Document Management System

Per organizzare, classificare e ricercare i documenti aziendali in modo rapido, intuitivo ed efficace, personalizzando la gestione in base alle esigenze specifiche di ogni organizzazione

Document Management System

Crea, organizza e ricerca facilmente

Il DMS di Namirial Archive è un sistema multi-business: gli strumenti avanzati dell’applicazione consentono di definire le tipologie di documenti da gestire per ciascuna azienda.

Ricerca dei documenti semplice e potente

La funzione MegaSearch consente di cercare tutti i documenti in un’unica interfaccia e in diverse modalità:

  • utilizzando i metadati
  • utilizzando i metadati in modalità cross-tipologia
  • con la modalità full-text

Inoltre è possibile impostare le preferenze di visualizzazione, scegliendo quali metadati è possibile visualizzare in Megasearch, sfruttare il visualizzatore incorporato per i documenti ed effettuare il download dei documenti.

DMS di Namirial Archive consente anche la visualizzazione delle proprietà del documento (ad esempio: metadati, nota, registro).

Alberatura delle cartelle

DMS di Namirial Archive consente agli utenti di creare, copiare ed eliminare le cartelle. Ogni utente può inoltre inserire un documento in una cartella e spostare i documenti da una cartella all’altra.

Il modulo consente agli amministratori di gestire le modalità di fruizione dei documenti, grazie alla possibilità di assegnare autorizzazioni di visualizzazione differenti in base all’utente.

Inoltre è possibile definire gli script per la creazione delle cartelle.

Funzionalità di archiviazione

DMS di Namirial Archive consente di caricare nuovi documenti in FrontEnd, modificare, rinominare o eliminare i documenti già presenti o modificare i metadati.

Inoltre è possibile unire un pdf alla fine del documento, spostare un documento in un altro tipo di documento, aggiungere al documento una nota o un allegato, inviare uno o più documenti ai file zip.

Il modulo consente, inoltre, di:

  • firmare digitalmente il documento
  • scaricare il report excel con il numero dei documenti archiviati
  • eseguire l’invio in blocco di documenti con API, con SFTP o con integrazione personalizzata
  • inviare una notifica via e-mail tramite SMTP del cliente (es: e-mail del dominio aziendale del cliente)
  • effettuare l’archiviazione tramite il plugin Namirial

Tutti i vantaggi della nostra soluzione

Flessibilità

Organizzazione e catalogazione efficace di qualsiasi tipologia di documento (fatture, documenti di trasporto, ordini, registri, e-mail, fax, lettere, offerte).

Velocità

Ricerca semplificata e consultazione rapida dei documenti aziendali archiviati, accessibili facilmente da web application.

Risparmio

Ottimizzazione dei processi aziendali: riduzione dei tempi di gestione ed eliminazione dei costi per stampa, archiviazione fisica e spedizione.

Sicurezza

Archiviazione e conservazione dei documenti aziendali in un archivio digitale facilmente accessibile e qualificato AgID e ACN e nel perimetro delle certificazioni Namirial ISO 9001 e 2700.

Personalizzazione

Semplificazione dei processi aziendali complessi attraverso l’implementazione di spazi personali e flussi di informazioni semplificati, adattabili alle specifiche esigenze.

Sostenibilità

L’adozione di un sistema di gestione documentale digitale si traduce in una diminuzione dell’impatto ambientale e dell’uso di carta.