione degli artisti:
Maggiore agilità ed efficienza
- Riduzione di 7–10 giorni nei tempi necessari per completare nuove registrazioni in Spagna.
- Riduzione di 2–4 settimane nei tempi di registrazione degli artisti situati negli Stati Uniti, in Colombia, Argentina e altri Paesi.
Sostenibilità e riduzione dei costi
- Eliminazione dell’utilizzo di quasi 2 tonnellate di carta grazie alla digitalizzazione.
- Risparmio economico per gli artisti, evitando costi di stampa e spedizione tramite corriere.
Migliore esperienza per gli artisti
- Processo di firma accessibile, immediato e trasparente.
- Maggiore professionalità e fiducia fin dal primo contatto.
Ottimizzazione interna
- Oltre 40.000 documenti amministrativi gestiti digitalmente.
- Il team può dedicare più tempo al supporto personalizzato degli artisti.
Nel complesso, l’implementazione della firma elettronica avanzata ha permesso ad AIE di trasformare completamente le proprie operazioni e l’esperienza degli artisti: processi molto più agili che riducono i tempi di attesa di settimane, gestione digitale dei documenti che elimina tonnellate di carta e i relativi costi, una relazione più vicina e trasparente fin dal primo contatto e una significativa ottimizzazione interna che libera tempo per ciò che conta davvero: supportare ogni artista nel proprio sviluppo professionale.
“La digitalizzazione del processo di registrazione ci ha anche permesso di rafforzare la nostra missione: mantenere una relazione vicina e trasparente con ogni artista, indipendentemente da dove si trovi.”
— Fernando Prados, Head of Partnerships di AIE
Un alleato per la digitalizzazione del settore artistico
Le firme elettroniche sono diventate un elemento chiave per AIE, sostenendo il suo impegno verso l’innovazione e rafforzando la sua missione di offrire agli artisti un servizio personalizzato, agile e trasparente.
Grazie a una soluzione sicura, efficiente e completamente adattabile, AIE continua a evolvere verso processi più digitali e sostenibili, in linea con le reali esigenze dei creatori e con l’evoluzione dello stesso settore culturale.
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