Aon, ein weltweit führendes Unternehmen für professionelle Dienstleistungen, spezialisiert auf Risiko-, Versicherungs-, Rückversicherungs-, Personal- und Beratungslösungen, hat sein Engagement für Innovation und Effizienz unter Beweis gestellt, indem es digitale Lösungen in seine Abläufe integriert hat.
In einem zunehmend digitalisierten Arbeitsumfeld und mit der wachsenden Verbreitung von Homeoffice hat Aon in Namirial einen strategischen Partner gefunden, um seine Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung, die Verwaltung seiner elektronischen Zertifikate sowie seine Dokumentenprozesse für die elektronische Signatur zu optimieren.
Diese Zusammenarbeit hat es Aon ermöglicht, seine Marktführerschaft zu behaupten und dabei sowohl die Sicherheit als auch die Agilität seiner zentralen elektronischen Transaktionen zu verbessern – zum Nutzen sowohl der Mitarbeitenden als auch der Kunden.
In dieser Erfolgsgeschichte erfahren Sie die wichtigsten Punkte, wie dies gelungen ist.
3
integrierte digitale Schlüssellösungen
1
einzige Plattform für alle Benachrichtigungen
eIDAS
garantierte europäische Regelkonformität
Die Herausforderung
Aon stand vor der Herausforderung, Produktivität und Sicherheit in seinen Dokumentenprozessen und elektronischen Transaktionen aufrechtzuerhalten, in einem Umfeld, in dem Homeoffice zur neuen Normalität geworden war. Die Notwendigkeit, mit zahlreichen Stellen der öffentlichen Verwaltung zu kommunizieren, Verträge und Vereinbarungen zu unterzeichnen und elektronische Zertifikate von verschiedenen Geräten aus effizient und sicher zu verwalten – von überall aus, ohne die Möglichkeit persönlicher Treffen oder Reisen – stellte eine bedeutende Herausforderung für das Unternehmen dar.
Zudem benötigten sie eine Lösung, die nicht nur einfach zu implementieren war, sondern auch den geltenden rechtlichen Vorschriften entsprach.
„Die Herausforderung, Produktivität und Dokumentensicherheit in einem Homeoffice-Umfeld aufrechtzuerhalten, erforderte von Aon Lösungen, die sowohl effizient als auch rechtlich einwandfrei waren.“
— Juan José Salvadores, Leiter der Rechtsabteilung von Aon in Iberien und im Nahen Osten
Die Lösung
Um diese Herausforderungen zu meistern, vertraute Aon auf Namirial und führte 3 zentrale Produkte ein:
- Den elektronischen Benachrichtigungsmanager der öffentlichen Verwaltung: Dieses Tool ermöglicht es Aon, die Verwaltung aller Postfächer der öffentlichen Verwaltung an einem einzigen, mit einem Klick zugänglichen Ort zu zentralisieren und zu automatisieren. Darüber hinaus können Mitarbeitende Benachrichtigungen direkt über die Plattform herunterladen und beantworten, ohne sie verlassen zu müssen. Als Mehrwert hat Aon automatische Weiterleitungsprozesse eingerichtet, sodass jede Abteilung die relevanten Benachrichtigungen entsprechend der ausstellenden Behörde, dem geografischen Standort und anderen Variablen erhält.
- Den elektronischen Zertifikatsmanager: Die Plattform zur Ausstellung und Zentralisierung digitaler Zertifikate ermöglicht die sichere Durchführung elektronischer Aufgaben bei voller Kontrolle darüber, wie Mitarbeitende die Zertifikate nutzen. Das Tool führt ein vollständiges Prüfprotokoll, das die Überwachung der Zertifikatsnutzung ermöglicht. In Kombination mit dem Zeitstempelsystem erfährt das Unternehmen so, wann und wo Nutzer zugreifen und welche Vorgänge sie durchführen.
- Die elektronische Signatur: Ihre Einführung hat es Aon ermöglicht, alle Arten von Dokumenten und Verträgen effizient zu verwalten. Mitarbeitende können Dokumente versenden, damit die Empfänger sie digital unterzeichnen und validieren können. Das Tool sammelt Nachweise über Versand und Empfang und gewährleistet so höchste Sicherheit bei unterzeichneten Dokumenten – mit einer Gültigkeit, die sogar die einer handschriftlichen Unterschrift übertrifft.
„Mit der Einführung des Benachrichtigungsmanagers, cloudbasierter elektronischer Zertifikate und der elektronischen Signatur gelingt es Aon, seine Dokumentenprozesse und den Austausch mit der öffentlichen Verwaltung zu automatisieren und zu digitalisieren und dabei die Integrität und Sicherheit jeder elektronischen Transaktion zu gewährleisten.“
— Juan José Salvadores, Leiter der Rechtsabteilung von Aon in Iberien und im Nahen Osten
Ergebnisse
Die Integration dieser 3 Lösungen hatte erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz und Sicherheit von Aon:
- Prozesse, die zuvor Tage oder Wochen in Anspruch nahmen, werden nun innerhalb weniger Stunden abgeschlossen, wodurch Aon schneller auf die Bedürfnisse seiner Kunden reagieren kann.
- Das Risiko von Fehlern sowie der Papierverbrauch wurden drastisch reduziert, im Einklang mit den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens.
- Verbesserte betriebliche Effizienz: Letztlich hat Aon die Geschäftskontinuität in einem Homeoffice-Umfeld sichergestellt und gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Kunden verbessert.
Der multinationale Konzern konnte bei der Digitalisierung seiner internen Prozesse auf die Unterstützung von Namirial zählen. Als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter erfüllt Namirial die höchsten Sicherheitsstandards der europäischen eIDAS-Verordnung 910/2014.
„Die Integration mehrerer Lösungen unter einem einzigen Anbieter hat es Aon ermöglicht, seine Abläufe zu optimieren, Zeit und Kosten zu senken und die Reaktionsfähigkeit auf die Bedürfnisse unserer Kunden zu verbessern.“
— Juan José Salvadores, Leiter der Rechtsabteilung von Aon in Iberien und im Nahen Osten
Digitalisierung als Schlüssel für Effizienz und Resilienz bei Aon
Die Zusammenarbeit zwischen Aon und Namirial ist ein anschauliches Beispiel dafür, wie Digitalisierung Geschäftsprozesse transformieren und optimieren kann. Durch die Einführung von Lösungen wie dem Benachrichtigungsmanager der öffentlichen Verwaltung, dem elektronischen Zertifikatsmanager und der elektronischen Signatur hat Aon nicht nur die Herausforderungen des Homeoffice gemeistert, sondern auch die Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit seiner Abläufe erheblich verbessert.
Diese Erfolgsgeschichte zeigt, dass Unternehmen sich mit den richtigen Werkzeugen schnell an neue Arbeitsumgebungen anpassen und weiterhin einen hervorragenden Service für ihre Kunden bieten können.
Haftungsausschluss: diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich von Signaturit Group erstellt und veröffentlicht. Nach der Integration von Signaturit in die Namirial-Gruppe wird sie nun zu Archivierungs- und Informationszwecken auf der Namirial-Website gehostet. Die Ergebnisse, Zahlen, Markenangaben und Produktverweise spiegeln die Kundenerfahrung zum Zeitpunkt der ursprünglichen Veröffentlichung wider und stellen möglicherweise nicht mehr die aktuellen Angebote oder Ergebnisse dar.