Document Management System

Pentru a organiza, clasifica și căuta documentele companiei într-un mod rapid, intuitiv și eficient, personalizând gestionarea în funcție de nevoile specifice ale fiecărei organizații

Document Management System

Creați, organizați și căutați ușor

DMS de la Namirial Archive este un sistem multi-business: instrumentele avansate ale aplicației permit definirea tipurilor de documente care trebuie gestionate pentru fiecare companie.

Căutare simplă și puternică a documentelor

Funcția MegaSearch permite căutarea tuturor documentelor într-o singură interfață și în diferite moduri:

  • utilizând metadate
  • utilizând metadate în mod cross-tipologie
  • în mod full-text

De asemenea, este posibilă setarea preferințelor de vizualizare, alegând ce metadate să fie afișate în MegaSearch, utilizarea vizualizatorului de documente integrat și descărcarea documentelor.

DMS de la Namirial Archive permite, de asemenea, vizualizarea proprietăților documentului (de exemplu: metadate, notă, registru).

Structura folderelor

DMS de la Namirial Archive permite utilizatorilor să creeze, copieze și să șteargă foldere. Fiecare utilizator poate, de asemenea, să introducă un document într-un folder și să mute documentele între foldere.

Modulul permite administratorilor să gestioneze modalitățile de acces la documente, datorită posibilității de a atribui permisiuni de vizualizare diferite în funcție de utilizator.

De asemenea, este posibil să se definească scripturi pentru crearea folderelor.

Funcționalități de arhivare

DMS de la Namirial Archive permite încărcarea de documente noi prin FrontEnd, modificarea, redenumirea sau ștergerea documentelor existente sau modificarea metadatelor.

De asemenea, este posibil să se îmbine un PDF la sfârșitul unui document, să se mute un document într-un alt tip de document, să se adauge o notă sau un atașament la document și să se trimită unul sau mai multe documente în fișiere ZIP.

Modulul permite, de asemenea:

  • semnarea digitală a documentului
  • descărcarea unui raport Excel cu numărul de documente arhivate
  • efectuarea trimiterii în masă a documentelor prin API, SFTP sau integrare personalizată
  • trimiterea unei notificări prin e-mail prin SMTP-ul clientului (ex.: e-mail de domeniu al companiei)
  • efectuarea arhivării prin pluginul Namirial

Toate avantajele suitei noastre

Flexibilitate

Organizarea și catalogarea eficientă a oricărui tip de document (facturi, documente de expediție, comenzi, jurnale, e-mailuri, faxuri, scrisori, oferte).

Viteză

Căutare simplificată și consultare rapidă a documentelor de afaceri arhivate, ușor accesibile din aplicația web.

Economii

Optimizarea proceselor de afaceri: reducerea timpului de gestionare și eliminarea costurilor de tipărire, stocare fizică și expediere.

Securitate

Arhivarea și conservarea documentelor de afaceri într-o arhivă digitală ușor accesibilă și calificată AgID și ACN și în perimetrul certificărilor Namirial ISO 9001 și 2700.

Personalizare

Simplificarea proceselor de afaceri complexe prin implementarea de spații personale și fluxuri informaționale raționalizate, adaptabile la nevoile specifice.

Sustenabilitate

Adoptarea unui sistem digital de management al documentelor are ca rezultat scăderea impactului asupra mediului și a utilizării hârtiei.