Introduzione 

Il Polo di conservazione regionale Marche DigiP offre una soluzione tecnologica, organizzativa, giuridica e archivistica nella gestione e conservazione degli archivi digitali della Regione Marche e delle altre amministrazioni pubbliche e degli enti locali convenzionati. Al 31 marzo 2025 gli enti aderenti erano oltre 250. 

Sfide e motivi per una buona gestione del servizio di conservazione a norma 

Nel percorso di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, la conservazione digitale a norma assume un ruolo strategico per le Regioni e gli altri enti pubblici, chiamati a custodire nel tempo una mole crescente di documenti digitali con pieno valore legale, amministrativo e probatorio. 

La normativa italiana ed europea impone requisiti stringenti in materia di conservazione dei documenti informatici, con l’obiettivo di assicurare autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel lungo periodo.

Per una Regione, dotarsi di un sistema di conservazione a norma non è solo un obbligo normativo, ma anche un’opportunità per semplificare i processi interni, ridurre i costi di gestione, favorire l’interoperabilità tra enti e migliorare l’accesso ai servizi da parte di cittadini e imprese. 

Perché Regione Marche aveva bisogno di un servizio di Conservazione a Norma

Le Regioni, come tutte le Pubbliche Amministrazioni, sono tenute per legge a conservare digitalmente i documenti informatici prodotti o ricevuti, in conformità al CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), alle Linee guida AgID e al Regolamento eIDAS. La conservazione a norma garantisce che i documenti mantengano valore legale nel tempo.

Dal 1° gennaio 2012, tutti gli enti pubblici sono tenuti per legge a conservare i documenti in conformità alle normative vigenti. La Regione Marche, grazie a un finanziamento europeo destinato alla creazione e gestione di un polo di conservazione documentale per sé e per gli enti regionali (comuni, province, ASL e altri), ha indetto un bando di gara, aggiudicato da Namirial nel 2012. 
Regione Marche gestisce una grande quantità di documenti: delibere, determine, atti amministrativi, contratti, comunicazioni, dati sanitari, ambientali, ecc.

Un sistema di conservazione a norma consente di: 

• Organizzare e classificare correttamente i documenti. 
• Assicurare integrità, autenticità e reperibilità nel lungo periodo. 
• Prevenire la perdita o l’alterazione dei dati. 

La digitalizzazione dei documenti e la loro conservazione a norma riducono i costi di archiviazione fisica, i tempi di ricerca e accesso ai documenti e il rischio di duplicazioni e gestione inefficiente. 
Vengono inoltre garantiti sia la continuità dei servizi anche in caso di emergenza, sia la protezione dei dati da accessi non autorizzati grazie a sistemi di sicurezza certificati. 

Perché Namirial

Il servizio di Conservazione Namirial è uno dei sistemi di Conservazione digitale a norma più utilizzati e diffusi in Italia ed ha attualmente in conservazione più di 4,5 miliardi di documenti, di diversa tipologia, con flussi giornalieri di versamento di più di un milione di documenti.

In attesa dell’avvio operativo del nuovo polo, la Regione aveva temporaneamente affidato la conservazione dei propri documenti al ParER (Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna). Nel frattempo, ogni ente pubblico regionale aveva avuto la possibilità di scegliere autonomamente il proprio conservatore, spesso diverso ente per ente.

La nascita del polo regionale ha rappresentato un passo importante verso l’uniformazione delle procedure di conservazione, centralizzando il servizio presso un unico conservatore. Questo ha consentito di implementare un processo personalizzato per la Regione e i suoi enti, con l’obiettivo di ottimizzare e semplificare le attività di conservazione documentale.

L’attività manuale è stata automatizzata attraverso lo sviluppo di un nuovo modulo software che, comunicando con il sistema di conservazione cliente, applica le singole modifiche richieste.

La Gestione Applicativa intesa come l’insieme delle attività volte a supervisionare il corretto funzionamento dell’applicazione DiGiP è demandata a una struttura tecnica specializzata coordinata da Namirial (cha ha sviluppato in collaborazione con Regione Marche l’applicazione).

Le strutture di Data Center effettuano il monitoraggio dei sistemi attraverso agent installati sugli apparati, che verificano il corretto funzionamento delle componenti hardware/software e la raggiungibilità dei sistemi.